試論做好辦公室行政事務(wù)管理的有效路徑

陳木春

新時期行政事務(wù)管理的必要性、緊迫性和特殊性愈加突出，這就要求我們需要認真梳理辦公室行政事務(wù)管理工作的主要特征，突出其管理助手、決策助手、執(zhí)行助手的中心職能，針對權(quán)責關(guān)系、相關(guān)制度、人員素質(zhì)等方面面臨的問題，提出全面提升管理水平的有效路徑。全面提高管理能力，對于快速推進單位各項政策制度的執(zhí)行落實，協(xié)調(diào)、檢查督促各職能部門工作的落實、高質(zhì)量、高效率做好服務(wù)保障等方面工作，具有十分重要的意義和作用。

一、新時代辦公室行政事務(wù)管理的主要特征

1.服務(wù)性。新時代做好服務(wù)就是行政事務(wù)管理的最大的特色，主要反映在為單位領(lǐng)導分憂，為基層群眾服務(wù)，為單位各部門之間的溝通提供服務(wù)與協(xié)調(diào)、督促作用，以此創(chuàng)新行政事務(wù)管理的水準和效率，并促進機關(guān)單位工作的全面高效運行。

2.繁雜性。新時代辦公室行政事務(wù)管理工作所涉及的工作內(nèi)容繁雜、瑣碎、重復，無論大事小事，都需要辦公室人員認真思考每個工作環(huán)節(jié)的管理。面對工作種類繁雜，稍有不慎，就會阻礙單位整體工作正常的運行，產(chǎn)生一系列不良的問題和影響。

3.難度性。新時代的形勢發(fā)展要求管理工作具有一定的系統(tǒng)思維和開放理念，既要適應領(lǐng)導處理事務(wù)的作風，也要正確對待各種關(guān)系之間的聯(lián)系。同時，管理職能也發(fā)生了重大轉(zhuǎn)變，由過去的以管理為中心的政府轉(zhuǎn)變?yōu)橥怀龇?wù)、注重法治、辦事高效、處事廉潔的政府，從而使處理事務(wù)的方式也跟著轉(zhuǎn)變，這些都給行政事務(wù)管理帶來一定難度和壓力。

二、新時代辦公室行政事務(wù)管理的職能

1.管理助手職能。新時代辦公室行政事務(wù)管理工作是為整個單位發(fā)展建言獻策，是領(lǐng)導層的堅強、有力后盾和助手，其作用和功能對于領(lǐng)導層來說是不言而喻的。

2.決策助手職能。對相關(guān)單位而言，辦公室處理事務(wù)的能力往往對決策產(chǎn)生關(guān)鍵性的影響。辦公室的有關(guān)人員必須在單位領(lǐng)導層在做出決策之前，對有關(guān)事項、決策效果等情況進行前期全面而又詳細地調(diào)研，為領(lǐng)導層作出正確的決策發(fā)揮重要的作用。

3.執(zhí)行助手職能。單位領(lǐng)導層布置的工作任務(wù)、下達的指示精神，都是要通過辦公室行政事務(wù)管理工作人員進行傳達、貫徹、督促、落實。因此，辦公室做為核心處室，對于單位來講必須發(fā)揮不折不扣的助手職能。

三、新時代辦公室行政事務(wù)管理還有可提升空間

1.在行政管理責任體系方面。由于目前辦公室的相關(guān)行政事務(wù)管理還存在職責界限不清晰的現(xiàn)象，導致一些履行管理職能人員承擔了很多額外的事務(wù)。同時，還會造成工作混亂，責任不清的現(xiàn)象一旦出現(xiàn)，辦公室人員不會及時站出來承擔相應的責任，降低了處理事務(wù)的效率，面且也對其它部門的正常運行產(chǎn)生阻礙。如果問題嚴重，還可能導致單位的管理體系無法發(fā)揮相關(guān)功能，對本部門和社會生產(chǎn)極其重大影響，從而大大降低了部門的形象。

2.在行政管理制度方面。現(xiàn)階段，有些行政事業(yè)單位在制度建設(shè)方面還存在不完善的地方，導致相關(guān)的管理人員在處理相關(guān)事務(wù)時缺乏相應的依據(jù)，使其相關(guān)的事務(wù)難以順利進行，對機關(guān)單位整體事務(wù)的高效運行產(chǎn)生反作用力。

3.在行政人員能力素質(zhì)方面。人的因素是至關(guān)重要的，新時代對單位職員的素質(zhì)有了更加明確的規(guī)定，雖然現(xiàn)在要求職員的學歷都是本科以上，但是，綜合能力不足問題還是比較突出，主要表現(xiàn)在幾個方面，一是缺乏工作專業(yè)素質(zhì)。一些人員不夠?qū)I(yè)，其個人素質(zhì)與單位要求不一致。二是缺乏工作經(jīng)驗。一些辦公室行政事務(wù)管理工作人員大部分是新入職的人員，他們?nèi)鄙僖欢ǖ墓ぷ鹘?jīng)驗，能力也不足。三是缺乏工作責任心。一些有能力的行政事務(wù)管理工作人員沒有得到提拔或重視，出現(xiàn)了工作積極性不高的現(xiàn)象，工作馬虎責任心不強。

四、做好新時期辦公室行政事務(wù)管理的對策措施

1.完善行政事務(wù)管理工作責任體系。針對辦公室行政事務(wù)管理工作責任不明的現(xiàn)象，各單位必須要高度重視，明確工作責任范圍，并制定相應的制度，要轉(zhuǎn)變對辦公室行政事務(wù)管理工作的認識，不要隨意安排工作，做到一崗一職或一崗一事。這樣有益于工作職責的落實，更好全面展示行政事務(wù)人員個人素質(zhì)。正如大家耳熟能詳?shù)囊粋€故事：一個和尚有水喝，三個和尚沒水喝的道理一樣。關(guān)鍵不在于是否人多力量大，而是探索發(fā)揮人員相互補位優(yōu)勢，提升工作效能的權(quán)責體系。從而使辦公室行政事務(wù)管理工作有序開展，使機關(guān)單位整體管理工作水平更加的規(guī)范化、科學化、制度化，并且使機關(guān)單位整體工作高效運行。

2.完善行政事務(wù)管理工作制度。規(guī)范完整的系列工作規(guī)范制度能使單位各方面工作有序開展。一要完善單位的制度設(shè)計。要從體現(xiàn)制度的優(yōu)越性入手，產(chǎn)生對員工活力正向激勵，從而能夠全面促進創(chuàng)新，簡化做事程序，營建和諧的辦事環(huán)境，提高處理事務(wù)效率。要健全完善現(xiàn)有制度，補充增加績效考評等制度，清理不規(guī)范、不合理制度，要完善責任追究機制、監(jiān)督機制、獎懲機制。隨著責任的不斷明確，可以依據(jù)機制管人管事，更有力地推進工作。二要對單位的行政事務(wù)工作進行全面監(jiān)督。監(jiān)督可以使單位的各項工作能夠按照正常的要求展開，也能使單位的各種決策順利進行。這就需要從事辦公室行政事務(wù)管理的工作人員持續(xù)提高自己的執(zhí)行力，加強對各項工作推行情況和決策執(zhí)行情況進行全面有效地監(jiān)督，確保工作的順利進行。

3.提升行政事務(wù)管理人員的綜合能力。一是加強理論政策素養(yǎng)。辦公室行政事務(wù)工作人員要認真學習中央的新精神、新政策、新要求，以及省市（縣）、區(qū)的相關(guān)精神。二是加強業(yè)務(wù)知識學習。按照單位制定的“業(yè)務(wù)大學習、能力大提升”方案有計劃、有針對性地學習，接觸新知識、新理念，開展各種業(yè)務(wù)活動，要利用業(yè)余時間學習政治、經(jīng)濟、法律、心理學、管理類等方面知識，要熟悉業(yè)務(wù)辦理流程，統(tǒng)一業(yè)務(wù)辦理流程，明確工作職責，強化責任意識、擔當意識，不斷提高服務(wù)能力和管理水平，適應新時代下對工作崗位的新要求。樹立“終身學習”的理念，要形成善于學習、樂于學習、注重學習的氛圍，要把所學知識運用到工作實際中，有效提高工作能力和工作實效，真正做到學以致用、學以修身、學以資政、學以經(jīng)世，促進工作。把學習當作一種品質(zhì)、一種生活習慣，才能完善自己的思維，通過學習來實現(xiàn)工作的優(yōu)化，增長自己的工作才干，從而提高專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。三是增強服務(wù)單位的能力。辦公室作用極其重要，行政事務(wù)管理人員應該根據(jù)新時代的需要，為本單位的職能履行積極建言獻策，做好各方面工作。要適應形勢發(fā)展需要，把握大局，做好協(xié)調(diào)、提出創(chuàng)新建議，積極施展參謀和助手能力。要強化責任意識，擔當意識，主動意識，凡事提前謀劃，提前準備。四是強化服務(wù)保障能力。辦公室行政事務(wù)人員要正確樹立新時代以人民發(fā)展為中心的理念，培養(yǎng)敬業(yè)愛業(yè)、展示樂于奉獻的活力和求真務(wù)實、真抓實干的工作作風。要做好機關(guān)單位日常事務(wù)性工作，及時了解和解決單位人員的問題和困難，工作中必須做到熱情服務(wù)，耐心細致，進一步提高服務(wù)能力和保障能力。

4.建立辦公室管理信息化系統(tǒng)。隨著技術(shù)的進步信息技術(shù)使用的范圍越來越廣，為了提高管理精度和效率，在日常處理事務(wù)過程中要大量采用相關(guān)技術(shù)，對電子化平臺也提出了更高的要求，為機關(guān)工作及服務(wù)社會需要提供技術(shù)保障。因此，信息資源和技術(shù)對行政管理至關(guān)重要，利用各種管理系統(tǒng)可以大大提升辦事便利性，同時也可以有效降低成本。這就要求職員要積極提升與自身發(fā)展必要的技術(shù)能力，千方百計運用技術(shù)，并在實踐中創(chuàng)新管理模式，有效促進辦事效率的提升，充分彰顯信息技術(shù)在管理過程中的技術(shù)力量。行政事業(yè)單位要在經(jīng)費和改造提升技術(shù)上給予大力幫助，保證各項工作的有序進行。而且，管理部門在構(gòu)建管理系統(tǒng)進程中，要很好關(guān)注技術(shù)性，聘請專業(yè)的技術(shù)精英，實現(xiàn)信息化工作順利進行并加強安全管護，防止泄密，造成重大損失。此外，機關(guān)單位的領(lǐng)導也要為辦公室相關(guān)工作人員提供培訓與學習的機會，在管理的過程中做到以人為本，調(diào)動大家的工作積極性和集體榮譽感，從而促進單位的整體工作健康有序發(fā)展。

新時代辦公室行政事務(wù)管理工作對機關(guān)單位有效運作起到壓艙石作用，是單位整體工作高效、有序運行的必要條件，能促使單位激發(fā)更高效能、更井然秩序、更優(yōu)異作為。新時代下建構(gòu)全面提升辦公室行政事務(wù)管理工作的有效路徑，需要把握好職責的特征之要、職能之機、提升所在、對策所依。將特、職、升、策四位一體的系統(tǒng)化、制度化、硬核化，不斷創(chuàng)新管理事務(wù)方式方法，提高自身的綜合素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)和能力，從而使單位整體工作更加高效，為經(jīng)濟社會貢獻力量。

（作者單位：中共福建省南平市委黨校）