試論學校財務檔案的管理辦法及改進措施

黃兆屏

摘 要：隨著我國教育體制改革的進一步深入和科技信息化的不斷進步，學校在財務檔案的收集、利用、管理等多個方面的工作上也面臨著新的問題和挑戰。本文就學校財務檔案管理辦法的相關內容進行分析，并提出相應的改進措施，以期能夠更好地推動學校財務檔案工作現代化、信息化的發展進程。

關鍵詞：學校;財務檔案;管理辦法;改進措施

隨著我國教育體制改革的進一步深入和社會科技信息化的不斷進步，學校在財務檔案的收集、利用、管理等多個方面的工作上也面臨著新的問題和挑戰。如何在新時期背景下做好學校的財務檔案管理工作，推動學校財務檔案工作更好更快的發展，成為各個學校管理工作中需要認真探討和解決的問題。

1 學校財務檔案的管理辦法概述

1）學校財務檔案管理的特點。學校的財務檔案管理辦法除了普通財務檔案管理所具有的共同特點，還有其因自身特殊性所決定的特點。（1）學校財務檔案周期劃分的特殊性。學校的財務檔案大多是來自教學、管理、科研和建設等辦學活動，其活動的周期一般是根據教學年度來進行的，即從當年的下半年到次年的上半年為一個教學年度。因此，其記錄的財務檔案的時間周期劃分也大多是以教學年度為建檔的標準。（2）學校財務檔案來源的分散性。學校財務工作的內容主要分為以下幾個方面，即政府的財政撥款;日常管理工作的開支;教學秩序維護工作的開支和各項減免、補助方面的開支。因此，其財務檔案的來源也同時具備了分散性的特點。（3）學校財務檔案管理方法的現代化。目前，我國許多學校在管理財務檔案時逐漸借用現代化的手段和設備來取代傳統的人工作業，在處理、儲存、調用上，也基本實現了計算機數字處理。

這些都提高了財務檔案在利用和管理工作上效率，使得信息在傳遞、處理和查閱時速度加快、準確率提高，有效地避免了檔案資料在查閱、審核過程中出現的丟失、涂改或損壞等現象。

2）學校財務檔案管理辦法中存在的問題。（1）財務檔案的管理制度不完善。目前，我國大多數學校在實際的財務檔案管理過程中，缺乏相應的管理制度，尤其是對會計電算化的管理，沒有形成系統的、全面的檔案管理體系。在工作中，許多會計數據文件分落在不同環節負責人手中，沒有得到及時的歸檔，造成了財務檔案的不完整。（2）財務檔案的管理程序不規范。由于許多學校財務檔案的管理工作多是由會計人員兼任，造成了財務檔案在整理歸檔不能夠及時、有效的處理，其對程序的管理和規范也相對混亂。財務文件移交時手續不全、財務檔案的整理不規范、保管不完善等現象時有發生，在一定程度上阻礙了財務檔案工作的順利開展。（3）對檔案管理重要性的認識不足。財務檔案管理作為學校檔案管理中的重要部分，對學校的財務會計工作和辦學發展有著極其重要的作用。然而，在我國當前的許多學校中，對財務檔案重要性的認識不足，往往在繁忙的工作中忽視了對財務檔案的歸檔和管理，造成財務檔案歸檔的缺失，給財務審計工作帶來很大的不便和影響。（4）檔案管理人員的素質偏低。財務檔案的歸檔管理不同于一般的檔案管理，它的專業性非常強，國家對其歸檔的規范和標準都有著明確、詳細的規定。因此，它的工作人員必須要有一定的專業素質。然而，有些學校在選聘檔案管理人員門檻低，在職的工作人員也大多因為各種原因忽視了對財務檔案管理的具體要求和方法的再學習，造成財務檔案管理的人員隊伍素質普遍偏低，給財務檔案的審閱和調用工作帶來了極大的不便和困難。

2 學校財務檔案管理的改進措施

1）建立健全財務檔案的管理制度體系。（1）制定出的規章制度應該體現出科學性與合理性，必須符合財務檔案管理工作的實際和學校的特點，從而適應本學校對檔案管理工作的要求。（2）管理制度必須簡明，而且要有實用性。財務檔案的管理制度要具備可操作性，建立制度的標準應該是可操作性強、簡單易行和方便實用，以便使財務檔案的管理制度的規范和指導作用發揮得更好。（3）要注意制度應該具有雙向約束功能，一方面對領導的行為進行約束，因為領導的形象和行為對制度的執行狀況有著直接的影響;另一方面，對員工的工作進行約束，因為員工是管理制度的主要執行者和約束對象。（4）規章制度要有嚴肅性，賞功罰過，維護制度的權威。（5）嚴格將各項制度落到實處，做到從收集、整理、立卷歸檔到保管統計，從檔案利用到鑒定銷毀，檔案獎懲處罰等每個環節都有章可循，有據可依。使檔案資料的收集、整理、歸檔、檔案安全存放、科學利用、嚴守機密等都具有制度的保障，檔案管理工作更加規范化、制度化和標準化。

2）大力推進財務檔案管理的電子化、信息化和現代化。信息化已經成了現代社會的一大趨勢，學校的財務檔案管理辦法和手段也應該順應這一趨勢，盡快將高科技術成果和先進的管理手段運用到檔案管理辦法中來，提高財務檔案管理工作的水平和工作效率，盡快實現信息化。電子檔案是一種具有保存價值的、能夠由計算機系統處理并存儲的材料。在電子檔案形成之后，應該進行整理。傳統的檔案整理工作是對紙本的卷宗進行的整理，而電子檔案的整理對象是以各種類型介質存在的文件。所以，進行電子檔案的整理也就是對所接收到的電子文件做出分類、編出目錄并制出備份文件，為以后的查找提供方便。在進行電子檔案的整理時，也應該遵循檔案管理工作的規定，并結合電子檔案本身的特點與本單位的真實情況制定出一套合理的電子檔案管理制度。保證能從制度方面使電子檔案的管理工作更加規范。具體的制度應該落實到電子檔案的制作、歸檔、使用和鑒定等各項工作環節。在制定相應制度的同時，還要指定每一個工作環節的責任人，實行責任人制。每一個工作環節的流程應該以本單位的實際工作狀況為基礎，進行動態管理。

3）提高管理人員的業務素質。學校應該注意提高財務檔案管理人員的專業水平，通過職業培訓，提高其檔案工作的效率和管理質量。同時，引進一批有著專業技術水平的財務檔案管理人才，建設一個工作能力較強的財務檔案管理工作者隊伍。另外，還要推行聘任合同制，從而使現有的員工公平競爭，擇優選用，增強財務檔案管理工作的活力，相關的領導要做好財務檔案管理的教育和宣傳工作，提高員工對財務檔案管理工作的認識。

4）加大資金的投入，完善庫房建設。學校要加大經費的投入，改進財務檔案保管保護條件。按照檔案管理的相關要求，一方面要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜，庫房面積每千卷需20至25平方米，在庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備，庫房設施要做到“十防”，即防盜、防塵、防火、防潮、防蟲、防鼠、防光、防高溫、防震、防有害氣體。另一方面要做到“三室分開”，即庫房、閱檔室、辦公室三室分開。同時，檔案室應該配備計算機、復印機、照相機、掃描儀、刻錄機等設施，確保檔案保管保護設備符合省定標準，為檔案管理工作的現代化奠定了堅實的基礎。

3 結語

總之，財務檔案管理是學校財務工作和日常管理中的一項重要環節，對學校的辦學建設、教學評估和構建發展都有著十分重要的意義和作用。因此，在新時期的時代背景下，只有完善財務檔案管理、改進管理辦法，才能更好地促進和推動學校財務檔案工作現代化、信息化的發展進程。

參考文獻

[1]王坤峰.高校會計檔案管理創新機制探究[J].市場論壇，2008，（8）.

[2]李克勤.淺談高校財會檔案管理[J].江蘇商業管理干部學院，2010，（4）.

[3]段凌.芻議高校會計檔案管理的創新策略[J].長三角，2009，（9）.

[4]田莉.高校財會檔案管理的幾點思考[J].山西煤炭管理干部學院學報，2009，（2）.