大數據背景下文秘人員提升信息素養的思考

于 娜，李 勇

一、“信息素養”內涵的研究歷程

對于信息素養的內涵，中外諸多學者已研究多年。“信息素養”概念由美國信息產業協會主席保羅·澤考斯基于1974年首次提出，他認為信息素養是“利用大量的信息工具及主要信息源使問題得到解答的技術及技能”。隨著時代變化，其內涵不斷豐富和發展。20世紀90年代，隨著計算機應用的不斷深入，信息素養在解決實際問題及輔助領導決策中的作用日益顯現，其內涵也隨之擴大。1989年，美國圖書館協會(ALA)對信息素養進行簡單定義，認為包括文化素養、信息意識和信息技能三個層面，即能夠依據既定問題快速查找信息、獲取信息、評估信息、處理信息并能快速發現和使用新的信息。1999年，英國國家和大學圖書館協會將信息素養界定為“是一種意識認知，能夠運用合法方式和有效技能來收集、評估、使用、管理、整合和創造信息與數據……”可以看出，這與美國圖書館協會對信息素養的定義比較類似，都是將信息素養從過去的單一文獻檢索技能擴展到基于問題解決的信息發現、組織、評估和利用的能力。國內，對于信息素養的研究最早可見于1989年熊揚華對其的定義，他從企業經營的角度提出信息素養為“在實踐中加工、傳遞和利用信息的一種潛能”；1993年，謝德榮首次提出“專業課教師應當具有足夠的信息素養并能夠充分運用”；1995年，金國慶首次提出了“信息素養教育”模型。2000年之后，有關信息素養的研究逐年增多，相關論文數量也逐漸增多，并于2014年左右達到高峰期。

隨著研究的深入，目前學界對信息素養的主流認識為：信息素養是人們在現實生活中信息應用方面的綜合表現，主要包括信息意識、信息知識和信息能力三個方面，它既包括認知層面上的內容，也包括技術層面、操作層面和能力層面上的內容。即：主動尋求和應用信息的意識、查找分析和評估分享信息的知識、高效獲取和整合創新信息的能力。

二、大數據背景下文秘人員提升信息素養的思考

大數據背景下，機關文秘人員必須順應時代發展潮流，改變傳統觀念和工作方式，努力提高信息素養，提高輔助決策能力和水平。

(一)樹立信息意識，優化知識儲備

信息意識，即對信息的敏感程度，表現為對所關心事物或信息的觀察能力、分析能力、判斷能力及創新能力。信息意識是人們產生信息需求、自覺尋求信息并利用信息的動力和源泉。在當今“信息大爆炸”背景下，面對豐富而紛雜的各類信息，文秘人員必須樹立信息意識，將日常各種公文、請示、報告等材料進行快速分析處理、精準篩選出有意義、有價值的信息并及時提供給領導。而信息意識的培養，離不開豐富的知識儲備和合理的知識架構。為此，文秘人員必須樹立終身學習觀念，不僅要學習書本上的自然科學和社會科學知識，還要深入研究單位現狀及行業前景，深入了解基層工作及民意民生，深刻體會領導意圖及思維方式，學習借鑒他人成功經驗及典型做法，只有這樣，才能練就敏銳的信息洞察能力，進而精準發現問題，科學分析處理信息。

(二)轉變工作方式，提高工作效率

從事文秘工作，既需要深厚的理論知識，又需要豐厚的實踐能力。新形勢下，辦公自動化等各類信息化平臺的廣泛運用使文秘人員的工作方式發生了巨大變化，大量煩瑣的日常工作趨于智能化、規范化。為此，文秘人員必須順應形勢需求，熟練掌握日常辦公軟件的運用和使用技巧，為提高工作效率奠定基礎。

一是熟練掌握信息化辦公技能，提高辦公效率。如熟練運用各類辦公設備，精通其使用及簡單的維修方法；熟練運用辦公平臺，提高文件流轉效率，實現文檔管理程序化、系統化；充分發揮其自動化功能，統籌網絡會議安排、提高網絡協同辦公效率等。

二是熟練運用計算機軟件進行文字處理、信息查詢、數據統計和分析等工作，不斷提高自動化辦公系統的運用能力。

(三)加強數據運用，提高參謀水平

為領導出謀劃策是文秘人員的基本職能之一。與傳統意義上的主觀決策不同，大數據依靠全面、完整的數據與事實進行分析預測，決策依據更全面客觀，決策結果更科學精準，決策過程更注重各要素之間的關聯。依靠大數據進行決策，可在很大程度上提高決策的精準性、科學性，大大降低決策過程及結果的主觀性、盲目性和不確定性。為此，機關文秘人員要積極適應領導決策模式的轉變，加強對決策數據的分析、處理和運用，提高輔助決策水平。

一是要注重數據間的關聯。大數據挖掘技術可通過深度分析事物之間隱蔽的聯系來獲得更多的認知，并可以運用這些認知捕捉現在和預測未來。因此，文秘人員輔助領導決策時，要學會用數據說話，并充分運用好數據關聯分析方法，找到事件要素之間的線性或非線性關聯，為領導提供更科學、更適用于實際情況的決策方案。

二是思維方式要從精確思維向容錯思維轉變。當面向海量、即時數據進行決策時，絕對的精準不再是主要目標，適當忽略微觀層面上的精確度，容許一定程度的錯誤與混雜，反而可以在宏觀層面擁有更好的洞察力。因此，文秘人員應從全局出發，統籌謀劃，為領導提供全面、系統的參謀建議。

(四)增強安全意識，主動防范風險

大數據技術快速發展的同時，所帶來的信息安全問題也得到了廣泛的關注。因為大數據技術是把雙刃劍，既可用來挖掘數據價值，方便人們工作和生活的各個領域，又可被心存不軌之人用來搞破壞。大量看似毫不相干的非涉密信息通過深度分析后，就可能從中判斷或者推導出涉密信息。為此，機關文秘人員必須牢固樹立信息安全意識，堅決履行崗位職責，主動防范風險，保障信息安全。

一是培養政治敏感意識，提高信息判斷力。對各種網絡信息應具有基本辨別、分析、篩選的能力，不盲目相信、不盲目傳播。

二是完善制度。嚴格的管理制度是做好保密工作的重要前提。保密制度應結合本單位具體情況而建立，并且應將相關責任落實到人，做到責任有源頭，落實有保證。

三是堅持原則，保持底線。堅持職業原則，不為金錢、物質所動。明確傳播范圍、程序，堅決做到“不該說的絕對不說、不該做的絕對不做。”對于日常各類機要文件、講話、會議記錄及領導個人敏感信息，都要堅決保守，不可大意。處理重要信息時必須沿用傳統保密工作的經驗方法，嚴格遵守其調取、使用程序，防止數據外傳造成相關損失，不能為了一時方便而違反操作程序。在日常生活中要保持思想上的高度警惕，繃緊弦兒，不在家人、朋友面前談論機密內容。

四是加強技術防范。現代化辦公方式日益普及的同時，也為信息安全帶來了一定的風險。如各種電腦病毒的襲擊、惡意程序對系統漏洞的攻擊等。為此，文秘人員必須與時俱進注重提高自身信息技術與網絡安全防護技術水平，加強計算機病毒防范及計算機犯罪活動相關知識的學習，最大限度降低網絡信息風險隱患。