禮貌原則在撰寫商務英語信函中的重要性

陳琳娜 王運華（福州工商學院）

近年來，中國經(jīng)濟逐漸融入世界經(jīng)濟體系中，與各國間的商貿(mào)關(guān)系日益密切。在商務溝通中，其中英語信函起到了重要作用。商務英語信函是書面交流溝通的主要手段，是以英語為語言媒介，以商貿(mào)活動為內(nèi)容，以信函為信息交流的載體，以促進商貿(mào)發(fā)展為最終目標。若想撰寫一封高質(zhì)量的商務英語信函， 首先要考慮禮貌，因為這關(guān)系到信函能否達到撰寫意圖，實現(xiàn)交際功能。

一、禮貌原則及在商務英語信函中的重要性

英國語言學家Leech在Principles of Pragmatics提出了著名的禮貌原則，他認為人們在言語交際中都有意識或無意識遵從一定的語言原則，即講話人與聽話人之間應盡量凸顯禮貌和盡量減少粗魯?shù)谋磉_方式。Leech將禮貌原則劃分為六個準則，具體如下：得體準則(Tact Maxim)最小化自己利益，最大化他人利益；慷慨準則(Generosity Maxim) 最小化他人損失，最大化自己損失；贊賞準則(Approbation Maxim) 最小化貶損他人，最大化贊賞他人；謙遜準則(Modesty Maxim) 最小化夸贊自己，最大化貶低自己；贊同準則(Agreement Maxim) 最小化反對他人，最大化贊許他人；同情準則(Sympathy Maxim) 最小化厭惡他人，最大化同情他人。

這六條準則是希望講話人和聽話人在溝通交流時，最好說一些得體、贊賞、謙虛和贊同的話，從而保證雙方友好順暢地溝通交流。

隨著中國對外開放的不斷深入，與國際上的合作日益增多，信函已成為商務貿(mào)易交流中不可缺少的重要手段。中國一直被視為禮儀之邦，所以在商務信函撰寫中盡量融入禮貌這一元素。在國際商貿(mào)活動中，只有在信函中多運用禮貌策略， 一封無論形式還是內(nèi)容都滲透著禮貌的商務信函，不僅能促進貿(mào)易雙方的好感和信任感，還能在商務貿(mào)易溝通中達到撰寫意圖和預期效果，從而提高國際商務合作成功的概率，實現(xiàn)雙贏效果。同時，還可以塑造良好的個人和公司形象，爭取獲得更多客戶，維護老客戶，從而實現(xiàn)更多的經(jīng)濟利益。因此，禮貌原則在信函中的重要作用不言而喻。

二、Leech禮貌原則在商務英語信函中的運用

商務英語信函質(zhì)量的高低，在某種程度上會影響到國際貿(mào)易雙方能否順利合作，從而實現(xiàn)預期的經(jīng)濟利益。因此，一封成功且有效的商務英語信函要求撰寫人不僅要具有較高的英語水平，熟練掌握固有的信函套話和格式，還需注意信函撰寫中的禮貌原則，因此，本文嘗試將Leech的禮貌原則應用于商務英語信函的撰寫中，具體如下：

（一）得體準則(Tact Maxim)

得體準則指的是盡量少讓對方吃虧，多讓對方受益，減少表達有損對方的觀點。此準則多用于承諾和指令中，希望對方利益損失最少，獲得利益最多，需要秉持尊重和關(guān)心對方的態(tài)度。

在撰寫商務英語信函時，一般來說，經(jīng)常采用的是對方態(tài)度（You-attitude），這種態(tài)度充分考慮到了對方的想法和利益，極大體現(xiàn)了對收信人的關(guān)注和尊重。例如：You are welcome to open your VIP checking account． 在句首使用you，便會讓收信人感受到被尊重之感。然而，當一封商務信函主要傳達的信息是負面且消極時，如撰寫投訴信時，則應盡量避免使用第二人稱you，因為這樣非常直接強烈，讓對方心里不太舒服，心生罅隙和不滿，進而讓信函撰寫達不到預期效果，甚至經(jīng)濟會受到損失，嚴重的還會阻礙雙方今后的商務合作。

（二）寬容準則(Generosity Maxim)

寬容準則指的是盡量讓自己少獲益多吃虧，減少表達利己觀點。在商務活動中，不可避免地會出現(xiàn)一些差錯，從而造成不同程度的損失。在這種情況下，遇到撰寫回復投訴或索賠信函時，應肩負起自己該負的責任，態(tài)度應誠懇寬容且心平氣和，多使用一些積極諸如brilliant， excellent和united等的詞匯；少用一些消極諸如unfortunately， depressed和sorrowful的詞匯。此時信函撰寫人最好站在對方立場考慮問題和事情，試對比下列兩個句子：

①Please give us a discount in 4% and 6%。

②I would like you can give us a discount in 4% and 6%．

兩個句子表達的意思雖相同，但很明顯例②會更好一些，也更容易實現(xiàn)信函撰寫的意圖和目的。

（三）稱贊準則(Approbation Maxim)

稱贊準則指盡量減少表達貶損，而是多贊譽對方。在信函撰寫中多稱贊對方，會讓對方產(chǎn)生優(yōu)越感和自豪感。若能巧妙運用這一準則，通常能讓商務貿(mào)易活動得以順利發(fā)展并促進雙方今后的合作交流，可以達到事半功倍之效果。因此，在撰寫信函時，應多采用一些積極贊美之詞和稱贊肯定語句，會給收信人營造一種贊美和被尊重的氛圍，從而贏得對方的信任和好感，如：

①You cannot buy wooden chairs at the same price as last year．

②As we understand that you think you could have gained essentially the same quality wooden chairs as you purchased at same price as last year．

這兩句表達意思雖相同，但例①太過直接強硬，而例②采用了虛擬語氣，運用了稱贊準則，從而婉拒了對方的降價訴求。

（四）謙遜準則(Modesty Maxim)

謙遜準則指的是盡量少稱贊和多貶損自己。放低姿態(tài)，讓對方體會到被尊重之感。無論貿(mào)易雙方誰的實力強，若想雙方保持持久發(fā)展和長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，都應該平等相待，以謙卑之態(tài)對待合作客戶。將自己的身份地位降低，態(tài)度溫和彬彬有禮，從而給客戶留下良好的印象。在撰寫商務信函時，這一準則主要體現(xiàn)在盡量多采用條件句和虛擬句，因為可以平緩語氣，凸顯對別人的尊重。放低姿態(tài)秉持謙虛的態(tài)度去處理事情，更容易贏得對方的尊重和理解。

（五）一致準則(Agreement Maxim)

一致準則指的是盡量減少雙方的分歧和不一致，增加雙方的一致性。在商務貿(mào)易中，應盡量縮小或模糊與合作伙伴的沖突及矛盾，尋找更多共同點和一致性，但當出現(xiàn)分歧時，需要婉轉(zhuǎn)表達出來。因此，在撰寫信函時，應使用緩和模糊的詞語，多采用被動語態(tài)含蓄地表達分歧和不一致。例如采用I am afraid， I think等引導性詞組，或用as you properly know等模糊短語，均可減少矛盾和不一致。

（六）同情準則(Sympathy Maxim)

同情準則指的是盡量減少和對方在情感上的對立，增加同情感。這一準則要求盡量站在對方的角度考慮問題，多為對方考慮。降低減少對他人的厭惡之情，應特別注意語氣。當撰寫信函時，若提出某些建議或批評指責對方時， 最好采用一些表示理解同情對方的表達方式，這不僅可以減輕指責的語氣，從而使語言強制力變?nèi)酰€能讓收信人不至于太過厭煩，能接受訴求。在撰寫時，不應將自己的不滿、憤怒反映在信函里，而應充分給予同情，凸顯人情味及禮貌。在信函撰寫時，多用 We are sorry that．．．或者 It is a pity ．．．等句式以示同情并理解對方的處境，這更能從情感上拉近雙方距離，從而建立良好的長期貿(mào)易合作關(guān)系。

綜上所述，商務英文信函在外貿(mào)活動中起著較為重要的作用，是貿(mào)易雙方為增進彼此之間的了解、進行溝通交流的主要且有效的手段之一。信函內(nèi)容自然至關(guān)重要，但禮貌的表達方式同樣不可忽視。本文嘗試將Leech的禮貌原則應用于商務英語信函的撰寫中，從而不僅能讓對方覺得撰寫人熱情正直，具有良好的職業(yè)修養(yǎng)，也可以體現(xiàn)出撰寫人的公司的良好形象。因此，撰寫一封正式禮貌且高水平的商務信函就顯得十分必要，能更好地推動商務貿(mào)易活動的合作交流。