淺析檔案管理工作的重要性

黃葆秋 鄒曦

摘 要：檔案已經(jīng)成為現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展史上最為重要的文獻(xiàn)參考資料之一，是國家機(jī)構(gòu)社會(huì)團(tuán)體組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種歷史文獻(xiàn)資料。檔案有力的推動(dòng)了我們中華民族文明前進(jìn)步伐的同時(shí)，在人類發(fā)展史中也發(fā)揮了極其重要的作用。

關(guān)鍵詞：檔案;文獻(xiàn);資料;作用

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.066

檔案是有意識(shí)地收集起來的記錄，儲(chǔ)存著記憶，承載著文明，再現(xiàn)著歷史，閃耀著智慧，昭示著未來，蘊(yùn)藏著無限的價(jià)值。縱觀歷史、橫看世界，檔案的重要性都是不容置疑的。

1 檔案是過去工作備查的依據(jù)

檔案是過去工作和歷史的記錄，是第一手的參考材料，為企業(yè)工作提供最為有效的考察依據(jù)。首先，它是在施工生產(chǎn)中直接形成的，客觀地記錄了真實(shí)情況，是最可靠的憑證，具有法律的效應(yīng)。其次，它保留著真切的歷史痕跡，如有些是當(dāng)事人的親筆手稿;有的留有領(lǐng)導(dǎo)人或有關(guān)人員的親筆簽署或批示;許多文件蓋有制發(fā)機(jī)關(guān)或個(gè)人的印信;有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的，這也是檔案具有憑據(jù)作用的證明。還有一些文件材料，如合同、契約等制發(fā)的目的就是備忘，其憑證作用就更加強(qiáng)烈、更加明顯，給公司處理糾紛的過程中提供了許多原始的憑證。因此，企業(yè)和單位就必須從基礎(chǔ)做好檔案管理工作，并進(jìn)行妥當(dāng)?shù)谋９堋?/p>

2 檔案是是宣傳教育的生動(dòng)素材

近年來，我國檔案事業(yè)步入了新的歷史發(fā)展時(shí)期，各級(jí)檔案部門解放思想，改革創(chuàng)新，逐步把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到檔案的利用服務(wù)上來，通過《中華人民共和國檔案法》頒布實(shí)施，我國檔案工作重新走上了依法管理的軌道，檔案事業(yè)的宏觀管理得到全面加強(qiáng);各級(jí)各類檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用工作扎實(shí)推進(jìn)，為公司申報(bào)的多項(xiàng)證件、獎(jiǎng)項(xiàng)、追交尾款等提供了最原始、真實(shí)的資料，所以檔案管理工作為企業(yè)或單位取得市場競爭，全面發(fā)展有著重要的意義。

3 檔案工作意義重大

3.1 檔案是歷史的真實(shí)記錄，這是它的價(jià)值所在

它是客觀形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件。現(xiàn)代國外學(xué)者，特別是歷史學(xué)家對于檔案史料的重視和迫切要求，充分證明了檔案史料的重要使用價(jià)值。歷史研究是通過對特定的時(shí)間、地點(diǎn)、發(fā)生的歷史事件進(jìn)行分析和綜合，以揭示和總結(jié)歷史發(fā)展的客觀規(guī)律，推動(dòng)社會(huì)發(fā)展，可以提供歷史研究作為證據(jù)的主要是檔案史料。史書和地方志是一個(gè)政黨、一個(gè)國家進(jìn)行政治斗爭不可缺少的材料，編史修志是我們科學(xué)文化事業(yè)的重要組成部分。而編史修志最可靠的材料也是檔案。所以說檔案是進(jìn)行歷史研究和編史修志的第一手史料。西漢司馬遷的《史記》和東漢班固的《漢書》這兩部我國古代的名著，編修時(shí)都大量地利用了檔案史料。

檔案又是國家進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)、國防建設(shè)、外交、文化教育等的重要憑證。我國各級(jí)檔案部門以及民間數(shù)量巨大的檔案是我們民族的財(cái)富，檔案記載了許許多多的歷史事件和社會(huì)現(xiàn)象，內(nèi)容十分豐富。解放以來這些檔案為我國與友好的鄰國劃分邊界提供了大量可靠的依據(jù)。一些帝國主義分子和霸權(quán)主義者歪曲歷史，制造謊言妄圖侵占我領(lǐng)土和海島，但謊言代替不了事實(shí)，我們保存的大量有關(guān)檔案和圖籍是揭露這些謊言和捍衛(wèi)我國領(lǐng)土的極好材料。我國進(jìn)行大規(guī)模經(jīng)濟(jì)建設(shè)中，如治理黃河、長江、海河等河流歷史上最大的洪水流量和最小的枯水量，成為設(shè)計(jì)三門峽水庫、長江三峽水利樞紐工程的重要依據(jù)。在發(fā)展農(nóng)業(yè)中也大量利用檔案中晴陰錄等材料，從而掌握了近百年來氣候變化規(guī)律和水旱災(zāi)害情況，為制定我國農(nóng)業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供了有益的資料。我國是世界上四大文明古國之一，文化古跡遍及全國，成為中外游客觀光游覽的勝地，而這些古跡每屆修繕和陳列展覽，也都要利用大量歷史檔案。

3.2 檔案是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，同時(shí)又是新的社會(huì)實(shí)踐最可靠的憑證和依據(jù)

在兩個(gè)文明建設(shè)中檔案發(fā)生的效用與日俱增。正確地繼承前人的經(jīng)驗(yàn)，有批判有分析地運(yùn)用檔案材料，是實(shí)事求是地進(jìn)行工作，克服教條主義主觀主義和防止思想僵化的較好途徑。檔案是在生產(chǎn)實(shí)踐和社會(huì)實(shí)踐中產(chǎn)生的，它客觀地、真實(shí)地記載者各階段的活動(dòng)，銘刻著歷史上的千秋功過，保留著真切的歷史標(biāo)記。

在蓬勃發(fā)展的現(xiàn)代化建設(shè)中，廣泛地利用檔案已成為黨的工作和社會(huì)各方面的迫切需要。社會(huì)實(shí)踐產(chǎn)生了檔案，并賦予檔案豐富的內(nèi)容，這就決定了檔案是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、交流技術(shù)、落實(shí)政策、配合并服務(wù)于黨的各項(xiàng)工作的重要條件。

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部利用檔案可以增加知識(shí)，對于順利完成各項(xiàng)任務(wù)也是大有裨益的。歷史明君賢相以及有遠(yuǎn)見有作為的政治家、革命家，他們從切身體驗(yàn)中賦予檔案以“文化財(cái)富”、“知識(shí)寶藏”、“歷史舟車”等崇高美好的名稱。最近黨中央、國務(wù)院對全國檔案工作會(huì)議的報(bào)告作了重要指示：檔案是歷史的記錄，是黨和國家的寶貴財(cái)富。

正反兩方面的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，足以說明檔案對我們的革命和建設(shè)事業(yè)是何等重要，其價(jià)值也絕非金錢可以評價(jià)。繼承歷史遺產(chǎn)，并不是照搬照抄前人的一切。古人說：“迷往事，思來者”、“往知來”，要以歷史作為一面鏡子對照我們今天工作。借鑒歷史經(jīng)驗(yàn)，展望美好未來，優(yōu)秀的遺產(chǎn)能激勵(lì)我們自強(qiáng)不息地前進(jìn)，失敗的教訓(xùn)也是教育我們后代的寶貴資源。

4 檔案工作者的職責(zé)

4.1 要做到收、藏有標(biāo)準(zhǔn)

檔案工作有其自身的基本要求，必須嚴(yán)格遵循。當(dāng)前各單位正在開展《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》編制工作，國家檔案局10號(hào)令就是綱，大家要任認(rèn)真消化，結(jié)合本單位實(shí)際擬定規(guī)范，切實(shí)做到應(yīng)歸盡歸、應(yīng)管盡管。在庫房管理、檔案安全、異質(zhì)異地備份等方面都有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，這些要求和重要性大家都明白，必須嚴(yán)格執(zhí)行。“風(fēng)起青萍之末，禍發(fā)所忽之中”，檔案安全高于天，隱患就是事故，細(xì)節(jié)決定成敗，絕不能疏忽大意。

4.2 要做到管、用有創(chuàng)新

要善于應(yīng)用信息化的手段和大數(shù)據(jù)的工具，讓“組織記憶”始終處于激活的狀態(tài)，讓組織始終保持“清醒”和“聰明”，無論誰需要什么，只要是“發(fā)生過”的事情，組織都能立馬“想起來”并給出答案。我們正在開展的數(shù)字檔案館建設(shè)，其實(shí)就是一場管檔用檔的革命，我們要主動(dòng)融入變革，加強(qiáng)對信息技術(shù)的學(xué)習(xí)應(yīng)用，創(chuàng)新方式方法，提升能力素質(zhì)，順應(yīng)時(shí)代潮流。

4.3 要加強(qiáng)檔案編研工作

檔案編研是檔案價(jià)值利用的重要手段，這方面一直是我們的弱項(xiàng)，尤其是二三層次的編研。好在近兩年，各單位檔案編研課題申報(bào)十分踴躍，在集團(tuán)公司編研課題評審中獲獎(jiǎng)數(shù)量和獲獎(jiǎng)等級(jí)都有所提升，得到了集團(tuán)公司辦公廳的充分肯定，編研工作已經(jīng)邁出了堅(jiān)實(shí)的一步。“量”的問題已呈現(xiàn)繁榮之勢，接下來我們要主攻“質(zhì)”的問題，努力發(fā)掘檔案中蘊(yùn)藏的寶貴價(jià)值，把“故事”的來龍去脈講清楚，避免生搬硬套“鑿枘不投”，不必做“謄寫工”“疊床加屋”。

總而言之，檔案工作是維護(hù)歷史真實(shí)面貌，功在當(dāng)代、利在千秋的重要事業(yè)。檔案是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、交流技術(shù)、落實(shí)政策、配合并服務(wù)于黨的各項(xiàng)工作的重要條件。通過檔案，我們可以探尋歷史發(fā)展的軌跡和規(guī)律，了解中華民族創(chuàng)造的輝煌業(yè)績，繼承傳統(tǒng)文化的精華，學(xué)習(xí)歷史上志士仁人的高尚情操，從中感受中華民族歷盡劫難而生生不息、不斷展的強(qiáng)大力量。

作者簡介

黃葆秋（1989-），男，漢族，湖北黃石人，碩士研究生。

通訊作者

鄒曦（1989-），女，漢族，湖北黃石人，碩士研究生。