多元化企業(yè)的內部協(xié)同管理

方志剛

一、協(xié)同管理的基本概念

協(xié)同管理是指基于所面臨的復合系統(tǒng)的結構功能特征，運用協(xié)同學原理，根據(jù)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的期望目標對系統(tǒng)實行有效管理，以實現(xiàn)系統(tǒng)協(xié)調并產生協(xié)同效應。它是原本在長期發(fā)展中形成了不同的經營策略、組織結構與作業(yè)方式的幾個相對獨立的、沒能建立有效協(xié)同機制的系統(tǒng)的一種有機整合。協(xié)同管理有助于企業(yè)在發(fā)展過程中，通過企業(yè)內各元素的有機組合，將原本難以單兵作戰(zhàn)開發(fā)的業(yè)務項目成功轉化為增量業(yè)務。

協(xié)同管理主要體現(xiàn)三個基本思想：一是信息網(wǎng)狀思想。企業(yè)在經營管理中所存在的各類信息都是相互聯(lián)系的，協(xié)同管理就是為了更好地處理這些信息，幫助企業(yè)將各類分散的、不規(guī)則的信息整合在一起，形成信息網(wǎng)。每一個信息節(jié)點之間依托于一種或是某幾種業(yè)務邏輯關聯(lián)在一起，每一個信息使用者都可以依托這張信息網(wǎng)快速獲得自己所需的信息。企業(yè)管理的重點之一就是對企業(yè)信息的了解，協(xié)同管理恰恰很好地解決了這個問題。二是業(yè)務關聯(lián)思想。現(xiàn)代企業(yè)就像一臺時刻運轉的精密機器，企業(yè)經營管理的各個環(huán)節(jié)就像機器的各個零部件，任何一個零部件出現(xiàn)了問題，都會對整臺機器的運轉產生影響。協(xié)同管理可以對企業(yè)經營管理的各個業(yè)務環(huán)節(jié)進行充分的整合并進行統(tǒng)一的管理，任何一個業(yè)務環(huán)節(jié)都可以與其相關聯(lián)的業(yè)務共同運作，同時還可以及時更新信息，進而實現(xiàn)不同業(yè)務之間的完美連接。三是隨需而應思想。企業(yè)所具備的各項資源，包括人力、物力、財力、信息等組成了企業(yè)運營的基本要素。協(xié)同管理將這些企業(yè)資源有效地整合在統(tǒng)一的系統(tǒng)中，并通過網(wǎng)狀信息和關聯(lián)業(yè)務的協(xié)同環(huán)境將他們緊緊聯(lián)系在一起。但若想進一步實現(xiàn)對這些資源的協(xié)調與優(yōu)化，就需要根據(jù)企業(yè)運營需要將這些資源整合起來。為了實現(xiàn)這一目標，企業(yè)內部各部門應充分發(fā)揮自身的最大作用，也就是說，企業(yè)所擁有的各類資源應隨著企業(yè)的需求變化作出及時響應，并達成一致。在協(xié)同管理體系中，企業(yè)內部不管是人與人之間還是部門與部門之間的屏障都會被打破，同時會被隨時調動起來組成跨部門、跨企業(yè)、跨地域的虛擬組織。

二、多元化企業(yè)內部協(xié)同管理實施建議

（一）應用互聯(lián)網(wǎng)思維

互聯(lián)網(wǎng)應用的普及，不管是對人們的日常生活，還是對企業(yè)經營管理，或是對社會經濟發(fā)展，都產生了不可忽視的影響。目前，協(xié)同管理相關軟件的使用者實際上也是互聯(lián)網(wǎng)用戶，用戶早已養(yǎng)成了互聯(lián)網(wǎng)行為習慣，因此，只有應用互聯(lián)網(wǎng)思維，才能使協(xié)同管理方式深入人心。

將互聯(lián)網(wǎng)思維應用于協(xié)同管理中，重點就是以人為本。將“人”作為構建企業(yè)協(xié)同管理體系的原點，對人的行為進行管理及解析，而不是僅僅對管理事件的結果進行管理解析。互聯(lián)網(wǎng)是將人與人聯(lián)系在一起，信息在人與人之間流動，每個人對信息的處理及產生的結果會繼續(xù)在人與人之間流轉，每個人對信息的處理都會被記錄。企業(yè)協(xié)同管理，特別是多元化企業(yè)的內部協(xié)同管理，就是為了實現(xiàn)不同業(yè)務經營主體之間的協(xié)同。互聯(lián)網(wǎng)思維的應用就是將業(yè)務經營作為一種信息，在不同主體之間流轉共享。即使單一的經營主體無法獨立完成一項業(yè)務，通過信息傳遞與共享，多個經營主體參與到業(yè)務經營管理之中，不同經營主體完成自己“力所能及”的工作，相互溝通共享，通過協(xié)同管理完成該項業(yè)務。例如，在協(xié)同管理體系中，一個經營主體發(fā)布了一個協(xié)同業(yè)務，其他相關經營主體會進行相應的處理，每個經營主體對業(yè)務的響應速度、處理的準確性、意見的建設性的評估和定義都可以通過協(xié)同管理進行記錄，對應的職責范圍也會有清楚的記錄，每個經營主體的工作都會被完整記錄下來。那么多個經營主體協(xié)同處理一個業(yè)務，每個經營主體為了完成業(yè)務投入的工作量、消耗的成本及應得的利益分成都會清晰地顯現(xiàn)出來。這不僅提高了經營主體的業(yè)務處理效率，也避免了在協(xié)同處理業(yè)務過程中分工不均的問題，避免了后期出現(xiàn)利益分成矛盾。

（二）打通企業(yè)數(shù)據(jù)交流

在多元化企業(yè)內部，不同的業(yè)務經營主體在不同時間處理不同業(yè)務，但又相互關聯(lián)，并形成一個整體。但長久以來，不同經營主體之間都是相對獨立的，獨立管理，多元企業(yè)內部的信息交流是閉塞的，而信息交流之間的閉塞使數(shù)據(jù)信息的流通無法形成連貫性，數(shù)據(jù)的完整性和真實性也大打折扣。

因此，多元化企業(yè)內部的協(xié)同管理要打通企業(yè)內部間的數(shù)據(jù)交流，形成數(shù)據(jù)集成。實現(xiàn)企業(yè)信息門戶化管理，不僅可以大大提高企業(yè)內部數(shù)據(jù)信息的利用率，很大程度上也規(guī)避了數(shù)據(jù)多頭管理產生的規(guī)范不一、標準各異的情況。多元化企業(yè)內部資源可以得到科學分配，各個項目及業(yè)務流程可以更加規(guī)范、高效地運行，方便企業(yè)管理決策層更好地對企業(yè)進行規(guī)范管理及檢測。

除此之外，數(shù)據(jù)的流通交流無疑實現(xiàn)了不同項目經營主體之間信息交流與共享。不同項目經營主體可以通過合作來實現(xiàn)企業(yè)新業(yè)務的開發(fā)，不同項目經營主體之間揚長避短，不僅可以間接增加企業(yè)業(yè)務量，為企業(yè)創(chuàng)收，同時，項目完成后，不同經營主體間的成本費用分化及后續(xù)的利益分成更加直觀清晰，為不同經營主體之間的合作免除了后顧之憂。

（三）讓企業(yè)知識流動起來

企業(yè)知識的產生一定是來源于工作的，企業(yè)知識的利用最終也將歸于工作，因此只有契合企業(yè)業(yè)務流程而產生的企業(yè)知識才能真正在企業(yè)中流動。但在實際業(yè)務流程中的企業(yè)知識要么是存放在系統(tǒng)中無人問津，企業(yè)知識的價值根本無法體現(xiàn)，要么就是員工在實際業(yè)務操作過程中并沒有相關的企業(yè)知識的支撐，業(yè)務處理結果得不到沉淀。在企業(yè)中，大部分的企業(yè)知識是存在于員工頭腦之中的隱性知識，但隱性知識同樣發(fā)揮重要作用，因此需要對隱性企業(yè)知識和顯性企業(yè)知識給予足夠的重視。因此，為了更好地促進多元企業(yè)內部協(xié)同管理，首先應促進基于流程的企業(yè)知識的形成，幫助企業(yè)內部各個項目、各個部門、各個崗位的員工更好地適應企業(yè)流程，并按照企業(yè)流程將工作很好地開展下去。例如，對于企業(yè)新進員工，可以建立相應的新員工“輔導”機制，在組織內部的同事或是上下級之間可以自由地進行溝通與知識共享，促進企業(yè)知識可以在企業(yè)內部流動起來。這樣即使是不同項目經營主體，相互之間也可以形成良好的信息共享與業(yè)務溝通，企業(yè)內部不再存在屏障。

同時，隨著企業(yè)隱性知識與顯性知識的不斷轉換，企業(yè)與個人之間所具備的不同知識體系可以很好地共融及有效利用，企業(yè)也從被動的管理體系向主動學習型體系轉變，不僅可以有效地促進多元化企業(yè)內部的協(xié)同管理，也有利于企業(yè)未來的良性發(fā)展。

（四）培養(yǎng)企業(yè)內部全員協(xié)作意識

在傳統(tǒng)的企業(yè)管理體系中，特別是經營范圍較為廣泛的多元化企業(yè)，在實際辦公過程中，很容易出現(xiàn)效率低、職責劃分無序、項目組之間的惡性競爭等問題。而企業(yè)內部協(xié)同管理，可以很好地規(guī)避企業(yè)管理過程中出現(xiàn)的不良問題，并提高企業(yè)經營管理效率。因此，為了更好地促進多元化企業(yè)內部協(xié)同管理，推動企業(yè)長遠發(fā)展，企業(yè)應大力培養(yǎng)企業(yè)全員的協(xié)作意識。多元化企業(yè)的經營范圍較廣，還會存在多個項目經營主體共存的情況，企業(yè)內部協(xié)作意識的培養(yǎng)顯得尤為重要。這種協(xié)作意識的培養(yǎng)首先應落實于實際工作中，通過工作習慣的養(yǎng)成，在潛移默化中培養(yǎng)協(xié)作意識，進而逐漸滲透，將企業(yè)全員團結在一起。面對工作時，不自覺地形成項目幫助協(xié)作、積極溝通交流的習慣，不僅有利于多元化企業(yè)業(yè)務的拓展，也在很大程度上減少了企業(yè)辦公費用及管理成本。協(xié)作意識的培養(yǎng)，也有利于企業(yè)營造出和諧、穩(wěn)定的辦公環(huán)境，對企業(yè)未來的發(fā)展可謂百利而無一害。