新形勢下司法機要文書檔案的管理工作探討

陳阿南

摘?要：司法機要文書檔案指的是司法機關內部各類重要、涉密或不宜公開的檔案。文書檔案特指以書面紙質材料的形式、通過規定的流程而保存下來的文件資料。司法機要文書檔案記錄了司法機關所從事的各類活動以及相關重要事宜。機要文書檔案管理工作是司法機關檔案工作最為重要的部分，其記錄了司法機關歷史信息和相關重要人員信息。隨著互聯網和信息技術的發展，新形勢下機要文書檔案管理工作迎來了前所未有的挑戰。

關鍵詞：新形勢?司法機要文書檔案?管理工作

中圖分類號：G271;D926.1?文獻標識碼：A?文章編號：1003-9082（2020）10-00-01

前言

檔案是以文字、圖表、聲音、影像等各種方式保存下來的各種歷史資料。檔案的載體是多種多樣，文書檔案則是其中最常見、最重要的一種形式。與科學技術檔案相對，文書檔案指的是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，使用文書的方式記錄下來的紙質資料。包括命令、指示、決定、通知、簡報、會議記錄、計劃和總結等。機要文書檔案管理工作是一項基礎性工作，其開展得是否合理有效，會對相關部門的工作產生直接影響。本文主要從司法機要文書檔案管理工作的特點，當前司法機要文書檔案的管理工作面臨的問題以及改進措施三個方面展開，具體如下：

一、司法機要文書檔案管理工作的特點

司法機要文書檔案的重要程度非常高，它和司法工作的順利開展、重要人員的人身安全甚至國家利益息息相關。司法機要文書檔案管理工作主要有以下三個特點。

1.在檔案載體上，機要文書檔案以紙質材料居多，只有較少部分的檔案存在電子文檔，而且主要以光盤的形式的存在，為了防止機要文書檔案被竊取復制傳播，其只能在內部計算機和內網之間使用。所以機要文書檔案無法實現紙質文檔和電子文檔同時存在。

2.在檔案保管方式上，機要文書檔案的存放點必須符合國家的相關保密規定。在普通的安全技術要求基礎上，機要文書檔案的存放庫房必須配備全套的安全措施，包括防盜門窗、保密、報警器等，其有嚴格的安全管理制度，每一項工作都需要專人負責。

3.在檔案的利用方式上，對司法機要文書檔案的查閱和使用有著非常嚴格的保密制度和審批流程。其查閱和使用人員必須具備相應的資格，報文書檔案管理部門批準。要嚴格審查制度，防止機要檔案外泄，對司法機關工作造成的不良影響。

二、當前司法機要文書檔案的管理工作面臨的問題

1.新形勢下，信息技術和互聯網的普及對機要文書的管理帶來了新挑戰

隨著信息技術的飛速發展，機要文書檔案的數字化管理被提出來，也在進行著嘗試。在提高管理工作效率的同時，也為保密工作帶來的巨大困難。保密形式越來越嚴峻，保密工作的對象、領域在不斷變化，存在的泄密渠道日益增多。隨著我國的經濟政治實力不斷增強，各種勢力對國家機關的竊密活動日漸增多，其手段越來越高，對其進行防范的難度越來越大。在辦公手段越來越便捷的今天，對涉密計算機和涉密存儲介質的誤操作也是出現失泄密的重要原因。要提高司法機要文書檔案的管理工作的水平，必須在技術層面解決問題。

2.檔案管理人員的素質不高，管理意識不強，造成資料搜集不齊全，利用率不高

在實際工作中，許多機要文書檔案管理人員沒有經過專業的管理知識學習和先進的管理工作的培訓，對于基本的機要文書檔案管理知識十分匱乏。同時其管理理念也相對守舊落后，沒有意識到管理工作的重要性，對于提高管理水平也就無從談起。司法機關各業務部門之間信息不暢通，在檔案的管理上十分分散，對于機要文書檔案的分類界限模糊不清，而相關領導的不重視，對于管理人員的要求不嚴，也造成機要文化檔案的資料殘缺、分類混亂、管理不科學，對機要文書檔案的保密工作帶來了重重困難。

三、司法機要文書檔案的管理工作的改進措施

1.加強制度層面的建設，在執行上督促貫徹落實

在頂層設計上下功夫，結合新形勢下的管理工作的特點，建立完善可行的機要文書檔案管理工作制度，在檔案的分類整理、日常保存、查閱使用上詳細流程操作。提高司法機要文書檔案管理工作的程序化、規范化。特別注意保密制度的完善，要提高機要文書檔案管理工作的標準和規范，將其進一步科學化和現代化。提高人員的思想意識，將管理工作與業務工作放在同等重要的位置上，設立獎懲機制，對工作中出現重大失誤的管理人員依法處理。

2.加強管理人員隊伍建設，提高管理業務水平

新形勢下，機要文書檔案的管理工作變得越來越復雜，機要文書檔案的數量劇增、保密工作的難度日益增加、管理手段也在實現創新。這就對了司法機要文書檔案管理人員的綜合素質提出了更高的要求。無論是從科學技術和業務素質層面，還是思想意識和管理能力層面，甚至是在先進設備的操作方面，都提出了更高的要求。要從根本上扭轉其落后的思想觀念，培養其符合新形勢要求的管理能力。所以，司法機關領導層應該注意培養一批符合新形勢要求的高素質機要文書檔案管理人員。可以通過對管理人員的培訓來加強管理理論知識的提升，改變管理理念，提高對管理工作的重視。可以對管理人員在技術層面進行提高，加強經驗交流。管理設備在更新換代后，管理人員的能力也必須要相應地提高，在保證工作效率的同時加強保密工作。最后要增加對管理人員的福利待遇和關心關愛，用物質和精神激勵，來提高管理人員的工作積極性。

結語

司法機要文書檔案的管理工作關乎著我國司法工作的正常開展。司法工作關乎著保障社會公平，是打擊違法犯罪的重要手段。機要文書檔案的管理要適應新形勢，更新管理觀念，提高管理人員的業務素質，從多方面來提升管理水平。

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