探索醫(yī)院合同全生命周期管理

張卓瑜

浙江省寧波市康寧醫(yī)院于2019年將經(jīng)濟(jì)合同的會(huì)簽審批由線下模式嵌入醫(yī)院綜合運(yùn)行平臺(tái)，運(yùn)行近1年來(lái)，合同管理工作仍舊處于靜態(tài)管理，合同管理各環(huán)節(jié)彼此孤立，無(wú)法實(shí)時(shí)了解某個(gè)時(shí)點(diǎn)、某一合同乃至全院合同的執(zhí)行狀態(tài)，這使醫(yī)院在實(shí)際工作中更加深刻地認(rèn)識(shí)到了合同全生命周期管理的重要性。

一、醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理工作的現(xiàn)狀和存在的不足

（一）醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同涵蓋內(nèi)容廣，涉及部門(mén)多，類(lèi)型復(fù)雜，管理難度大

根據(jù)醫(yī)院合同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)可以分為設(shè)備、試劑、藥品、外包服務(wù)、基建、維保、修繕、信息軟件開(kāi)發(fā)及運(yùn)行維護(hù)、科研合作等；根據(jù)合同的業(yè)務(wù)管理部門(mén)可以分為設(shè)備科、藥劑科、后勤保障部、基建科、黨政信息中心、科教科、醫(yī)務(wù)部等；根據(jù)資金經(jīng)費(fèi)來(lái)源又可以分為醫(yī)院自籌經(jīng)費(fèi)、財(cái)政補(bǔ)助資金、科教補(bǔ)助經(jīng)費(fèi)、合作單位經(jīng)費(fèi)等。多行業(yè)的生產(chǎn)特點(diǎn)，多歸口的專(zhuān)業(yè)要求，能力參差不齊的經(jīng)辦人員，都會(huì)增加合同全流程管理的難度。

（二）受合同審核參與方的專(zhuān)業(yè)知識(shí)局限，審核人員對(duì)一些技術(shù)性、專(zhuān)業(yè)性的條款缺乏審核能力，使合同執(zhí)行存在較大風(fēng)險(xiǎn)

合同在審核時(shí)，各審核參與方僅從自己的專(zhuān)業(yè)角度對(duì)合同的對(duì)應(yīng)條款提出意見(jiàn)和建議，對(duì)于一些技術(shù)性、專(zhuān)業(yè)性的條款缺乏審核能力，對(duì)具體的實(shí)施條件不了解或并未全面把握，這樣各管一段的處理方式，極易影響合同的可操作性，使合同出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)和法律的雙重風(fēng)險(xiǎn)。就實(shí)際做法看，2019年下半年，浙江省寧波市康寧醫(yī)院將經(jīng)濟(jì)合同審閱流程嵌入醫(yī)院綜合運(yùn)營(yíng)管理平臺(tái)，合同在OA（辦公自動(dòng)化）系統(tǒng)上發(fā)起，業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、審計(jì)、監(jiān)察等部門(mén)均從自己的專(zhuān)業(yè)角度對(duì)合同條款提出了意見(jiàn)和建議，待合同審批流程完成后，仍由業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)該合同進(jìn)行校稿，打印紙質(zhì)版，按權(quán)限提交領(lǐng)導(dǎo)簽名、申請(qǐng)蓋章。合同的發(fā)起部門(mén)同時(shí)又是合同的終稿校驗(yàn)申請(qǐng)蓋章部門(mén)，容易導(dǎo)致腐敗行為的滋生，不符合醫(yī)院內(nèi)控管理的要求，在合同執(zhí)行過(guò)程中也存在風(fēng)險(xiǎn)隱患。

（三）合同歸口管理部門(mén)不明確，信息分散，監(jiān)督難度大

浙江省寧波市康寧醫(yī)院雖然制訂了醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理辦法，也對(duì)合同的歸口管理部門(mén)進(jìn)行了約定，但在實(shí)際工作中，仍舊存在部分合同未及時(shí)歸入醫(yī)院檔案管理部門(mén)，而分散在各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的情況。另外，醫(yī)院的業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、內(nèi)審部門(mén)、監(jiān)察部門(mén)無(wú)法全面整體把握合同的執(zhí)行情況，普遍存在重簽訂、輕執(zhí)行的現(xiàn)象。

（四）缺少合同管理與預(yù)算、付款、會(huì)計(jì)等相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)全面聯(lián)動(dòng)

在日常的合同審閱中，經(jīng)常會(huì)碰到業(yè)務(wù)部門(mén)提交的經(jīng)濟(jì)合同沒(méi)有年初預(yù)算，存在業(yè)務(wù)與預(yù)算之間的脫節(jié)的情況。待到支付合同價(jià)款時(shí)，則需要通過(guò)翻閱過(guò)往憑證，查看之前支付的資金比例，核對(duì)對(duì)方提供的發(fā)票是否符合要求，復(fù)核本次付款的金額是否正確。一個(gè)合同的履約，有幾次付款約定就得發(fā)生幾次反復(fù)翻閱查詢(xún)的行為。由于缺少合同管理與預(yù)算、付款、會(huì)計(jì)等相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的全面聯(lián)動(dòng)，導(dǎo)致合同執(zhí)行與財(cái)務(wù)支付、復(fù)核之間的脫節(jié)，合同執(zhí)行效率低。

（五）缺少合同執(zhí)行過(guò)程的預(yù)警提醒和跟蹤分析，仍存在潛在風(fēng)險(xiǎn)

在現(xiàn)有的合同管理模式下，合同的執(zhí)行履約仍舊遵循誰(shuí)簽訂合同誰(shuí)負(fù)責(zé)執(zhí)行的狀態(tài)，缺少對(duì)合同履約的全過(guò)程考核。而持續(xù)性的服務(wù)類(lèi)合同在臨近到期日沒(méi)有及時(shí)確認(rèn)續(xù)簽或是重新招標(biāo)，會(huì)影響醫(yī)院的日常運(yùn)行，所以為了保障服務(wù)期不中斷，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)合同倒簽或補(bǔ)簽的情形，這時(shí)醫(yī)院往往會(huì)處于被動(dòng)地位，沒(méi)有充分的時(shí)間走訪調(diào)研前一輪合同履約的質(zhì)量問(wèn)題，也沒(méi)有充足的時(shí)間開(kāi)展新一輪招標(biāo)前的市場(chǎng)調(diào)研，違反了合同管理的合規(guī)性，存在潛在風(fēng)險(xiǎn)。

二、合同全生命周期管理的意義

（一）醫(yī)院加強(qiáng)內(nèi)部控制、規(guī)范流程的需要

醫(yī)院的內(nèi)部控制管理要求所有的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都要留有痕跡、可追溯。合同的全生命周期管理，就是規(guī)范合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，規(guī)范合同的范本、條款以及遵循法律和財(cái)務(wù)審批要求，對(duì)從預(yù)算到合同簽訂、合同履行、合同開(kāi)票、合同付款、執(zhí)行反饋、履約考核、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等流程進(jìn)行全面管理，都是增強(qiáng)內(nèi)控控制、規(guī)范流程的需要。

（二）醫(yī)院精細(xì)化管理的需要

隨著醫(yī)院合同數(shù)量的增多，手工的合同管理模式日益顯露出其弊端。合同管理難以集中，合同流轉(zhuǎn)時(shí)間長(zhǎng)、時(shí)效性差，使得各部門(mén)的相互協(xié)作和執(zhí)行率都大打折扣。提高醫(yī)院信息化管理水平，要求借助IT（互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)），實(shí)現(xiàn)對(duì)合同全生命周期管理的信息系統(tǒng)建設(shè)，輔助醫(yī)院規(guī)避合同流程風(fēng)險(xiǎn)、執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)和履約風(fēng)險(xiǎn)，提高執(zhí)行效率。

（三）醫(yī)院規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的需要

醫(yī)院完善合同管理系統(tǒng)，要在信息流中嵌入項(xiàng)目談判、合同物資交付入庫(kù)，發(fā)票查驗(yàn)、貨款支付等全過(guò)程跟蹤功能，做到業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、法務(wù)等部門(mén)相互提醒，相互監(jiān)督，同時(shí)要將合同執(zhí)行、財(cái)務(wù)付款以及會(huì)計(jì)賬務(wù)處理相結(jié)合，減少人為和手工操作的失誤，為規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)提供支持。

三、合同實(shí)施全生命周期管理的主要做法

為實(shí)施便捷高效的合同全過(guò)程管理，應(yīng)該適時(shí)推出移動(dòng)化辦公流程，隨時(shí)隨地辦理合同審批、變更業(yè)務(wù)，并能隨時(shí)追蹤合同動(dòng)態(tài)。首先，要對(duì)醫(yī)院的合同業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理、分類(lèi)管理；其次，要圍繞合同信息化系統(tǒng)構(gòu)建與全面預(yù)算、智能結(jié)算、采購(gòu)管理、資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)核算等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互和業(yè)務(wù)協(xié)同，提升合同的管理效率，規(guī)避合同執(zhí)行的風(fēng)險(xiǎn)。

（一）明確醫(yī)院合同管理的基本流程

合同管理基本流程可以分為：第一，合同前期準(zhǔn)備，包括合同策劃、合同調(diào)查、合同談判等；第二，合同訂立階段，包括合同文本擬定、合同審核審批、合同簽署等；第三，合同執(zhí)行階段，包括合同履行、合同補(bǔ)充、合同變更、合同轉(zhuǎn)讓、合同終止、合同糾紛處理和合同結(jié)算等；第四，合同后續(xù)管理，包括合同登記、合同保管、合同歸檔、合同履行后評(píng)估等。

（二）以合同履約管理為抓手，對(duì)合同進(jìn)行規(guī)范編制、動(dòng)態(tài)管理、分類(lèi)統(tǒng)計(jì)，促進(jìn)各部門(mén)聯(lián)動(dòng)

合同的全生命周期管理主要從三個(gè)方面著手。第一，統(tǒng)一規(guī)范合同業(yè)務(wù)流程。從申請(qǐng)人申請(qǐng)業(yè)務(wù)活動(dòng)立項(xiàng)開(kāi)始，到合同的起草、合同審批、合同簽訂生效、合同執(zhí)行、合同變更、合同終止、合同歸檔，合同管理應(yīng)該形成統(tǒng)一規(guī)范的業(yè)務(wù)流程。第二，實(shí)時(shí)獲取有效跟蹤。歸口管理部門(mén)可以實(shí)時(shí)獲取所有合同狀態(tài)。有效跟蹤合同收付款，根據(jù)合同進(jìn)度做好付款計(jì)劃。第三，進(jìn)行合同分類(lèi)統(tǒng)計(jì)，提高數(shù)據(jù)利用水平。合同歸口管理部門(mén)還應(yīng)及時(shí)對(duì)合同數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提高合同數(shù)據(jù)利用率。

（三）加快合同全過(guò)程信息化建設(shè)

要讓從合同起草、流轉(zhuǎn)審批、簽署用印、存證歸檔到履約過(guò)程中的變更、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)的整個(gè)合同管理過(guò)程實(shí)現(xiàn)全程電子化。可以通過(guò)醫(yī)院門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，構(gòu)建合同流程、內(nèi)容等管理應(yīng)用，根據(jù)需求對(duì)接財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同的預(yù)算、應(yīng)收、應(yīng)付、發(fā)票及履約過(guò)程電子化管理，實(shí)現(xiàn)合同管理與預(yù)算、付款、會(huì)計(jì)等相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)全面聯(lián)動(dòng)。例如，根據(jù)合同約定，簽訂之日起30天內(nèi)要支付30%預(yù)付款，貨到驗(yàn)收合格后支付至合同價(jià)款的95%，余款5%至質(zhì)保期滿(mǎn)后30天內(nèi)無(wú)息付清。由業(yè)務(wù)部門(mén)提交付款申請(qǐng)，關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)合同的全部信息，再由財(cái)務(wù)部門(mén)復(fù)核是否滿(mǎn)足付款時(shí)間，是否滿(mǎn)足付款條件，所需附件是否齊全，提供的發(fā)票是否正確等。同時(shí)，還要加快實(shí)現(xiàn)簽名印章的電子化，融入身份認(rèn)證，實(shí)現(xiàn)用印合同防篡改，用印全程監(jiān)控可追溯，讓合同管理更高效、更可控。

（四）做好合同執(zhí)行過(guò)程中的預(yù)警提醒，跟蹤分析，防止風(fēng)險(xiǎn)，提高履約質(zhì)量

為了保障合同相關(guān)業(yè)務(wù)正常推進(jìn)，避免發(fā)生由于相關(guān)人員疏忽而給醫(yī)院造成經(jīng)濟(jì)損失的情況，就要在合同信息化系統(tǒng)中提供多種業(yè)務(wù)提醒，包含但不限于合同履行截止日期提醒、應(yīng)付賬款支付提醒、臨近保修期提醒、質(zhì)保金支付提醒等，為經(jīng)濟(jì)合同的全面執(zhí)行提供有力保障。

四、結(jié)語(yǔ)

2020年的公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)管理年活動(dòng)，提出了規(guī)范管理、提質(zhì)增效、強(qiáng)化監(jiān)管三大主題，強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)管理與經(jīng)濟(jì)管理相結(jié)合，把經(jīng)濟(jì)管理各項(xiàng)要求融入醫(yī)教研防產(chǎn)等業(yè)務(wù)流程控制和質(zhì)量控制各環(huán)節(jié)，促進(jìn)業(yè)務(wù)管理與經(jīng)濟(jì)管理深度融合。因此我們要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維，實(shí)現(xiàn)管理模式由粗放式向精細(xì)化轉(zhuǎn)變，探索符合醫(yī)院特點(diǎn)的合同全生命周期管理模式，以提高經(jīng)濟(jì)合同的質(zhì)量，控制運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展。