基于過程監控與辦公自動化探討高校教學秘書日常工作技能提升

呂世杰　王治國

摘 要：高校教學秘書在基層教學管理處于樞紐的地位，繁雜的工作內容需要依靠現代計算機技術來處理。因此，本研究以內蒙古農業大學教務管理系統為基礎，在Excel中采用VBA程序設計，進行考試隨機排位及監考教師指派系統研制。詳細闡述了設計思路和具體功能，并部分展示界面、輸出、程序設計內容，旨在為有計算機程序設計基礎的教學秘書提供思路，以解放思想、開發設計程序，幫助處理日常工作，緩解工作壓力的同時能夠更好地服務于學校師生。

關鍵詞：高校;教學秘書;VBA程序設計;計算機基礎

【中圖分類號】G【文獻標識碼】B【文章編號】1008-1216（2020）06B-0123-03

高校教學秘書在基層教學管理處于樞紐的地位和作用，是連接教師、學生、教務處、教學院長以及其他同行院系的中間節點。這注定了教學秘書工作不僅繁雜，而且工作的勞動強度和處理各種事情的頻率居高不下。自每學期開學之始至學期結束，教學秘書為應對各個環節工作，其精神始終處于高度緊張狀態;大量的溝通和繁雜的內容使其始終處于忙碌狀態。因此，高校教學秘書比較容易發生職業倦怠，也比較容易產生心理、身體甚至家庭等各方面的問題。

為解決教學秘書的這一困境，緩解其勞動強度，提高工作效率，本研究基于內蒙古農業大學教務系統設計“考試隨機排位及監考教師指派系統”，希望能夠借助計算機技術和簡單的程序設計，設計出操作靈活、符合內蒙古農業大學教學秘書的微軟件，旨在為有計算機基礎的教學秘書和計算機從業人員提供思路，降低教學秘書工作方面的勞動強度，提高辦公自動化水平。

一、教學秘書日常工作與系統設計思路對接

首先，在教務系統導出學院教師清單、學院課程清單、學院學生清單、學院班級清單以及各學期期末考試清單。在此基礎上，按照工作模塊分為三個，分別是開學初查課明細、期末統考考試和班級考試。這三個模塊由于受工作時間的差異影響，會形成不同的材料，部分材料需要留存或進入下一環節。因此，繼續細化為主考教師清單、教師監考通知單和學生考場簽名單，其中教師監考通知單要進一步留存，以后需要計算監考教師工作量。各層次以及各個節點之間的關系見圖1。

二、基于Excel的表格設計及過程安排

首先，我們需要在一個Excel工作簿中建立一個工作表（Sheet1或其他）并進行命名，用于進行系統說明和執行操作（命名為“操作及說明”）。然后根據教務系統需要導出的內容和學院相關信息，分別添加并命名“教師信息”“班級信息”“學生信息”“實課程信息”“課程信息”“已經錄好的任務書”“期末安排清單”和“期末安排信息”工作表，其中“教師信息”“班級信息”“學生信息”“已經錄好的任務書”和“期末安排清單”分別對應“學院教師清單”“學院班級清單”“學院學生清單”“學院課程清單”和“期末考試清單”而“實課程信息”“課程信息”和“期末安排信息”主要裝載學院專業課信息、學院全部課程信息和期末考試表個模板及課程信息。

其次，考慮輸出表格，“開學初查課明細”“各系課程考試清單”“學院班級考試清單”“專業課考試清單”“主考教師清單”“教師監考通知單”“學生考場簽名單”和“監考工作量”清單都需要輸出，其中這些輸出可以分為三類，分別為一次性輸出類，累加性輸出類和動態輸出類。其中“開學初查課明細”“學生考場簽名單”和“專業課考試清單”屬于一次性輸出內容，“教師監考通知單”“監考工作量”清單屬于累加性輸出內容，其余屬于動態輸出內容。

最后，考慮按鈕功能及代碼，“開始使用”按鈕是根據教務系統相關清單和各學院預設內容，進行各種信息的初步匹配;“初始化信息”形成“實課程清單”，用于安排專業課監考之用，在這里存在一個“監考安排”按鈕，其功能不僅形成“考試簽名單”，也能夠將教師監考記錄進行存儲。“開學初查課明細”按鈕實現輸出開學初查課明細清單。“統考及專業安排”按鈕，實現輸出各統考課考試清單和學院專業班級的統考清單。“期末監考教師安排”實現安排教師至學院專業班級的統考清單。“期末安排清單”實現原教務系統期末考試安排清單顯示，方便核對和檢查。“學院班級監考錄入”實現學院專業班級統考清單的監考教師工作量錄入。“清除考試及專業”實現過程各個表格清除工作。

三、部分內容細節設計

（一）監考安排

專業課考試一般是結課很快就進行考試，其中存在授課教師教考、班主任監考、隨機安排教師和制訂具體教師監考等情況，因此，在設計過程中一定要存在這些候選項。同時，為了便于操作，我們想給哪個班級、哪個課程安排監考工作，只需要在“實課程信息”清單中點擊相應的條目，系統自動記錄相關信息，然后按照提示逐一操作，完成教考工作安排，同時也完成了教師相應工作量的錄入。操作界面見圖2。

根據監考安排和具體功能實現目標，輸出“考試簽名單”和“監考通知單”，同時“監考通知單”后續還要計算教師工作量，因此存在“教師工作量匯總”按鈕。各個清單的字段和內容輸出詳見圖3（其中“考試簽名單”中“學號”和“學生姓名”已經隱藏）。

（二）統考課程及專業課程考試安排

由于各個學院統考課程不一致，學院班級不一致，因此統考及專業安排需要動態安排。這里設計時存在一個模板區域，工作表命名為“期末安排信息”。設計的學院課程名錄信息及字段位置見圖4。

在點擊“統考及專業安排”按鈕時，這里“課程名稱”后的每一門課程都會是新輸出的工作表，且以K列課程名稱命名工作表。統考課及學院班級課都有自己的模板，相應的字段和格式詳見圖5。

四、“監考安排”程序設計示例

Sub JkJshap_click（）

Dim A（6） As String

If ADDress_skchrow = 0 Then MsgBox "請選擇考試班級所在的行，謝謝"： Exit Sub

/*此處省略部分程序代碼*/

If Sheets（"實課程信息"）.Cells（8， 15） = "True" Then

jsrensh = Val（InputBox（"一般默認60人以下為2名教師，每多30人添加一名教師，最多教師人數為6人，當輸入0時系統根據班級人數自動匹配"， "請輸入監考教師人數"， 2））

If jsrensh < 0 Then MsgBox "監考教師人數不能為負值！"： Exit Sub

If jsrensh = 0 Then

tstt = Val（Sheets（"實課程信息"）.Cells（10， 8））

If tstt <= 60 Then jsrensh = 2

If tstt > 60 And tstt <= 90 Then jsrensh = 3

If tstt > 90 And tstt <= 120 Then jsrensh = 4

If tstt > 120 And tstt <= 150 Then jsrensh = 5

If tstt > 150 Then jsrensh = 6

End If

End If

Call jsxxsort_click

If jsrensh > sum1 And jsrensh <= 6 Then

For i = sum1 + 1 To jsrensh

For j = 2 To JsxxHang

If Trim（Sheets（"教師信息"）.Cells（j， 2）） <> "" Then

ss = 0

For k = 1 To i

If Trim（Sheets（"教師信息"）.Cells（j， 2）） = A（k） Then ss = ss + 1

DoEvents

Next

If ss = 0 Then A（i） = Trim（Sheets（"教師信息"）.Cells（j， 2））： sum1 = sum1 + 1

End If

DoEvents

Next

DoEvents

Next

Else

jsrensh = sum1

End If

'查找重復教師

For i = 1 To jsrensh

For j = i + 1 To jsrensh

If A（i） = A（j） Then

MsgBox "安排教師存在重復，請更換教師"：

A（i） = Trim（InputBox（"請更換教師，注意教師一定為本學院教師，輸入后系統不再矯正信息！"， "更換教師提示信息"， A（i）））

End If

DoEvents

Next

DoEvents

Next

'生成考試簽名單

UserForm1.Show

ksxq1 = Trim（InputBox（"比如：東校區、西校區、南校區、新區等！"， "考試校區提示信息"， "西校區"））

ksjxl1 = Trim（InputBox（"比如：主樓、逸夫樓、博學樓、勤學樓、新區A座"， "考試校區提示信息"， "博學樓"））

ksjsh1 = Trim（InputBox（"比如：102、303、A104、B506、理學院101等"， "考試校區提示信息"， "305"））

ss = 1

Sheets（"考試班學生信息"）.Visible = True

Sheets（"考試班學生信息"）.Select

Sheets（"考試班學生信息"）.Range（"A2：D65536"）.Clear

XsxxHang = Sheets（"學生信息"）.UsedRange.Rows.Count

For i = 2 To XsxxHang

If InStr（banjim， Trim（Sheets（"學生信息"）.Cells（i， 7））） <> 0 Then

ss = ss + 1

Sheets（"考試班學生信息"）.Cells（ss， 1） = Sheets（"學生信息"）.Cells（i， 1）

Sheets（"考試班學生信息"）.Cells（ss， 2） = Sheets（"學生信息"）.Cells（i， 2）

Sheets（"考試班學生信息"）.Cells（ss， 3） = Sheets（"學生信息"）.Cells（i， 7）

Sheets（"考試班學生信息"）.Cells（ss， 4） = Int（Rnd（） * 10000 + 1）

End If

DoEvents

Next

/*此處省略部分程序代碼*/

Sheets（"教師信息"）.Visible = False

Sheets（"班級信息"）.Visible = False

Sheets（"監考通知單"）.Visible = True

MsgBox "程序執行完畢！"

End Sub

五、總結與展望

計算機技術的發展大大減輕了我們日常的工作量，然而實現自動化辦公只靠常規的操作，越來越難以滿足工作需求，所以程序設計就變得非常有必要。教學秘書的日常工作離不開電腦和網絡，借助計算機技術和簡單的程序設計，滿足基于教務系統一些繁雜工作需求，不僅保障了教學秘書工作質量，也給予教學秘書更多的時間思考教學管理的環節工作內容，更好地服務于學校師生[5]。因此，教學秘書的人才錄用該考慮計算機基礎，考慮應聘者在處理工作事物的細節和耐心，同時建議考慮教學秘書基于軟件操作的基本程序設計能力。

基金項目： 內蒙古農業大學教改項目（JGYB201750）。

參考文獻：

[1]朱鴻源.教學秘書在高校教學管理中的地位和作用[J].教育教學論壇，2018，（3）.

[2]肖衛.新時期高校教學秘書管理工作淺析[J].研究生教育研究，2007，（4）.

[3]薛寶穎.對高校教學秘書工作的認識與思考[J].河北農業大學學報（農林教育版），2009，（3）.

[4]呂世杰，劉紅梅，米智勇.高校教學秘書文件管理系統的設計與應用[J].內蒙古農業大學學報（社會科學版），2012，（1）.