共享財務背景下內部控制體系優化分析

郭德璽

一、引言

在共享財務趨勢的背景下，內控體系的優化是財務工作的重中之重。內部控制必須建立在合理合規合法的基礎上，但是也不能夠有局限性。如果內部規章制度不健全，同一件事辦理的方法不同，結果就可能出現差異。因此，本文在分析共享財務內部控制系統存在的一些問題后，提出了一些相應的措施。

二、共享財務概述

（一）共享財務的特點

共享財務是未來發展的必然趨勢，它是一種將各個業務單元集中處理，統一進行規范操作的模式，能有效節省人力、物力，避免造成不必要的資源浪費。

傳統會計已不能適應企業當前的經營、發展情況。對于管理會計而言，完善制度、加強內部控制是其發展走向。技術信息的快速發展使金融信息的共享變得越來越重要。

（二）共享財務的含義

共享財務是對分散在各個業務單位、便于標準化的財務業務進行再造和規范，然后集中在共享服務中心的一種業務管理程序。一個健全的共享財務體系對集團的財務管理有極其重大的意義，可以為企業集團提供專業的咨詢服務、優秀的管理軟件和強大的技術支持，幫助企業集團實現業務標準化、流程再造以及共享服務中心的信息化建設，使企業集團能夠快速、順利地建立共享財務中心管理系統，進而發揮業務部門和共享服務中心的專業優勢，加強管理實踐，促進流程標準化，提高運營效率，控制運營風險。

三、內部控制概述

（一）何為內部控制

2010年，財政部《企業內部控制基本規范》第一章第三條指出，內部控制是由董事會組成的實現控制目標的過程。即企業（單位）領導為了實現經營目標，對資產完整性進行規范、評價和控制的一種措施。

（二）內部控制體系的含義

內部控制體系是指某個企業或單位管理層為了保證信息資源的安全、完整以及會計信息的準確，對經濟的協調，對經濟活動的管控，用不同的分工管理相互約束、牽制，用緊密的關系組成一個具有規范性、嚴密性的完整體系。

（三）內部控制的內容

內部控制主要體現在相互制約、職責分工明確、檢查制度和監督機制健全等方面。使用相關的管理手段對各個階層、部門、業務進行有效的檢查監管及控制，確保企業內部工作穩定、高效的運作。

四、共享財務背景下內部控制體系存在的問題

（一）業務條理不明晰

共享財務的策劃計算流程容易使業務的進展過程出現條理和流程上的偏差，會使財務信息系統產生業務運轉遲滯、系統運營效率低下等問題；票據報銷的業務設置會出現票據的積壓，不能及時處理、處理時間過長的問題造成滯留問題。這些問題會對企業造成直接或間接的負面影響，逐漸導致企業出現虧損。

（二）購銷制度不嚴謹

在購銷制度方面，相信每一家企業對中、基層人員的資金用途都給予了一定的“寬松”空間，以滿足業務購銷需求，確保業務順利開展。這種情況一旦失控，會增加潛在的支出，如果不及時處理，將成為隱患。

（三）財務信息傳輸不當

1.延遲。項目末期，需要處理的數據量大，財務系統飽和，導致運作遲緩，直接影響工作效率。

2.局限性。系統整體工作無法涵蓋所有的事項，部分業務依然照舊。

3.執行不力。內部控制制度不健全，導致實施困難，有效性受到質疑。

4.信息公開發布。對外界公布的信息存在發布不及時、不準確等問題，導致管理者無法作出正確的決策。

（四）內部監管存在漏洞

雖然共享財務可以大大提高效率，但是在具體操作過程中依然存在問題。固然可以控制系統模式，但監管人手往往配置不夠，不能做到實時跟蹤和及時控制，這會影響數據信息的準確性。使用共享財務系統后，審計若按照以往模式，對業務進行集中審計的話，就不能及時發現問題，更不用提解決問題了。這是監督管理的漏洞，對共享財務內部作用的發揮具有重要影響。

五、共享財務背景下內部控制體系的優化措施

企業的內部控制系統是真實高效地得到了執行，還是僅做表面工作走個過場，影響著一個企業的未來。想要優化內部控制體系，需要在共享財務階段同步跟進，在現有基礎上優化具體措施，加強管理和控制，規避風險。

（一）制定并完善相關制度

內部控制系統必須有相應的制度條例進行規范，才能得以實現。一個完善的內部控制制度大體可分為流程說明、授權說明、職責分離說明三大部分來講，明確分工，互相制約，并加強內部監督。對于管理者來說，績效和內部管理是同樣重要的，完善的內部管理制度的必要性和關鍵性是一個企業的核心之一。

（二）增強財務人員內控意識，強化內部審計監管

各行各業都不乏濫竽充數者，若財務工作人員內部控制意識不足，那么他就不會為企業的發展提供正能量，甚至可能出現紕漏。企業應定期對財務工作人員進行培訓，同時對監督人員進行跟進，一旦業務和數據發生變化，監督能隨機應變，及時止損。只有不斷學習進步，并將學到的知識很好地應用于實踐，企業才會有更好的發展前景。

（三）優化報銷制度

報銷費用存在的主要問題是報銷延誤、虛報、多報。因此，本文對報銷控制制度的優化提出四點建議。

1.憑據核實。部門負責人及時對報銷憑據進行核實，對憑據的真實性提出意見，遵循合理、合法、合規的原則。

2.預算核實。核查核實報銷項目在不在預算范圍內，如果超出預算范圍，部門在真實有效的前提下，補辦增加預算相關手續后再報銷。

3.保證規范性和嚴肅性。報銷憑證核對無誤后，將不合理、不合規的報銷憑證退還給報銷人。

4.票、物核對。檢查報銷單和物品，并準確上傳系統。若有丟失票據的情況，應該由當事人補全證明材料。

（四）優化系統信息

在共享財務系統中，應做到以下3點。

1.維護系統。對于系統，要定期、定點檢查和維護，維護周期不宜過長，以免因規章和程序更新，系統卻沒及時優化而造成損失。

2.更新系統。建立風險防范制度，制定安全防范機制，確保制度的先進性，確保財務信息安全，防止信息泄漏。社會發展日新月異，系統的使用安全是重中之重。

3.準備備用系統，保證信息溝通順暢。軟件的使用提高了工作效率，但軟件若出現崩潰或停止運行等問題，就會造成不必要的損失，為了避免損失，準備備用系統是十分必要的。

共享財務的實施效果無非是信息溝通與協調。在信息的傳遞上要保證通信的順暢，以便及時與其他部門溝通，了解企業外部情況，出現問題后也可以更快速地發現并解決，最終保證企業資產的安全。

（五）優化監督管理進程

在內部控制體系中，監督是關鍵中的關鍵。不僅要加強監督，整合資源，形成全面的管理方式，還要由獨立董事牽頭，組建調研組。調研組可以從不同的角度對內部控制體系給出意見，讓監管體系更好地發現問題、修正錯誤。

六、結語

企業在運用現代化的信息技術，享受共享財務系統帶來的便利，提高工作效率的同時，也在為它存在的各種隱患而擔憂。財務內部控制系統越完善，企業的管理水平就越高。在這一過程中，企業只有根據發展制定合適的優化整改方案，才能讓自身優勢發揮得更好、更充分，才能讓自身走得更遠。