信息社會視角下公司文書檔案管理變革與創新

夏 艷

一、引言

辦公室文書工作的科學開展，主要包括行政文件的管理和歸檔、人員接待、印鑒管理、事項通知、執行和匯報等有關工作。工作內容較為瑣碎、繁雜，需要辦公室文書具備細化、規范的工作素養和能力。在管理工作變革發展中，需獲得制度上、人員素養上的可靠支撐，尤其對辦公室文書人員提出了較高的工作能力提升要求。

二、加強企業辦公室文書檔案管理工作創新的必要性

企業辦公室工作開展中，需要對較多的文書檔案進行管理，在文書檔案管理工作開展中，常常有一定的管控要求，文書檔案本身存在內容多而雜的特點，在文書檔案管理工作的開展中，需要提升管理效率，而在信息化技術不斷應用的過程中，企業管理、利用文書檔案的能力提升，更加有利于企業穩定、高效地發展。因此，文書檔案管理工作必須進行可靠的創新，以滿足工作需要。

（一）提高檔案管理效率

檔案管理效率提升，主要是依靠企業辦公室文書檔案管理規范模式，提出創新的檔案管理工作模式，解決好檔案管理的實際問題，提升檔案管理價值，在檔案管理工作中提升工作效率。

（二）加深對檔案的認識

檔案管理工作的開展，是辦公室文書檔案管理的重要內容，提升檔案管理工作效率，重視利用檔案信息，有效探索檔案管理的實際價值，在檔案管理過程中，探索各種科學的資料信息的價值利用模式，以更加到位準確地獲得檔案管理分析和決策指導，有關工作人員也能加深對檔案管理工作的認識，有效服務企業發展。

（三）改變檔案管理模式

檔案創新工作開展，能使檔案管理的基本模式更加科學，檔案管理效果有效增強，在檔案管理工作開展中，有效改進檔案信息的收集、甄別、整合、歸類、儲存模式，避免檔案管理失誤風險。通過信息化檔案管理工作，可以對文書檔案進行規劃，保護檔案的價值。

三、信息社會視角下企業辦公室文書檔案管理工作改革方法

（一）開展“三全式”管理改革

“三全式”管理模式是對文書檔案管理的系統化管理，“三全”即全流程、全員、全方位。檔案的全流程管控體現出對檔案管理各個管控階段環節的有效管控，能實現在檔案管理過程中，提升對文書檔案管理的主動性，對各種檔案管理的方式都能有效確定，具備更加明確的文書檔案管理的具體方式，對檔案管理期間的問題進行有效整合，有利于企業對文書檔案資料的實際信息內容的整理收集，提升檔案資料的精確度，以全流程管控模式，加強對檔案數據真實性、完整性的管控。而在全流程文書檔案管理過程中，通過對唯一檔案文件建立識別標簽，提升對檔案進行整理、調用和分析的能力，具備全面管理的價值。全員式管理工作的開展，是通過對企業所有人員的相關檔案信息建檔管理，在檔案管控過程中，具備較高的檔案管理價值，以實現在檔案管控過程中不斷提升對人員工作成果的評價能力，落實好人員管理制度，不斷為提升人員崗位工作效率發揮作用。在文書檔案管理控制的基本前提下，要保障具備較大的管控優勢，應建立全方位文書檔案管理模式，比如在檔案安全、檔案管理流程、檔案信息利用率控制方面都具備較高的管控能力。

（二）系統化管理改革

系統化管理工作的開展，要具備較為可靠到位的管控模式，更加全面地落實管理目標，以系統規范的管理，作為提升管理價值的重要依據，辦公室檔案文書管理工作的開展過程中，應分析企業具體的辦公室文書檔案管理對象內容，在檔案管理工作開展中，建立良好的文書檔案管理模式，以做到在檔案管理價值的提升上，具備更加可靠的統一化管理能力。系統化管理改革就是要在確定管理模式的前提下，有效引入管理系統設備，在文書檔案存儲、使用等環節，全面增強實際的系統化檔案管理效果。

四、信息社會視角下企業辦公室文書檔案管理工作創新方法

（一）科學建設信息檔案管理系統

信息化時代下，在檔案管理過程中，應不斷提升檔案管理效率，切合時代表現。在信息檔案管理系統的建設發展過程中，數字化檔案管理形式不斷發展，其具備較為突出的管理、傳輸、分析、分享優勢，使得數字化文書檔案管理模式被全面深入接受，在信息檔案管理系統的發展過程中，能獲得良好的檔案管理效果。數字化、信息化檔案管理的關鍵是消除交流傳遞壁壘，以統一的格式、存儲方式，具備較好的管理效果。構建系統明確的文書檔案處理流程，在一定程度上能獲得較高的文書檔案管理效率，避免不規范操作導致的隱患問題，在企業的發展過程中，需要對工作開展具備良好的效率管控優勢。對工作人員的工作方式提出明確科學的要求，使其適應系統化文書檔案管理改革的具體表現。企業的文書檔案管理要具備更加到位的制度指導能力，在文書檔案管理規范化、精確化、全面化工作指導中，突顯出制度優化效果。

（二）提升文書檔案管理人員綜合素質

信息化社會的企業辦公室文書檔案管理工作，需要管理者具備較高的專業知識素養以及良好的職業道德。文書檔案管理工作的開展，應發揮出較為突出的文書檔案管理優勢，提升人員的綜合素質，不斷挖掘檔案管理優勢價值。文書檔案人員在專業素質方面要具備較強的保密意識。企業文書檔案資料內容、部門的信息內容可能涉及企業重要的管理信息，對企業的穩定發展、競爭至關重要，因此文書檔案管理人員必須增強自身的檔案管理保密意識，一般以企業專業保密培訓，確定可靠的檔案管理操作流程，落實安全管理措施，提升檔案管理價值。應提升文書檔案管理人員的管理操作能力，主要是提升人員工作效率，規避不良操作管理問題，一般要增強人員的責任意識，樹立良好的崗位工作職業觀念，以企業文化引導、職業道德教育宣傳等有效方式，提升企業對文書檔案管理人員職業道德的管控力。對文書檔案管理人員要提出持續學習的要求，隨著技術水平、檔案管理模式的不斷升級發展，企業在文書檔案管理中要不斷提升自身管理能力，更加可靠地服務企業發展，就要使文書檔案管理人員具備較高的管控價值，要能在管理過程中發揮出良好的檔案管理發展改革適應能力，與主流檔案管理模式相適應。

（三）健全管理制度

企業在信息化辦公室文書檔案管理工作開展中，可能面臨較多的檔案管理模式、安全等方面的問題，在檔案管理工作開展中，要提升制度管控價值，不斷保障在管理層面上具有良好的管理優勢，在管理過程中不斷挖掘檔案管理價值，要在辦公室文書檔案管理工作中，體現出良好的規范指導能力，同時規避風險，明確人員的工作任務分工，有條不紊地開展相關工作。檔案管理工作開展中，要保障具備較高的檔案管理信息化管控價值，獲得良好的信息化發展優勢，在信息化系統建設中，具備更加到位的安全管理能力，有效協調好安全管理和文書檔案管理功能保障的矛盾，在提升文書檔案信息分析、傳遞價值的過程中，避免核心檔案信息外泄。企業需要對檔案安全防控管理模式以及檔案的管理使用模式進行深入的研究分析，以提升檔案管理的應用價值。

五、結語

文書檔案管理工作的開展，要求具備發展的理念，積極在文書檔案管理模式、指導制度方面可靠布局，提升人才培養和儲備能力，增強文書檔案的管控效果，在檔案管理工作中突顯出對高效管理、精確管理模式的建設探索優勢，不斷提升對文書檔案信息資源的挖掘和利用能力，獲得更高的管控價值，發揮出較好的管理效果。