論企業檔案信息的知識管理

文/孫瑞寧

企業的各項活動都是通過檔案資料來記錄和保存各種相關信息，檔案信息也是公司不可再生的財富和重要的知識資源。目前企業改革持續深化，信息化建設深入實施，對企業檔案管理工作提出了更高要求。

為了更好地適應知識經濟時代發展需求，在檔案信息管理中加強知識管理理念的運用，對進一步推進企業檔案現代化管理有著積極的現實意義。

一、知識管理的重要性

企業的知識資源包括企業生產經營活動中不斷積累的知識以及相關管理體系。隨著知識經濟時代的發展，知識管理作為重要產物，對企業的知識創新和應用有著至關重要的引導作用，是企業獲得可持續發展能力的重要基礎[1]。知識資源管理能夠提升企業的競爭力，通過全面收集、識別企業內外部各種信息和知識，并對其進行科學加工和應用，使知識的共享和創新得以實現，進一步促進知識增值。

企業檔案管理作為知識資源管理的重要方式，對企業知識進行積累和存儲的同時，也對企業發展的真實歷史進行維護。并對企業合法權益予以保護，進一步提升企業核心競爭力。傳統的檔案管理對檔案綜合價值缺乏足夠的認識，針對企業的實際需要，對檔案信息服務的知識價值、實用價值和信息資源等綜合價值未進行有效開發和利用。因此企業檔案信息管理應融入知識管理的理念，拓展和完善檔案管理職能，促進檔案管理現代化發展，確保檔案管理能夠為企業發展提供更有效便捷的服務。

同時檔案管理技術應不斷創新，強化檔案知識服務意識，促進管理人員全方面、多元化知識結構的建立，進一步實現檔案知識的共享。

二、企業知識管理的特點分析

隨著企業的快速發展及制度改革的深化，在企業管理制度不斷優化的同時，需要更好地滿足和適應市場要求和變化。其中應對檔案管理、經營理念、信息化技術應用等方面進行改革和創新，檔案知識管理也發生了變化[2]。企業檔案管理工作直接反映了企業的知識管理水平，知識觀念在檔案管理中的融入主要體現在知識管理方面的變化，使企業的檔案管理功能進一步由傳統的紙質檔案管理向電子化、數字化管理轉變。目前數字檔案館已得到廣泛應用，利用電子檔案的形式，對知識進行開發和利用，對相關檔案數據進行整合分析，并利用大數據技術的匯集及分析。對未來市場發展和動向進行有效預測，有利于企業決策準確性提高，并有效規避風險，使企業經濟效益得到有效保證。

企業檔案管理通過電子化管理，使智能化服務得以實現。利用數字化技術，使實物檔案實現電子化，全面收集檔案信息。并將電子檔案存儲在電子數據庫中，使智能化的管理及服務得以實現。

數字檔案館利用生成的電子檔號、電子庫架、電子包裝盒，電子上架等進行智能化操作及管理，并通過智能化的管理和調用實現查詢功能。另外檔案管理工作需要對館藏進行優化、完善，對數字檔案館加大管理力度，使知識管理持續深化。應通過知識資源的收集積累，以及與其他相關單位檔案館進行信息化對接等方式，利用電子檔案共享，使館藏在基本不投入成本的情況下得到有效擴展。同時可以進一步擴大查詢的內容和范圍，為企業的經營發展提供更充分的知識資源。

三、企業檔案現代化管理的重要途徑

（一）數字化建設

企業經營發展中大量無序信息通過檔案信息的數字化和網絡化建設進行有序整理，通過知識共享環境的創建，提高企業員工的工作效率和創新能力[3]。在企業檔案管理中，根據實際情況利用數字化、信息化建設，便于企業信息及時更新并準確記錄，為員工、合作伙伴以及客戶等提供間接或直接的交流環境和條件。利用網域、異地以及遠程形式進行信息共享，進一步促進員工在網絡環境中吸收知識，有利于終身學習機制的形成。另外基于現有檔案資源，對有用的知識渠道進行快速深入挖掘。

檔案數字化管理及網絡化服務能夠使檔案信息的管理和利用率有效提高[4]。基于企業信息流、知識流，使檔案信息作用能夠充分發揮，對企業知識資源管理平臺進行創建，使員工利用最簡便、最迅速的方式實現信息知識的共享，使企業知識價值得以充分利用，企業生產效率和經營管理水平有效提高。

（二）更新觀念

為了檔案管理能夠更好地適應知識經濟時代的發展，企業應對知識管理理念的運用加強重視，并在企業內部樹立知識管理理念，利用現代信息技術促進服務價值的再創造。另外通過信息數字化存儲、網絡化傳輸以及全方位的主動服務，使管理模式更為開放，有利于檔案資源的知識價值有效發揮。

（三）提升人員綜合素質

確保企業檔案實現知識資源管理，相關檔案管理人員的管理職能從傳統的檔案保管者轉變為知識資源的提供者和管理者[5]。

管理人員的工作內容、性質及方法發生了變化，也對他們的綜合素質和知識水平提出了更高的要求。管理人員不僅需要對工作技能熟練掌握，讓現代化信息技術的應用水平提高，而且也要對相關部門及人員所需要了解和掌握的知識及技能進行有效獲取，并對其予以積極幫助，促進員工工作效率和質量的提高。管理人員在企業經營和發展中的有效創新，能夠讓知識資源得到充分利用。

另外，相關管理人員通過提供資料信息收集、借閱等服務，對各部門擁有的獨特知識進行主動收集和應用引導，促使檔案資源的質量不斷得到提高，同時對檔案內容的編輯、研究、開發和利用加強，使知識資源得到最優化、再利用。

四、結語

伴隨經濟時代的到來，以及信息化技術的應用，傳統檔案管理工作逐漸朝著電子化、信息化、智能化方向發展，需要對傳統檔案館的檔案管理模式進行改進和創新。通過知識資源管理理念的引入，其中檔案信息的研究分析是企業獲得知識的重要途徑之一。對企業歷史數據和信息進行整理，并對相關檔案信息和數據的關聯性進行了解和掌握，利用數字信息管理加強檔案信息的開發利用，無疑能夠使企業獲得更大效益。