關于新時期加強人事檔案管理信息化建設的若干思考

文·張曉卉

隨著我國社會經濟、文化事業的不斷發展和壯大，以及現今互聯網信息技術應用的廣泛普及，網絡信息技術管理慢慢深入到各個管理階層。對人事檔案進行信息化管理已經是人事檔案管理發展的必然趨勢。人事檔案管理信息化的目標是將現代先進的軟件工程技術和傳統檔案管理相結合，通過現代化信息平臺實現干部檔案管理的精準化、信息化、智能化。加強新時期人事檔案管理信息化建設是推進人事檔案現代化管理的必經之路。

一、新時期我國人事檔案信息化管理存在的主要問題

信息時代下的檔案管理工作在主要內容及諸多方面都有了新的變化，也具有了新特點。在信息時代背景下，針對人事檔案管理來說，不僅要對相關的法律進行遵循，同時也要對相關的政策以及法規進行遵循，并且這些政策在一定程度上都是由檔案管理部門進行統一制定的。在新時期人事檔案管理信息化建設中，還存在著以下一些不容忽視的問題。

第一，檔案信息沒有完全發揮作用。干部檔案為干部人事工作和經濟建設服務，多數是被動提供信息，查閱的大部分內容是自然情況、簡歷、職稱、工資等，利用檔案發現人才、推薦人才，為人事決策提供依據作用發揮得不好；受傳統觀念影響，提供利用檔案主要方式是坐等上門服務，缺乏主動參與意識。

第二，利用計算機管理檔案工作開展得不平衡。我們當前雖然已經建立了干部人事檔案信息管理系統，檔案信息也逐步輸入系統，但在應用計算機對干部年齡結構、知識結構、專業結構等情況統計分析，以及進行人才需求情況預測等方面做得很不夠，為新時期經濟建設、干部人事工作和人事決策工作服務的效果不佳。

第三，管理維護水平較低。有的干部信息因更新不及時而不全面，需要與檔案進行核對后才能提供。有的干部信息需要鑒別才能確認，如干部學歷信息需要組織、人事、教育等部門認真核實，一旦工作不細就形成了錯誤信息。多數單位對干部信息應用較少，只能做一些簡單查詢、報表之類的工作，而與新時期干部的綜合評價、干部任免等工作聯系不緊密，其主要原因是信息系統不夠完善，信息功能不夠強大。

第四，管理方式落后。人事檔案發展至今，很多單位的人事檔案管理工作仍沿用傳統的管理方式，完全依靠人力勞動，效率低下且管理混亂。在中組部規范人事檔案改版標準之后，人事檔案管理方式逐漸向現代化轉變，以電子表格為主的人事檔案管理方式成為主流。但對于政府機關和集團型單位而言，人數多、組織結構復雜成為管理者面臨的一個棘手難題。在新時期人事檔案管理也變得更加繁雜，傳統管理方式弊端日益凸顯。

第五，系統搭建不完整，數據庫建設有欠缺。當前國內大部分企業和事業單位硬件和網絡的信息化建設基本完善，制約人事檔案管理信息化建設的問題主要集中在人事檔案管理系統搭建不完整，數據庫建設缺乏整體性等。

第六，軟件搭建與硬件建設差距較大。文書檔案管理使用的是單機版檔案軟件，而人事檔案管理還停留在Excel表格層面，沒有獨立的人事檔案管理系統。從軟件的現狀可以分析出，單機版文書檔案軟件已不適用于新時期的人事檔案信息化管理，無法滿足更多新的管理需求。

二、加強新時期人事檔案管理信息化建設的基本路徑

隨著市場經濟的快速發展，在新時期的經濟發展過程中，人力資源成為單位發展的核心競爭力，越來越多的單位對人事檔案管理工作的重視程度都在逐漸提高。因此，更需要我們創新工作思路，不斷提高人事檔案管理工作的質量，管理好、利用好人事檔案，為促進人才資源開發和促進和諧社會建設的全面發展更好地服務。以上所述當前人事檔案管理工作所存在一些具有普遍性問題，制約了學校及知識服務型的人事檔案管理工作的發展。以上對新時期人事檔案管理工作存在的問題進行系統梳理和深入理性分析，為以下制定解決這些普遍性問題基本原則和基本路徑奠定了扎實的基礎。

第一，認真貫徹新時期人事檔案信息化建設的新要求。近期，中共中央辦公廳印發《干部人事檔案工作條例》，與1991年頒布的《干部檔案工作條例》比較，新《條例》明確增加了檔案信息化建設和信息資源開發要求。《干部人事檔案工作條例》所體現的基本要求和重要任務是：（1）加快推進“互聯網+政務服務”的要求，以服務用人單位和流動人員為中心，以推動檔案管理服務與信息技術、互聯網技術深度融合為目標。（2）按照“數據向上集中、服務向下延伸、信息全國共享”的原則，構建省級集中、全國聯通的檔案管理服務信息化格局，實現檔案管理服務信息化、標準化、便民化。

第二，強化技術支持，完善網絡基礎設施，規范安全管理。充分依托現有網絡資源，為線上檔案管理服務提供支撐和保障。各級人力資源社會保障部門要嚴格按照國家信息安全等級保護制度要求，加強檔案信息化安全建設。落實信息安全等級保護制度，嚴格做好業務專網和互聯網的安全隔離，做好省級檔案管理服務信息系統的應用級容災和數據備份。建立系統安全測試、備案制度，未通過安全測試、未實行備案的檔案管理服務信息系統，一律不準與全國檔案基礎信息資源庫銜接。

第三，堅持分類指導，安全有序。結合各地檔案工作實際和信息化建設水平，指導制定科學合理的信息化建設工作方案，分類指導，有重點、分步驟逐步推進。注重信息安全和個人隱私保護，采取切實有效的安全防護措施，增強系統支撐能力，保證系統安全平穩運行。開發出新時期統一便捷的檔案管理服務信息系統，建設互聯互通的全國檔案管理服務運行平臺，建立規范完整的全國檔案基礎信息資源庫，推動檔案數字化進程，滿足檔案管理服務在信息管理、公共服務、宏觀決策等方面的要求，加快推進“互聯網+公共服務”。

第四，堅持統籌規劃，統一標準。這是新時期檔案信息化建設應遵循的基本原則。檔案信息化建設是人力資源社會保障信息化建設的組成部分，全國統一規劃，統籌推進。按照人力資源社會保障信息系統技術標準體系和相關工作要求，建設統一的檔案信息系統，確保信息系統的規范性、開放性、互融性。堅持業務協同，信息共享。以制定部級統一規范、推進省級集中建設、實現全國聯網共享為重點，減少信息孤島，實現跨地區、跨層級業務協同以及數據交換。

三、解決新時期人事檔案管理中存在問題的具體對策

以上在對目前人事檔案管理工作存在問題進行系統梳理和深入理性分析基礎上，找到了解決這些普遍性問題的基本原則和基本路徑，為做好當前人事檔案管理工作提供了檔案管理工作方法論層面的依據。 根據以上所述解決這些普遍性問題的基本原則和基本途徑為指導性原則，我們制定了以下解決當前人事檔案管理工作難點熱點問題的具體對策。這些具體對策作為新常態下完善人事檔案管理工作的有效舉措，希望為完善當前人事檔案資源信息化的管理制度規范，積極推進新時期人事檔案管理信息化建設發揮一定作用。

第一，重視人事檔案管理工作，建立健全人事檔案管理制度。各單位領導應高度重視人事檔案管理工作，把它放在本單位干部隊伍建設的高度來對待，并將其納入到議事日程。建立人事檔案管理工作領導小組，定期對人事檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決；建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案管理工作實行定性定量考核，分級分類指導，等級升降動態管理，進一步推進新時期人事檔案管理工作的有序開展。

第二，加大人事檔案管理的信息化建設力度，全面提升人事檔案管理人員的專業素養。加大資金投入，建立并完善人事檔案信息數據庫，利用人事檔案信息資源完成各種人事相關工作，并能夠更好地進行日常管理。要不斷摸索人事檔案應用軟件與實際工作的結合點，利用計算機應用技術研發更完善的數據庫，建立更加可行的檔案信息系統，強化數據的再分類、再提取、再分析、再加工，提高人事檔案數據的實用性，使其更快捷、更方便、更安全可靠，提高工作效率與人事檔案內容的質量。

第三，加大人事檔案管理工作的投入保障力度。在人事檔案管理工作中，人才、資金、技術、培訓等多方面的投入必不可少。為適應新時期人事檔案管理工作的發展要求，人事檔案管理部門要不同程度地引進相關專業人才，對已有的人事檔案管理人員進行全面培訓，學習人事檔案管理工作的專業知識，積累管理經驗，提升管理水平。