信息化時代干部人事檔案管理工作策略探討

杜鵬

【摘 ?要】本文根據作者自身的實際工作經驗與學習認識，首先簡單分析了干部人事檔案管理信息化建設的必要性，然后就信息化時代如何做好干部人事檔案管理工作提出建議，以期能為相關的工作實踐提供參考。

【關鍵詞】人事檔案管理;干部;管理工作;策略探討

1.干部人事檔案管理信息化建設的必要性

干部人事檔案管理主要體現在兩方面：一方面，可以對單位的干部人事建設情況、變化情況等進行記錄;另一方面，能夠為單位干部人事資源的調配、優化提供參考，使單位的干部人事配置更加科學、合理，這對于提高政府單位的效能來說，是具有重要意義的。再者，通過干部人事檔案管理，可以全面、客觀反映出干部的知識、素質、能力情況，為單位的干部人才資源戰略規劃提供參考依據，使單位干部人才的招聘、引進、培訓等更加科學合理，滿足政府單位對干部人才的需求。需要認識到的一點是，當前政府單位的干部人事檔案管理工作已經變得越來越復雜，涉及到的檔案資料信息內容顯著增多，而且部分檔案信息內容較為瑣碎，導致檔案管理人員承受了較大的工作壓力，依然按照傳統的工作模式開展干部人事檔案管理的話，會導致檔案管理工作的效率大大下降，而且可能出現各種管理難題，如檔案信息不全面、不規范，存儲、調閱、利用難度大等等。而通過信息化技術的應用，則可以全面解決上述難題，信息化技術的主要特點，是具有超高的運算能力、交互能力、執行能力以及數據信息共享能力，將其應用到干部人事檔案管理中來。第一，可以降低工作人員的工作壓力，如可以更加輕松、快速地完成檔案信息收集、整理、編輯、歸檔等一系列工作，將工作人員從繁瑣的工作任務中解放出來。第二，其能夠通過運算、交互，幫助檢查檔案信息的正確性、規范性和全面性，甚至可以智能化改錯，避免檔案管理中一些低級問題出現。第三，其對于干部人事檔案的存儲、傳輸和利用更加高效，這能夠使得干部人事檔案管理的作用、價值得到最大化的發揮。

2.強化管檔意識是做好新時期人事檔案管理工作的前提

《條例》鮮明地提出干部人事檔案是黨的重要執政資源，要進一步強化管檔意識，提高對干部人事檔案工作的重視。人事檔案工作人員除了要一直樹立高度的政治責任感，堅持原則、忠于職守，更要與時俱進，及時學習《條例》，準確把握《條例》的精神和要求，不斷提升專業技能、優化管理水平。

（1）加強制度建設，規范管理。建立健全干部人事檔案收集、查（借）閱、轉遞等各項管理制度，制定標準化工作流程，確保集中后的工作運轉高效，規范有序。

（2）不斷完善檔案硬件設施。實行檔案庫房、閱檔室和工作人員辦公室“三室分設”，配齊配全庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等“六防”設施和相應的安保設備，做到庫房建設到位、設施配備到位、安全措施到位。

（3）提升人事檔案工作人員隊伍建設。檔案工作人員隊伍的素質高低直接影響檔案管理工作的質量和成效。配備專職檔案管理人員，進行人員培訓、崗位練兵、業務交流等，檔案工作人員要樹立高度的政治責任感，努力學習黨的干部工作方針政策，熟練掌握專業知識技能，認真負責地做好檔案管理工作。

3.加強資料收集工作是做好新時期人事檔案管理工作的關鍵

在干部人事檔案管理工作中，收集是否齊全、整理是否規范，將直接影響檔案的質量，在實際工作中，要不斷改進收集工作方法，提高收集歸檔質量，保障檔案真實、完整、準確、及時、規范。

3.1認真鑒別，保證人事檔案的真實性

一要鑒別材料是否屬于應歸檔的范疇，對于不屬于歸檔范圍和重復多余的材料應清理出來，視不同情況分別處理，退還本人或登記報批銷毀;二要對材料內容真偽進行鑒別，判定材料的保存價值;三要鑒別材料是否齊全、完整，對頭尾不清、來源和時間不明的材料，要查明后再行確認是否歸檔;四要鑒別材料程序是否完整、手續是否完備，不完備則應完成補辦手續后再歸檔。

3.2查漏補缺，保證人事檔案的完整性

在建立干部人事檔案時，對接收的原始材料嚴格審核，發現缺漏材料應立即列出材料補充清單，與原單位取得聯系，落實責任人，要求其負責盡快收集補充，避免時間過長造成檔案材料無法收集歸檔。對材料存在欠、缺、誤、漏等情況的，應采取逐項進行登記造冊、主動催補、反復查補等形式，確保干部人事檔案材料完整性。

3.3反復核查，保證人事檔案的準確性

在接收材料時應仔細核對材料的所有人是否一致，不可粗心大意，鑒別時要特別留心材料上的姓名。在歸入檔案時對于同名同姓人員材料還應逐份著重核對，可按身份證、工號、年齡、性別、籍貫、參加工作時間等信息加以甄別，防止錯放。更要在轉出檔案時守好最后關口，檢查核對，確保干部人事檔案材料的準確性。

3.4動態收集，保證人事檔案的及時性

要經常了解有關政策和制度，堅持集中收集、經常性收集、定期收集檔案材料。在日常工作中了解掌握檔案材料產生的“時間點”，不僅能在相應時段收集好材料，及時歸檔，也能做好提醒核對工作，減少工作環節，提高工作效率。在每年相對固定的時間段內，一些部門會形成相對固定內容的材料，如年度考核、工資普調、先進表彰等都在年底進行，可在年初集中收集對應的表格。當人事檔案記載的內容如學歷、學位、職務、職稱發生變動以及黨員發展，都會相應形成反映變化過程的材料，如畢業生登記、學位申請、職稱評聘、任免審批等表格，就需要經常性收集。在重要時期如黨代會、職代會的召開，領導班子的換屆等活動時可定期收集相應的人事檔案材料。

3.5夯實質量，保證人事檔案的規范性

認真執行《干部檔案整理工作細則》，除了確定歸檔范圍的材料，還要根據要求準確分類、有序編排、整齊裝訂，以保證檔案材料收集歸檔質量。

4.建設人事檔案信息化是做好人事檔案管理工作的保障

《條例》強調干部檔案中應加強運用信息技術，干部人事檔案工作要適應時代發展的需求，做好信息化，把干部檔案的基本信息與互聯網進行銜接，不僅有助于保護紙質檔案，對提高檔案管理的工作效率、防止檔案涂改造假也有重要意義。

組織人事部門要堅持創新引領，積極創造工作條件，配備統一的管理設備，對檔案管理傳統方式進行提檔升級，運用現代科技手段，分階段、有計劃地加以實施，扎實推進干部人事檔案管理的信息化建設，建立完備的干部人事檔案管理數據庫，提高干部人事檔案工作的管理水平和利用效率。

5.結束語

我們要始終貫徹落實全面從嚴的工作準則，在審核工作過程中，針對“三齡兩歷一身份”等造假高發亂象要重點審核，堅持做到一把尺子量到底，對審核中發現檔案存在制假、造假情形的，絕不姑息，嚴格認真地做好相關情況的如實登記，并按相關規定進行嚴肅處理。加大干部人事檔案的審核力度是形勢所需，干部檔案審核工作是同用人不正之風作斗爭的重要手段，要防止一些人投機鉆營，堵住搞不正之風的歪門邪道，就必須把好干部人事檔案這一關。

參考文獻

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