MX集團企業管理軟件實施規劃

連志翔

一、引言

MX集團涉及能源、商貿、酒店、礦業等4大板塊及8家全資子公司。目前，母子公司存在所用軟件各不相同，一個公司多套軟件并行，軟件集成情況各有差異等情況。現有系統雖然在一定程度上能滿足集團總部內部財務核算的要求，但從整體集團財務管理的角度進行分析，其問題主要表現為：如何統一集團財務制度，加強對分子公司的財務監控；如何對集團資金進行有效的管理與控制；如何對集團各分子公司的資產進行有效管理；如何快速完成集團數據報告及各項經營分析；如何實現財務系統與供應鏈管理、客戶關系管理、企業辦公自動化及資金預算等功能的全面集成優化，以支持產品協同商務等企業經營管理模式。鑒于此，系統思考、全面規劃并有效落地實施集團企業信息化管理顯得尤為必要。本文從軟硬件選擇、系統規劃及實施計劃等維度進行詳細分析，并對應重點關注的細節及風險進行提示，從而為達到集團信息化預期目標提供借鑒和參考。

二、實施方案與計劃

第一，以財務模塊為依托，深化應用，集中管控，并且分階段實施其他模塊。

一是財務模塊。鑒于MX集團情況適合采用分散式應用、集中式管理的模式，實現集中式管理和遠程監控。企業在建賬之初應統一會計科目體系，并對往來單位、工程項目、組織機構、職工等輔助核算進行統一管理，為使子公司能根據需要獨立核算，集團對所有單位的財務數據進行并賬處理，最終通過合并報表編制流程實現集團一本賬。

二是資金模塊。集團主要推行結算中心制度，可以根據各類單項資金管理審批權限劃分表，根據業務金額大小擬定審批流程，并和分步實施的資金預算掛鉤，規范業務。加強資金統一結算管理，保障資金結算安全、高效和穩定。加快結算網絡系統與財務應用系統對接，并加快業務集成接口的處理，包括開發銀行信息直聯接口、財務應用系統接口等。與多家銀行進行合作，實現付款單不落地，自動傳遞給銀行系統，接收銀行數據。建立和推行現金流量預算管理機制，以年度預算為核心，現金流量預算為支撐，合理安排現金收支的時間序列分布，提高年度預算的執行能力，為合理編制融資計劃提供依據。

三是全面預算。全面預算通過合理分配企業的人、財、物等戰略資源，協助企業實現既定的戰略目標，并與相應的績效管理配合，以監控戰略目標的實施進度，控制費用支出，并預測資金需求、利潤和期末財務狀況等。財務預算需要具有事前編制、事中控制和事后查詢分析的功能。可以根據母子公司的財務管理需要，自由選擇精細預算和粗放預算兩種方式。將預算與績效管理相結合，使公司真正對部門和員工的考核做到“有章可循，有法可依”。考慮到預算管理的實施對公司整體把握及細化執行要求較高，建議2020年度將全面預算的重點放在制度的擬定和流程的規范上。在實施和使用過程中，前期對流程和預算制度進行熟悉及應用，而預算目標和績效考核的評估，可以在月度現金預算中進行把握和實現。因集團能源板塊預算體系比較成熟，可以作為試點單位進行測試和試運行，其他公司通過系統測試后同步實施。

在資金預算方面，通過動態的現金流量預算和資金收支計劃實現對資金的精確調度，達到控制資金收入和費用的目的，從而提高預警能力，順利完成既定的計劃和部署。最終實現企業管理制度化，費用預算標準化，事項審批流程化，過程管理痕跡化，經營行為規范化。

第二，由于首期信息化實施重點在于財務的集約化管理，也考慮到集團企業實施中的工作強度，建議其他模塊在第二階段以及后續實施中完成。考慮的模塊有人力資源管理、項目管理、辦公自動化等。

人力資源管理包括人力規劃、人事管理、薪酬、保險、考勤、招聘、培訓、考核、計件等，具體需求需要配合集團人力資源部的管理制度，以及現行和需要達到的管理目標擬定。由于為第二階段實施模塊，可以在第一階段實施中進行內部調研和系統分析，進行需求和上線資料準備。

項目管理主要是對管理項目的全生命周期進行管理，包括項目招投標管理和項目過程管理，可針對能源公司項目部實施使用。

辦公自動化涉及日常行政管理、各種事項的審批、辦公資源的管理、多人多部門的協同辦公，以及各種信息的溝通與傳遞。它與其他各類管理系統，如電子政務系統、電子商務系統、CRM（客戶關系管理）系統、ERP（企業資源計劃）系統、財務系統密切相關，有機整合。由于集團已經有OA（辦公自動化）系統，主要考慮與其他模塊聯動的實施，并擴大應用范圍。

三、軟件廠商及產品選擇

綜合考慮整個ERP軟件行業的情況，現主流軟件包括國外的SAP ERP軟件、Oracle ERP軟件和Axapta ERP軟件，國內的用友、金蝶、天思、神州數碼等ERP軟件。國外ERP軟件成熟度比較高，且實施經驗較為豐富，管理理念較為先進，但費用昂貴，且部分模塊不符合中國國情；國內主流ERP軟件為金蝶和用友，國內客戶覆蓋率和使用率比較高，軟件相對比較成熟，故建議在用友和金蝶兩家軟件廠商中作選擇。

用友三款產品包括U8、NC和U9。U8面向的客戶是成長型中小型企業，工廠在一個地點的，最明顯的優點是效率較高；NC面向的客戶是大型企業，工廠和辦公地點可以在異地，優點是打破地域的限制；U9適合產業鏈集團企業使用。

金蝶兩款產品包括金蝶EAS和金蝶K/3。金蝶K/3針對中小型企業ERP市場；金蝶EAS面向大中型企業，全面覆蓋企業戰略管理、風險管理、集團財務管理、戰略人力資源管理、跨組織供應鏈、多工廠制造和外部產業鏈等。

四、硬件設施選擇

系統上線前，必須等軟件廠商對集團調研確認好軟件產品后，根據軟件性能確定應該購買何種配置的硬件。

重點考慮服務器的配置，根據負載的并發用戶數來考慮服務器的CPU（中央處理器）、內存和硬盤，主流品牌包括HP、IBM 、LEGEND、浪潮、微軟，需要根據實施應用軟件和數據庫所支持的系統來綜合選擇；還需考慮工作站的硬件配置、打印機、數據庫、操作系統、備份工具等。再考慮企業的實際情況，如果網絡情況允許，且需要考慮到今后運營管理中心成立后網絡硬件環境的建設，服務器安放地址需要根據企業的發展規劃決定。

五、結語

在信息數字技術迅猛發展的今天，企業發展與信息技術的關系日益密切，企業的信息數字化創新日益加快，企業信息化規劃必將成為企業創新和發展過程中最為重要的工作，這也是企業發展的助推劑。在信息化實施過程中，應重點關注以下幾點。

第一，企業設備存在老化現象，一些計算機已經不能滿足現代化信息管理的要求，需要升級和換代。

第二，和軟件公司簽約時，需讓企業法律顧問一同參加并提供意見，簽約要談的內容應包括項目實施范圍、完工期間、參與人員、價格條款、付款方式、違約罰則，以及是否包干或按服務天數計費等。服務范圍也必須明確，如數據轉換、報表開發、數據傳送、軟件開發等是否收費，費用如何收取。

第三，各部門代表必須由能作決定者參加，因為日后牽涉流程變革、資料收集各方面的事。要系統實施達到企業預期的效果，各部門管理者需要通力配合。

第四，建立考核機制，公司之間作考評比較，子公司內部由財務負責人對其員工進行考核，工作表現出色的給予獎勵，消極怠工的給予處罰。在實施階段，大家會比較辛苦，涉及加班情況，公司應考慮給予適當的后勤補給，讓員工盡量在舒適的環境中工作，提高大家的工作效率，出色地完成年度信息化目標。

第五，軟件公司一般會免去第一年的系統維護費用，以后需每年按軟件價格的一定比例收取維護費。簽訂合同時，需要在合同中列出軟件公司年度維護費的收取方式、金額以及增加使用站點和新建賬套的金額。