信息化技術在路橋工程檔案管理中的應用

張春桃

一、引言

路橋工程的檔案管理是國家檔案管理一個非常重要的部分，對于路橋工程的意義突出。面對信息化高速發(fā)展的時代，檔案本身也是信息的一種，信息技術的運用勢必能對檔案管理起到重要的意義和作用。加深對其意義的了解，能夠使施工單位認識到進行信息化改造的必要性，對其現(xiàn)狀和問題的分析，則能夠更好地提出針對性更強的舉措。

二、工程檔案管理對路橋工程的意義

（一）利于工程銜接

工程檔案貫穿項目的各個過程，從提出到最后的驗收意味著工程檔案的形成到最后的歸檔保存，是項目的重要組成部分。加強工程檔案管理，能夠及時掌握工程中上一個流程工作的數(shù)據(jù)和進度，更利于后期工作的進行，可以使工程各個步驟的銜接更加有序，有利于項目管理的落實。缺乏檔案管理，將會使工程的維護以及檔案的收集整理出現(xiàn)極大的問題，最后會影響工程的質(zhì)量和進度，建立檔案，也是完成工程過去和現(xiàn)在的過渡。

（二）利于工程的決策

積極地進行工程數(shù)據(jù)的采集和完善，能夠使得工程信息相對更為完整、真實、可靠。對于類別不同的資料的整理和保管、歸檔、合同管理等工作，可以幫助相關人員更細致地了解過去以及現(xiàn)在的工程情況。可以在施工前根據(jù)完整有序的工程檔案，進行工程的設計決策，在施工時根據(jù)檔案數(shù)據(jù)進行及時的調(diào)整，使得工程的決策體現(xiàn)出更強的科學性。

（三）提高施工風險意識

作為建設的基礎性工程，路橋工程對于國計民生意義重大，并且涉及的人員數(shù)量眾多，因此，對路橋工程的風險防控以及安全隱患的控制極為重要。在對工程檔案進行管理的過程中，工作人員應該加強檔案管理的意識，通過對檔案中合同以及數(shù)據(jù)資料的進一步了解明晰工程規(guī)范，及時發(fā)現(xiàn)施工的隱患和存在的風險，從而有效地采取預防舉措，以推動工程建設［1］。

三、信息化技術對路橋工程檔案管理的意義

（一）提升管理效率

以往的檔案管理多通過紙質(zhì)化管理，存檔歸檔耗時較長，并且極容易出錯，檔案管理的效率較低。信息化技術可以實現(xiàn)工程檔案的電子存檔，從而可以更好地對檔案數(shù)據(jù)進行查找以及分析，使檔案管理更加系統(tǒng)全面。路橋工程本身較為復雜，涉及的工程工序也較多，因而需要進行整理歸檔的數(shù)據(jù)數(shù)量和種類都非常多。信息化技術的運用可以在較短的時間內(nèi)對檔案信息進行統(tǒng)一的分類處理，建立起自己的數(shù)據(jù)庫，所有檔案都可以以一種程序化的模式運行，從而使管理效率得到大幅度的提升。

（二）提升檔案質(zhì)量，增強檔案的有效性

信息化技術可以更好地節(jié)省人力，相較于人工的處理和分析，程序化的處理方式勢必可以極大地降低失誤率以及誤差。信息化技術不光可以在數(shù)據(jù)的登記計算等方面有效提升正確率，在數(shù)據(jù)核對核查方面的優(yōu)勢也極為突出。檔案的質(zhì)量得到了提升，有效性也得到了加強，對于工程的決策、銜接以及質(zhì)量風險的控制管理都有十分突出的意義。

（三）更利于信息的實時化

信息技術利用計算機軟件、通信技術等，可以實現(xiàn)信息突破時空界限的共享。信息傳遞呈現(xiàn)出網(wǎng)絡化的趨勢。通過建立網(wǎng)絡信息平臺并合理利用，可以實時了解工程的進展，做到數(shù)據(jù)檔案的實時登記和實時共享，還可以了解其他工程的信息，從中吸取建設經(jīng)驗，及時調(diào)整建設技術，使工程的質(zhì)量以及施工效率得到進一步的提升。

四、信息化技術在路橋工程檔案管理中運用的現(xiàn)狀

（一）對信息化技術認識不足

信息技術雖然在不斷發(fā)展，但是在路橋工程建設中，由于工作人員自身素質(zhì)的限制，他們對信息技術對于路橋工程的作用認識不足。部分單位并不重視工程檔案管理，更加沒有認識到工程檔案管理對于整個工程建設的重要意義，對信息化計劃的認識不足，這對信息化技術在檔案管理中的應用造成了極大的阻礙。一些單位過度重視檔案管理的美感、完整和配置，對于信息提取分析的便捷性以及信息共享的重要性認識不足，這些都極大地影響了路橋工程檔案管理質(zhì)量以及準確性的提升。

（二）缺乏高素質(zhì)的信息管理人才

對于路橋工程建設而言，施工單位對于施工技術人員素質(zhì)的要求明顯更高，對于檔案管理人員的選擇以及培訓力度卻明顯不夠，對于相關信息技術的掌握也存在問題。大部分檔案管理人員并不具備基本的信息操作技能與知識，檔案管理部門也沒有提供先進的信息化設備，使得檔案管理的自動化、電子化以及網(wǎng)絡化都受到了相當程度的阻礙。相關人員的信息素養(yǎng)也明顯不足，并不能很好地發(fā)揮出信息化技術對于整個路橋工程檔案的作用。信息化管理意識的匱乏也制約了信息化技術的運用，使其難以達到其應有效果的，相應的人員在意識上仍然停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理上，不能很好地轉(zhuǎn)變觀念［2］。

（三）基礎較為薄弱

對于許多施工單位而言，信息化技術在工程檔案管理中應用仍然處于起步階段，其本身并沒有基礎和經(jīng)驗提供，對于設備選擇、管理規(guī)范、管理手段，都缺乏相應的對照標準，基礎的薄弱使得信息技術的運用不斷出現(xiàn)問題，使得一些單位的文檔處理仍然會以人工管理為主，信息化、科學化的管理模式不能得到很好的運用與完善。

（四）運用的技術較為單一

檔案管理運用的信息技術多為基礎的office軟件，一些更為高效復雜的技術方法并沒有得到很好的采用。許多單位沒有建立數(shù)據(jù)庫的意識，也沒有針對檔案數(shù)據(jù)進行大數(shù)據(jù)分析，許多可以提升工程質(zhì)量以及效益的作用都沒有得到發(fā)揮，只是在檔案的登記和查找方面更為便捷，信息化技術定沒有推動工程檔案管理工作的新變革。此外，除了單一化的技術，檔案管理工作在技術應用中也有很多不合理的現(xiàn)象，部分單位在檔案整理時沒有做好分類工作，使得查詢的效率降低［3］。

（五）缺乏有效的檔案管理制度

信息化技術在工程檔案中的運用，目前還尚未形成完善的規(guī)范制度。現(xiàn)行的檔案法等法律法規(guī)在實際行動中仍然需要得到具體的分析和落實。在數(shù)據(jù)檔案的處理收集上，由于缺乏明確的標準和規(guī)定界限，使得一些檔案不夠具體完善，數(shù)據(jù)分析工作也沒有落實到位［4］。

五、信息化技術在路橋工程檔案管理中的應用建議

（一）培養(yǎng)信息化管理觀念

在路橋工程施工過程中，要積極進行信息化觀念的培訓，多引用信息技術。特別是對于路橋工程的檔案管理工作，管理人員需要認識到目前信息化檔案管理的趨勢和方向性，認識到信息化管理的意義，樹立信息化管理的觀念，并在此觀念的指導下，鼓勵工作人員積極學習電子信息技術，使信息化技術的作用得到更好的發(fā)揮。

（二）加強對信息化管理人才的培養(yǎng)

提升管理人員的素質(zhì)和水平將對于信息化技術運用的落實有突出的作用，管理人員的素質(zhì)越高，工作能力越強，管理工作開展就越順利。對于管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)，要提升其信息技術的運用技能，使之能夠掌握更多先進的信息技術，從而運用到工作中，使得檔案的分類、分析工作更有效率，更好地促進信息化作用的發(fā)揮。還要引入先進的信息化管理觀念，使各個施工單位可以相互交流，分享經(jīng)驗，或者可以和高校研究所進行合作，探索出高效的信息化管理工程檔案的模式。

（三）加快信息化技術運用的標準和規(guī)范建設

需由有關部門牽頭，合力進行標準化的研究，總結出一套標準的信息化檔案管理的規(guī)范和標準，包括分類的依據(jù)和方式、信息處理的模式以及可以利用的信息化技術的類別和要求。對于信息化設備的選擇和標準也要有一定的規(guī)格和要求，施工單位應當積極進行研究以及選擇，探索出能夠最好發(fā)揮信息化作用的途徑，更好地提高檔案管理的質(zhì)量和效率，更好地促進工程建設的方案。

六、結語

時代的建設和發(fā)展必然會推動技術的變革，信息化技術的運用能夠引起工程檔案管理工作的一大革新，這也要求施工單位要能夠緊抓時代潮流，做好檔案管理的信息化工作。目前，關于信息化技術對工程檔案的影響的研究并不少見，對于信息化技術在檔案管理方面存在的問題并沒有作出詳細的分析。在接下來的研究中，應更深入地研究其問題所在，從而更好地進行改進工作。