高等學(xué)校檔案分級管理

朱向陽

【摘要】高校檔案工作是該高等院校重要且基礎(chǔ)性的工作，同時也是該校進(jìn)行人事管理一個重要的方面。自教育部第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》頒布以來，高等學(xué)校的檔案工作獲得了迅速的發(fā)展。但在高速發(fā)展的同時，也存在著檔案管庫建設(shè)和設(shè)備購置資金不足，而且部分保存檔案價值不高的問題，而實(shí)施分級管理是解決相關(guān)文體有效的途徑。本文就分析了高等學(xué)校檔案分級管理的必要性，在此基礎(chǔ)上，探討檔案分級管理的原則和措施，僅供參考。

【關(guān)鍵詞】高等學(xué)校 檔案分級管理 管理策略

前言：高等學(xué)校是進(jìn)行文化傳承與創(chuàng)新的基地，其檔案資源十分豐富，特別是教育部第二十七號令明確了學(xué)生的檔案也被列入高校檔案管理工作范疇，這就使得高校的額檔案管理工作面更廣，量更大，要求也更具體，更復(fù)雜。要想更好地完成檔案管理工作，促進(jìn)好等學(xué)校自身的發(fā)展，就必須采用分級管理的策略，明確管理責(zé)任，優(yōu)化檔案管理工作的體制機(jī)制，提高檔案管理工作的效益。

一、高等學(xué)校檔案分級管理的必要性分析

所謂的檔案分級管理，就是根據(jù)檔案的內(nèi)容和價值，將其分為不同的等級，然后分別進(jìn)行管理。通過實(shí)行檔案分級管理，能使高等學(xué)校檔案管理工作的重點(diǎn)更加明確，從而將有限的資金和人力投放到最有價值的檔案的開發(fā)和管理工作當(dāng)中。在我國，高等學(xué)校開設(shè)的時間大都較長，是進(jìn)行文化傳承與創(chuàng)新的基地，保存著大量珍貴的檔案文獻(xiàn)。但根據(jù)相關(guān)部門統(tǒng)計的數(shù)據(jù)顯示，目前我國很多高校收藏的檔案文獻(xiàn)，其中大約有三分之一屬于重復(fù)或交叉的文件。這些重復(fù)或交叉的文件，不僅大量擠占了高等學(xué)校寶貴的存儲空間，還是得這些高校浪費(fèi)了大量的人力物力和財力對其進(jìn)行管理。加之教育部第27號令將學(xué)生檔案也列入高校檔案管理工作當(dāng)中，而高校自上世紀(jì)末開始擴(kuò)招以來，學(xué)生數(shù)量激增，使得高校的檔案數(shù)量越來越多，而且隨著高校自身的擴(kuò)招，投入到檔案管庫建設(shè)和設(shè)備采購的錢財卻相應(yīng)減少，因此。采用分級管理的檔案管理策略，用有限的資金和空間管理更有價值的檔案文獻(xiàn)，這樣不但能更好地利用檔案文獻(xiàn)服務(wù)學(xué)校，還能利用檔案文獻(xiàn)更好地服務(wù)社會。因此，高校實(shí)行檔案分級管理就變得十分必要。

二、高等學(xué)校檔案分級管理應(yīng)遵循的原則分析

（一）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)

高等學(xué)校實(shí)施檔案分級管理，首先必須遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則，即檔案分級管理工作必須在高校的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下有步驟的開展，同時還必須遵循國家頒布的檔案法規(guī)以及學(xué)校自身制定的有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度。

（二）紙質(zhì)與電子檔案同步歸檔

傳統(tǒng)的高校檔案都是紙質(zhì)檔案，近年來，隨著高校信息化的建設(shè)，檔案也逐漸向著電子檔案的方向發(fā)展，但紙質(zhì)檔案仍然占據(jù)著重要的地位，特別是一些珍貴的紙質(zhì)檔案，具有極大的歷史價值，是寶貴的文化遺產(chǎn)。因此，相關(guān)高校在開展檔案分級管理工作時，還必須保證紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔，以更完善地保管珍貴的檔案文獻(xiàn)。

（三）集中管理為主、分級管理為輔

高等學(xué)校的檔案很多都具有極高的研究價值，是極為珍貴的文化遺產(chǎn)，針對這些珍貴的文化遺產(chǎn)，必須移交檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行集中管理。在集中管理的過程中，根據(jù)不同檔案的不同內(nèi)容和價值，對其進(jìn)行分級，然后根據(jù)級別的不同采用不同的管理措施，以保證檔案的齊全、完整、安全和洲更于利用。

三、高等學(xué)校檔案分級管理應(yīng)采取的措施分析

（一）制定完善的檔案管理制度

各高等學(xué)校應(yīng)根據(jù)國家檔案局第8號令和教育部第27號令等相關(guān)的法規(guī)，制定出學(xué)校各類檔案管理細(xì)則，同時編制文件材料歸檔范圍及保管期限。只有制定了完善的檔案管理制度，各高校才能依據(jù)管理制度更好地開展檔案管理工作。

（二）做好檔案文獻(xiàn)的分類分級

高等學(xué)校的檔案文獻(xiàn)種類繁多，既包括各種綜合檔案，也包括干部人事檔案和學(xué)生人事檔案。面對這繁多的檔案文獻(xiàn)，高校必須做好檔案文獻(xiàn)的分類分級。首先，針對綜合檔案，應(yīng)根據(jù)教育部第27號令規(guī)定的11種類別進(jìn)行準(zhǔn)確劃分，對其實(shí)行集中管理;針對干部人事檔案，也要根據(jù)在職在崗、離退休及死亡人員進(jìn)行分類，其中在職在崗和離退休人員檔案應(yīng)按照相應(yīng)的工作流程實(shí)行分級管理;學(xué)生人事檔案則按照本科生和研究生進(jìn)行劃分，及時收集并整理新生檔案和畢業(yè)生檔案，然后及時移交給學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行存檔保管。

（三）加大資金和設(shè)備方面的投入

在學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，各立卷院系或?qū)W校職能部門應(yīng)組成相應(yīng)的“檔案工作小組”，按照學(xué)校制定的規(guī)章制度規(guī)定的工作職責(zé)開展檔案分級管理工作，做好“三納入和四同步”的工作，同時對辦單位的檔案管理工作做好檢查和考核，在人員、經(jīng)費(fèi)、場所以及設(shè)備方面加大投入，特別是信息化技術(shù)和設(shè)備，促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的信息化發(fā)展和建設(shè)，為更好地開展檔案分級管理工作創(chuàng)造良好的條件。

（四）對檔案管理人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)

在高校檔案管理工作中，要想更好地實(shí)行分級管理，提高管理工作的效益，還必須對檔案管理人員進(jìn)行必要的培習(xí)}}。因?yàn)闄n案管理人員的總額數(shù)值直接關(guān)系到高校檔案分級管理工作的效益。為此，各高校應(yīng)積極組織檔案管理工作人員，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理論和技術(shù)，特別是信息化管理技術(shù)。其次，還要對高校檔案管理工作人員進(jìn)行思想教育，使其明確檔案分級管理的重要性，能夠更認(rèn)真地對待檔案管理工作。通過教育培訓(xùn)，促使該校的檔案管理工作人員都能夠提高自身的綜合素質(zhì)，更好地開展檔案分級管理工作。最后，相關(guān)高校還要落實(shí)檔案管理工作人員的編制，制定完善的獎懲措施，以激勵廣大檔案管理工作人員工作的積極性，從而推動自身檔案管理工作的順利進(jìn)行。

四、結(jié)束語

綜上所述，對高校的檔案進(jìn)行分級管理，從理論和實(shí)踐方面都具有十分重要的意義，補(bǔ)技能提高我國高等學(xué)校檔案科學(xué)化管理的水平，還能在檔案的安全管理和有效利用方面起到重要的作用，使高校更好地進(jìn)行文化傳承與創(chuàng)新。因此，各高校必須重視高等學(xué)校的檔案分級管理，制定完善的檔案管理制度，做好檔案文獻(xiàn)的分類分級，加大資金和設(shè)備方面的投入，并對檔案管理人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，從而提高高等學(xué)校檔案分級管理工作的效益。

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