檔案電子信息化管理分析

李曉玉

現(xiàn)在人們已進(jìn)入信息化時(shí)代，信息數(shù)據(jù)利用率不斷提高，在此背景下，檔案管理工作也面臨更大的挑戰(zhàn)，需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，對(duì)原有的工作模式進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整優(yōu)化，以滿(mǎn)足新時(shí)代的發(fā)展要求。貫徹落實(shí)檔案電子信息化管理，構(gòu)建完善檔案管理體系，積極運(yùn)用各項(xiàng)先進(jìn)手段，不斷提高電子檔案管理水平，是目前需要研究的重要內(nèi)容。

一、檔案電子信息化管理概述

新時(shí)代背景下的檔案電子信息化管理，利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備以及多媒體等設(shè)備完成對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息的管理，與傳統(tǒng)的人工手動(dòng)管理方式相比，具有更大的優(yōu)勢(shì)。簡(jiǎn)單來(lái)講，就是將電子信息系統(tǒng)作為管理核心，采取有效手段實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化與統(tǒng)一化管理，整個(gè)管理流程具有更強(qiáng)的傳遞性與交互性。以信息系統(tǒng)為載體，構(gòu)建功能完善的數(shù)據(jù)鏈，以便更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的歸檔、分類(lèi)、管理以及存儲(chǔ)，每一個(gè)環(huán)節(jié)的保障性更強(qiáng)，對(duì)外部因素的抵抗力也更大，保證了檔案信息的完整性與安全性，同時(shí)也可以進(jìn)一步提高檔案管理綜合效率［1］。目前來(lái)看，信息的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，社會(huì)整體信息化水平不斷提升，開(kāi)展檔案電子信息化管理已勢(shì)在必行。必須正視目前管理工作中存在的不足與缺陷，積極進(jìn)行調(diào)整，不斷豐富電子檔案的渠道載體以及管理方式，改革創(chuàng)新電子檔案管理模式，爭(zhēng)取在最短的時(shí)間內(nèi)取得顯著的成績(jī)。

二、檔案電子信息化管理的注意事項(xiàng)

（一）創(chuàng)新意識(shí)不足

檔案管理存在量大、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，所有信息的歸檔、分類(lèi)、管理以及存儲(chǔ)，不僅要保證較高的工作效率，更要確認(rèn)檔案內(nèi)容的完整性與真實(shí)性，以及檔案資料的安全性。相比傳統(tǒng)的手工管理，檔案電子信息化管理的效率更高，但是因?yàn)橄嚓P(guān)領(lǐng)域起步較晚，目前部分文件依然采用封閉或半封閉管理方式。尤其是創(chuàng)新意識(shí)不足，導(dǎo)致相關(guān)管理技術(shù)更新緩慢，缺乏專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗(yàn)作為支持，檔案電子信息管理模式面臨巨大的阻礙。同時(shí)，內(nèi)部結(jié)構(gòu)體制問(wèn)題的存在，決定了信息化管理模式資金的不足，很多配置尚未完善，無(wú)法集中性地開(kāi)展信息化建設(shè)［2］。維持檔案管理部門(mén)運(yùn)營(yíng)的資源來(lái)源于財(cái)政撥款，但是因?yàn)樗枷肷形凑J(rèn)識(shí)到此方面的重要性，無(wú)法為檔案管理部門(mén)的信息化建設(shè)提供有力的財(cái)政支持，無(wú)疑加大了檔案電子信息化建設(shè)的難度。

（二）專(zhuān)業(yè)能力較低

檔案電子信息化管理的前提是電子信息技術(shù)的靈活應(yīng)用，面對(duì)日益增多的檔案資料，想要保證較好的工作質(zhì)量，務(wù)必保證所用技術(shù)有較強(qiáng)的適應(yīng)性與有效性，能夠?qū)λ袡n案資料進(jìn)行全面收集、存儲(chǔ)、分析、管理與應(yīng)用。這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，相比以往的手工作業(yè)模式，信息化管理涉及的技術(shù)以及理論復(fù)雜度較高，管理人員想要在短時(shí)間內(nèi)熟練掌握相關(guān)技術(shù)將面臨較大的困難。并且，鑒于檔案資料的特殊性，必須保證其真實(shí)性與完整性，信息技術(shù)的應(yīng)用對(duì)此具有至關(guān)重要的影響。目前我國(guó)相關(guān)技術(shù)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用還存在較大的不足，在很大程度上限制了檔案電子信息化管理效率與質(zhì)量的提升。

（三）管理體制缺失

檔案管理工作不僅工作量大，且對(duì)工作質(zhì)量有十分嚴(yán)格的要求，所有信息的處理必須規(guī)范準(zhǔn)確，嚴(yán)格按照流程進(jìn)行，這就需要以滿(mǎn)足實(shí)際工作需求為根本，制定具有針對(duì)性的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，為整個(gè)管理工作的開(kāi)展提供依據(jù)與支持。雖然我國(guó)檔案管理相關(guān)流程已經(jīng)比較完善，但是應(yīng)用年限較短的電子辦公依然缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致管理質(zhì)量參差不齊。檔案電子信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，需要就書(shū)寫(xiě)、錄入、保存等環(huán)節(jié)進(jìn)行指導(dǎo)，并對(duì)文書(shū)檔案資料收集、管理、使用等多個(gè)環(huán)節(jié)制定明確標(biāo)準(zhǔn)，保證管理工作執(zhí)行的科學(xué)性與有效性［3］。

三、檔案電子信息化管理執(zhí)行方法

（一）調(diào)整工作理念

在信息化技術(shù)水平快速發(fā)展的前提下，進(jìn)一步提高檔案管理綜合效率，首先要做的就是完成思想意識(shí)的轉(zhuǎn)變，打破傳統(tǒng)工作理念的限制，遵循時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，樹(shù)立信息化、數(shù)字化管理理念。相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，檔案電子信息化管理模式的適應(yīng)性更強(qiáng)，將信息系統(tǒng)作為核心，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為載體，靈活運(yùn)用各種信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案資料的收集、存儲(chǔ)、管理以及應(yīng)用全流程的優(yōu)化，在保證檔案資料安全管理的同時(shí)，為后期靈活應(yīng)用創(chuàng)造有利條件［4］。信息化管理模式的建立，還能夠進(jìn)一步提高電子辦公效率，推動(dòng)檔案管理部門(mén)的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部系統(tǒng)的建立，為后期各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供保障。

（二）加強(qiáng)財(cái)政支持

資金是限制檔案信息化建設(shè)的主要因素，必須正確看待其帶來(lái)的系列問(wèn)題，并爭(zhēng)取獲得更大的財(cái)政支持，為下一階段的信息化建設(shè)管理提供更加有利的條件。可根據(jù)時(shí)代發(fā)展情況，適當(dāng)擴(kuò)大資金來(lái)源渠道，采取多元化的方式籌措資金，同時(shí)更要注重贏(yíng)得政府部門(mén)的支持。檔案管理機(jī)構(gòu)要充分利用自身的優(yōu)勢(shì)，與政府保持良好的溝通，就信息化建設(shè)問(wèn)題有效協(xié)商，爭(zhēng)取進(jìn)一步加強(qiáng)資金支持。并且，檔案管理機(jī)構(gòu)從上到下所有人員都需要實(shí)現(xiàn)思想意識(shí)的創(chuàng)新，明確信息化建設(shè)的重要性與緊迫性，積極爭(zhēng)取獲得領(lǐng)導(dǎo)的支持與肯定，可以將檔案電子信息管理納入政府重點(diǎn)項(xiàng)目［5］。還要注意工作模式以及服務(wù)模式的創(chuàng)新，不斷提升信息產(chǎn)品的附加價(jià)值，更可以借助有效手段開(kāi)展商業(yè)活動(dòng)，利用更多的渠道獲取資金。

（三）建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)現(xiàn)在被廣泛應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，將其靈活地應(yīng)用到檔案管理中，能夠進(jìn)一步推動(dòng)整個(gè)管理工作效率的提升。現(xiàn)在檔案載體呈多樣化態(tài)勢(shì)，與傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案相比靈活性更強(qiáng)，因此傳統(tǒng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足實(shí)際需求，還需要根據(jù)電子信息化建設(shè)的要求，在原有基礎(chǔ)上對(duì)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行補(bǔ)充完善［6］。應(yīng)對(duì)電子檔案建立過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，確定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)條件，保證檔案資料內(nèi)容以及形式的規(guī)范，便于后期的管理與應(yīng)用。修訂完善相關(guān)制度，配合檔案管理工作的持續(xù)化、制度化、規(guī)范化發(fā)展，從根本上提高工作執(zhí)行的有效性。

（四）共享信息資源

相比傳統(tǒng)的管理方式，檔案信息化建設(shè)的另一大優(yōu)勢(shì)便是可實(shí)現(xiàn)信息共享，以電子檔案資料為基礎(chǔ)，推動(dòng)整個(gè)檔案管理流程的高效進(jìn)行。應(yīng)在原有工作基礎(chǔ)上進(jìn)行總結(jié)，建立完善的檔案電子信息化網(wǎng)絡(luò)體系，根據(jù)統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案信息格式進(jìn)行管理，并且實(shí)現(xiàn)軟件程序的一體化。各個(gè)部門(mén)之間應(yīng)保持良好的共享關(guān)系，按照新制定的統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，真正做到信息共享，將信息化與電子化的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，不斷提高檔案管理整體效率。

（五）完善基礎(chǔ)建設(shè)

基礎(chǔ)建設(shè)程度低也是限制檔案電子信息化管理實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵要素，很多檔案管理機(jī)構(gòu)的網(wǎng)站建設(shè)還存在諸多問(wèn)題，包括未對(duì)自身網(wǎng)站進(jìn)行準(zhǔn)確定位，以及網(wǎng)站信息更新不及時(shí)等。必須加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度，深入完成相關(guān)技術(shù)軟件的基礎(chǔ)建設(shè)，建立完善檔案管理信息基礎(chǔ)系統(tǒng)，結(jié)合現(xiàn)有的信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)管理工作的自動(dòng)化與數(shù)字化發(fā)展。同時(shí)，加強(qiáng)電子檔案管理與辦公流程、政府部門(mén)信息網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)系，進(jìn)一步推動(dòng)信息共享的實(shí)現(xiàn)。并且，在日常管理工作中，還需要做好軟件的更新與管理，真正實(shí)現(xiàn)高效、快速的檔案管理。面對(duì)不同的客戶(hù)群體，需要建設(shè)相應(yīng)的服務(wù)體系，保證在第一時(shí)間實(shí)現(xiàn)信息資源的更新。注意提高網(wǎng)站信息的利用率，在真正做到信息共享的同時(shí)，保證信息的時(shí)效性與準(zhǔn)確性。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案電子信息化管理已成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，必須端正態(tài)度，正視目前檔案管理存在的諸多不足，并且積極采取措施完成電子信息化體系建設(shè)，利用更加科學(xué)、規(guī)范的方式提高檔案管理的綜合效率和質(zhì)量，推動(dòng)整個(gè)檔案管理工作的開(kāi)展。