淺談電子發(fā)票對科研經(jīng)費(fèi)管理的影響

黃 勇 朱晨琦

電子發(fā)票是信息時(shí)代的產(chǎn)物，其廣泛應(yīng)用，能給科研經(jīng)費(fèi)管理帶來便利，同時(shí)也使科研經(jīng)費(fèi)管理面臨較大挑戰(zhàn)。

一、對科研經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)檔案管理的影響

會(huì)計(jì)檔案信息既可以反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的完成情況，也可以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任。會(huì)計(jì)檔案整理是會(huì)計(jì)工作中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，只有經(jīng)過科學(xué)的整理，才能更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案信息的作用。作為會(huì)計(jì)檔案中的重要元素，發(fā)票管理尤為關(guān)鍵。

電子發(fā)票的應(yīng)用雖然給科研經(jīng)費(fèi)收支工作帶來了極大的便利，但電子發(fā)票的管理仍然欠缺一些配套的法律制度。為適應(yīng)電子商務(wù)、電子政務(wù)發(fā)展的要求，2020年3月23日，財(cái)政部、國家檔案局聯(lián)合制定發(fā)布了《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》，進(jìn)一步規(guī)范、明確了電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷、管理等有關(guān)問題。科研經(jīng)費(fèi)由無數(shù)個(gè)科研項(xiàng)目構(gòu)成，不同類型的科研項(xiàng)目對應(yīng)的管理方法和要求也各不相同。結(jié)合通知中提出的管理要求和科研經(jīng)費(fèi)的特點(diǎn)，我們可以構(gòu)建一個(gè)電子發(fā)票管理平臺，為每個(gè)科研項(xiàng)目設(shè)立一個(gè)電子票據(jù)夾，其中設(shè)置待報(bào)銷電子發(fā)票、已報(bào)銷電子發(fā)票，根據(jù)不同的查詢要求，多維度地了解科研經(jīng)費(fèi)的收支情況。

可以結(jié)合現(xiàn)有的電子發(fā)票信息抓取技術(shù)，對電子發(fā)票上的信息進(jìn)行歸納、整理，既便于項(xiàng)目人員實(shí)時(shí)了解業(yè)務(wù)開展情況，也方便財(cái)務(wù)人員定期對單個(gè)或同類項(xiàng)目進(jìn)行對比分析，從財(cái)務(wù)的專業(yè)角度判斷項(xiàng)目到款情況、增值稅額抵扣情況、不同稅務(wù)分類編碼下的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況是否合理、合規(guī)。

二、對經(jīng)費(fèi)核算管理的影響

電子發(fā)票和紙質(zhì)發(fā)票具有同樣的效力，其以互聯(lián)網(wǎng)為傳播媒介，大大縮短了發(fā)票的傳遞時(shí)間，縮短了財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)的周期，同時(shí)也降低了資金風(fēng)險(xiǎn)。

（一）簡化報(bào)銷流程

報(bào)銷傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票依靠人為審核，首先要對大小不一的發(fā)票進(jìn)行驗(yàn)真和整理粘貼，其次要填報(bào)銷單并等待負(fù)責(zé)人審批，財(cái)務(wù)人員拿到審批過的報(bào)銷單后，還需一一核對發(fā)票信息，判斷是否合理，再判斷報(bào)銷內(nèi)容是否合理，最后將審核完畢的費(fèi)用進(jìn)行報(bào)銷，將不符合要求的發(fā)票退回。而電子發(fā)票的出現(xiàn)，使財(cái)務(wù)報(bào)銷工作得以簡化，由于電子發(fā)票格式固定，且呈現(xiàn)方式直接明了，不存在模糊不清的特殊情況，所以可以結(jié)合現(xiàn)有的圖像信息采集技術(shù)，在取得發(fā)票的第一時(shí)間，通過手機(jī)掃描發(fā)票得知真假。真實(shí)的電子發(fā)票可以直接被電子票據(jù)夾記錄，而虛假的電子發(fā)票則被退回，無法成為報(bào)銷單的可用附件。根據(jù)抓取的稅務(wù)分類信息和品目信息，可以快速形成報(bào)銷單明細(xì)，減少了報(bào)銷單的填報(bào)時(shí)間，也減輕了人工校核負(fù)擔(dān)，財(cái)務(wù)人員可以直奔重點(diǎn)，關(guān)注經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)本身是否合理，大大提高了工作效率，能夠防止因視覺疲勞而提升審核錯(cuò)誤風(fēng)險(xiǎn)。

（二）降低資金風(fēng)險(xiǎn)

財(cái)務(wù)核算是加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，通過核對項(xiàng)目內(nèi)容、發(fā)票和相關(guān)附件，我們可以判別經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生是否合法合規(guī)，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，糾正差錯(cuò)。財(cái)務(wù)核算的重點(diǎn)主要在于判別發(fā)票的真?zhèn)危袆e開票信息是否正確、真實(shí)合理。相比紙質(zhì)發(fā)票，電子發(fā)票的格式固定且規(guī)范，方便收取后采用手機(jī)App或者網(wǎng)絡(luò)查驗(yàn)等多種方式進(jìn)行驗(yàn)真。結(jié)合上一節(jié)所述的電子發(fā)票管理平臺，我們可以在電子發(fā)票錄入電子票據(jù)夾時(shí)就設(shè)置驗(yàn)真關(guān)卡，即電子票據(jù)夾與稅務(wù)系統(tǒng)相銜接，發(fā)票收取人掃描的電子發(fā)票應(yīng)符合以下三個(gè)條件：一是電子發(fā)票驗(yàn)證為真，二是電子發(fā)票上的付款人信息符合財(cái)務(wù)核算要求，三是電子發(fā)票的類型與對應(yīng)的科研項(xiàng)目性質(zhì)相符。同時(shí)符合以上條件，電子發(fā)票才可進(jìn)入待報(bào)銷的電子發(fā)票模塊，反之則被拒絕且無法發(fā)起后續(xù)報(bào)銷單流程。另外，我們還可以對電子票據(jù)夾中待報(bào)銷的發(fā)票提前進(jìn)行疑點(diǎn)監(jiān)控。發(fā)起報(bào)銷單流程時(shí)，報(bào)銷申請人選中對應(yīng)的一張或多張電子發(fā)票，系統(tǒng)對已選中的發(fā)票進(jìn)行初步篩選排查，抓取稅務(wù)分類以及品目名稱、規(guī)格、數(shù)量等字段，與預(yù)先設(shè)定的合理范圍相匹配，如果出現(xiàn)匹配不成功的情況，對應(yīng)的發(fā)票將被自動(dòng)標(biāo)注，在辦理財(cái)務(wù)核算時(shí)，財(cái)務(wù)人員可以被提醒關(guān)注。

三、對預(yù)算管理的影響

預(yù)算管理工作貫穿科研項(xiàng)目的整個(gè)生命周期，預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算考核及績效評價(jià)方面都有著相應(yīng)的要求。各個(gè)科研項(xiàng)目在預(yù)算管理方面的要求和流程均不一樣，結(jié)合電子發(fā)票的使用頻率，本節(jié)選取預(yù)算執(zhí)行這個(gè)方面，簡要探討電子發(fā)票對預(yù)算管理的影響。

（一）預(yù)算執(zhí)行疑點(diǎn)監(jiān)控

預(yù)算編制工作早于預(yù)算執(zhí)行工作，財(cái)務(wù)核算是預(yù)算執(zhí)行的賬務(wù)反映，因?yàn)轭A(yù)算工作和核算工作相互分開，容易造成一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，符合財(cái)務(wù)核算的要求，但是與項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)申報(bào)的預(yù)算編制不符。為了避免這種情況發(fā)生，可以利用電子發(fā)票管理平臺，抓取電子發(fā)票上的信息，按照自定的判斷值進(jìn)行匹配，超出判斷值即可設(shè)置為疑點(diǎn)，后續(xù)再由預(yù)算管理人員進(jìn)行人工核實(shí)。比如某個(gè)項(xiàng)目的專用材料費(fèi)為10萬元，預(yù)算編制時(shí)，其中5萬元用于購買電纜，在以往的預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控中，我們很難細(xì)致地追蹤每個(gè)預(yù)算科目的具體執(zhí)行情況，但通過電子發(fā)票平臺，抓取已報(bào)銷發(fā)票中的“品目”字段，匯總出該項(xiàng)目用于購買電纜的費(fèi)用高達(dá)8萬元。這時(shí)，我們可以進(jìn)一步向項(xiàng)目人員了解情況，同時(shí)根據(jù)科研經(jīng)費(fèi)管理辦法進(jìn)行相應(yīng)的預(yù)算調(diào)整工作或者退還報(bào)銷款。

還可以將電子發(fā)票上的其他信息與具體業(yè)務(wù)進(jìn)行比對，比如報(bào)銷差旅費(fèi)發(fā)票時(shí)，匹配發(fā)票的開票屬地是否與項(xiàng)目預(yù)算中的差旅費(fèi)計(jì)劃執(zhí)行地一致，保證科研經(jīng)費(fèi)中差旅費(fèi)的使用合理合規(guī)。

（二）預(yù)算超支提前預(yù)警

在科研經(jīng)費(fèi)管理中，預(yù)算超支也是財(cái)務(wù)人員頭疼的問題之一，以往對預(yù)算超支的管控往往是滯后的。項(xiàng)目人員對科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算科目的理解不夠?qū)I(yè)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)拿發(fā)票到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷時(shí)，財(cái)務(wù)人員告知這張發(fā)票應(yīng)該從另一個(gè)預(yù)算科目報(bào)銷，且正確的預(yù)算科目的可用額度不足以支付的情況。這種情況容易導(dǎo)致科研人員和財(cái)務(wù)人員之間產(chǎn)生不必要的摩擦，使科研人員對財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作產(chǎn)生抵觸心理。由于預(yù)算科目內(nèi)容和金額固定，我們可以根據(jù)具體編制的預(yù)算內(nèi)容設(shè)定稅務(wù)分類和品目名稱范圍，當(dāng)項(xiàng)目人員取得電子發(fā)票進(jìn)行掃描時(shí)，系統(tǒng)根據(jù)電子發(fā)票上的稅務(wù)分類和品目進(jìn)行計(jì)算分析，一旦發(fā)生超預(yù)算的情況，項(xiàng)目人員便無法選擇該電子發(fā)票填報(bào)報(bào)銷單。

四、面臨的其他管理挑戰(zhàn)

電子發(fā)票是傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票的重大突破，但是任何新興事物在具有明顯優(yōu)勢的同時(shí)，也有不可忽視的缺點(diǎn)。

（一）網(wǎng)絡(luò)安全問題

電子發(fā)票的生成和存儲完全依賴互聯(lián)網(wǎng)，開具和收取電子發(fā)票需要獨(dú)立的服務(wù)器作為數(shù)據(jù)基礎(chǔ)載體，這需要財(cái)務(wù)部門配備專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全員定期維護(hù)，保證服務(wù)器的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。一旦網(wǎng)絡(luò)被外界攻擊，稅務(wù)局的電子發(fā)票開票平臺和單位配備電子發(fā)票管理平臺面臨的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和管理風(fēng)險(xiǎn)不可估量。

（二）電子檔案管理問題

為方便保管和查找翻閱，電子會(huì)計(jì)資料可以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。但是電子會(huì)計(jì)檔案的采用需要滿足有效、安全、完整等相關(guān)條件，由于電子發(fā)票的數(shù)量非常多，且需持續(xù)存儲，所以對承載電子發(fā)票的服務(wù)器的性能要求很高，需要一定的設(shè)備購置費(fèi)、場地使用費(fèi)、存儲系統(tǒng)開發(fā)費(fèi)等，因此實(shí)施電子會(huì)計(jì)檔案的門檻仍然比較高，實(shí)際的推廣效果比較有限。

（三）專業(yè)人員配備問題

目前對電子發(fā)票的研究還在初期摸索階段，電子發(fā)票制度的建立和完善，會(huì)延伸很多的系統(tǒng)開發(fā)需求，這對科研經(jīng)費(fèi)管理提出了更高的專業(yè)技術(shù)要求、人員配備要求。如何招聘專業(yè)的需求開發(fā)人員和系統(tǒng)維護(hù)人員成為新的管理問題。

五、結(jié)語

電子發(fā)票還在不斷發(fā)展和完善的階段，現(xiàn)階段和未來還有許多值得我們探索的地方。電子發(fā)票不僅僅是稅務(wù)工具，更是一種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的表現(xiàn)形式，我們需要靈活運(yùn)用大數(shù)據(jù)、智能計(jì)算等現(xiàn)代信息技術(shù)，挖掘數(shù)據(jù)的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)稅務(wù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的集成、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)的流程優(yōu)化，提升科研經(jīng)費(fèi)管理的科學(xué)性、決策性和有效性。電子發(fā)票的出現(xiàn)將賦予科研經(jīng)費(fèi)管理新的活力，啟發(fā)我們搭建科研業(yè)務(wù)和經(jīng)費(fèi)管理內(nèi)在聯(lián)系的新橋梁。