公立醫院招標檔案管理新模式應用研究
——以泰安市中心醫院項目管理系統為例

文·劉朝陽

近年來，隨著醫療衛生行業發展，公立醫院體量加大，招標項目不斷增加。招標作為公立醫院內部控制的重要對象，其檔案的規范性及調閱的便捷性被越發重視。傳統檔案管理方式已無法滿足公立醫院日益增長的物資招標和經營管理工作需求，招標檔案的管理成為招標工作的難點。隨著信息技術的迅猛發展，檔案管理信息化成為趨勢。

泰安市中心醫院分析傳統招標檔案管理中存在的問題，優化招標檔案管理，上線醫院項目管理系統，利用信息化手段對招標項目進行全生命周期管理，提高了檔案管理工作效率，增加了檔案存放的安全性、檔案查閱的智能性，加強了相關人員對招標項目及其檔案的管理。系統上線以來，在實際工作中收到了顯著成效。

一、醫院傳統招標檔案管理簡介

泰安市中心醫院是一所集醫療、教學、科研、康復、預防、保健于一體的三級甲等綜合醫院，曾被中華醫院管理學會譽為“泰安模式”向全國推薦，提出“南學清遠（廣東省清遠市人民醫院）、北學泰安（泰安市中心醫院）”，先后有8000余家醫療衛生單位來院考察學習。

院招標辦負責招標組織及招標檔案管理。項目管理系統上線前，招標流程中各環節的檔案分散存放，招標結束后集中統一管理檔案。項目立項審批通過后，招標辦根據招標參數制作招標公告及招標文件掛網公示。公示中，招標辦用電子表格登記報名情況，如投標商公司全稱、聯系人姓名電話、繳費情況、投標文件遞交情況等。公示截止，招標辦匯總待開標項目并匯報領導確定開標日期。招標辦通知投標商開標時間地點，組織招標會。項目結果被確定后，招標辦于招標現場制作評標報告，并由參加人員簽署。招標辦根據中標結果與中標商簽訂合同。各環節中以下項目文件材料需存入檔案：項目申請及審批、招標公告、招標文件、掛網公示截圖、投標商簽到表、評標報告、中標通知書、合同、各投標商投標文件。招標辦于簽訂合同后將檔案進行整理。傳統的檔案管理工作模式耗費了招標辦工作人員大量時間及精力。

二、醫院項目管理系統相關功能

（一）招標項目全生命周期管理

醫院項目管理系統為OA（辦公自動化）系統中集成的一個模塊，其核心功能為招標項目全生命周期管理。新項目通過審批后轉到招標辦進入招標流程，招標辦工作人員從該系統中點擊“項目立項”按鈕，“項目立項”中相關欄目，如項目名稱、申請科室、項目預算、項目參數等，直接由系統自動從OA立項審批表單中抓取，無需手動填寫。工作人員只需按項目狀態填寫或上傳相關內容。項目狀態中包含“待公示”“公示中”“待開標”“待簽訂合同”“待入檔”等狀態，由工作人員手動選擇。進入每一個狀態時，工作人員填寫或上傳該步驟相關內容?！按尽睍r，工作人員填寫項目編號、上傳制作好的電子版招標公告及招標文件。“公示中”時，工作人員上傳掛網公示截圖，并根據投標商報名情況填寫投標商公司全稱、聯系人姓名、聯系方式、繳費情況、遞交投標文件情況。“待開標”時，工作人員將處于此狀態的項目進行匯總，生成電子表格進行匯報，并制作評標統計表、投標商簽到表等。“待簽訂合同”時，工作人員根據招標結果填寫各家公司首輪報價、最終報價、供貨期、質保期等信息，選擇中標公司，并將評標報告、投標商簽到表、中標通知書等掃描或拍照進行上傳，與中標商對接簽訂合同。“待入檔”時，工作人員將簽署完畢的合同掃描或拍照上傳，并將該項目存檔。

（二）招標檔案自動生成

招標檔案自動生成作為項目管理系統另一重要功能，可以將各環節上傳的附件，如招標公告、招標文件、掛網公示截圖、投標商簽到表、評標報告、中標通知書、合同等Word文檔、PDF文件或圖片一鍵打印；可根據項目名稱及編號、申請科室等信息生成檔案封面；可自動打印與該項目對應的項目立項審批流程。招標辦工作人員將這些內容裝訂，并與各投標商投標文件正本放在一起，形成該項目最終檔案，并按要求轉交醫院檔案科存放。

（三）招標檔案查閱及權限劃分

工作人員需要查閱某個項目檔案時，直接進入管理系統，用搜索功能找到該項目進行查閱。搜索支持按項目名稱、項目編號、申請科室、投標商等關鍵字進行搜索。招標辦工作人員可查閱和編輯自己立項的項目。招標辦主任可查閱所有項目信息、進度等情況，可進行管理，但無法進行編輯。分管招標辦的院領導可查閱所有項目，為決策提供準確、實時的數據支持，但無法進行編輯。

（四）統計功能

工作人員可按時間區間選取每月、每季度、每半年或每年的項目進行匯總，統計項目數量等信息，系統可自動抓取每個條目中中標商的最終報價等信息匯總成總成交金額，也可抓取首輪報價與最終報價生成節約率，作為招標辦工作總結的重要數據。

三、醫院項目管理系統的優勢及不足

醫院招標項目管理系統優化了招標辦工作人員的工作習慣，將檔案整理分散到每一步工作中，提升了效率，減少了復雜的找尋資料時間。招標項目的全生命周期管理，取代了過去招標辦工作人員用Excel記錄招標每一步驟相關信息的手段，增加了安全性和一致性。招標辦工作人員通過系統還可隨時隨地用企業微信或釘釘查閱相關內容，方便快捷。項目管理系統的使用加強了分管院領導及招標辦主任對相關工作人員的管理，解決了過去相關工作人員不匯報，相關領導就無法知曉項目進度及項目信息的問題。管理系統的統計功能可對招標項目進行統計，通過數據對比與分析，為醫院領導和管理部門提供精準、實時的數據決策支持。紙質招標檔案的局限性太大，不僅查閱困難，還容易破損或丟失。將相關資料上傳到該系統中，即使紙質版資料丟失，也可從該系統中再次打印，增加了檔案的安全性。這些都是招標項目管理系統對比傳統紙質合同檔案管理的優勢。

醫院招標項目管理系統也有些許不足。一是系統無法自動抓取網上公示截圖；二是系統未能實現自動給投標商發送通知短信的功能。下一步，泰安市中心醫院將加強招標檔案管理業務流程分析，及時反饋用戶需求，與系統研發技術人員一起針對系統的不足之處，完善系統功能設計，實現數據獲取與應用無縫銜接，保障系統安全性、實用性，進一步提高檔案信息化水平和用戶滿意度。