淺談臨床醫學專業認證對高校教務檔案管理的影響

文/西安醫學院 呼俊迪

一、當前高校教務檔案管理現狀

（一）缺乏專業的檔案管理人員。首先，高校部分檔案工作人員缺乏專業意識，不重視教學過程檔案的收集、管理。其次，由于教務檔案都是教師和學生在教學過程中產生的，經常會翻閱，收集難度大，所以對歸檔工作不積極。最后，由于部分高校沒有專職的教務檔案管理人員，只把教務檔案工作理解為簡單的資料收集，缺乏專業的理論指導。

（二）教務檔案內容廣、種類多。高校的教務檔案按照內容可以分為以下幾類：教學管理類檔案、學籍管理類檔案、考試類檔案、教師工作類檔案。教學管理類檔案主要包括上級部門的教學管理文件、日常學年內的培養計劃等；考試相關資料如試卷、試卷分析報告、學生畢業論文和畢業答辯資料等。學籍管理類檔案包含入學登記的表格、學生的名冊、學籍異動材料、學生獎罰資料。教師工作類檔案包括教學研究情況、科技情況、培訓材料、獎項記錄等。教務檔案的管理體現在材料收集、管理、編目和統計等很多方面。由于涉及面廣、量大，所以教學檔案管理容易出現問題，導致資料不完善。

（三）教務檔案不能及時歸檔。高校的教務檔案是指在各種教學活動中和教學管理活動中形成的，都是從教學管理的活動中轉化得來的，和一般性的文獻收集不同，必須要及時收集和整理，但是目前普遍存在材料不能及時收集，很多材料留在個人的手中，一部分甚至遺失了，就會出現很多重要的活動沒有保留下重要材料，對教務檔案收集十分不利。

（四）教務檔案管理方式陳舊。目前高校的檔案，尤其是教學檔案多以紙質版資料為主，而且紙質版資料的規格和整理標準都不統一，尤其是很多合并的學校，因為由幾部分合并，各有各的整理習慣，導致學校教學檔案的歸檔和匯總五花八門。有些學校雖然在教務檔案管理上進行了一些電子信息化改革，但內容還不全面，很多是淺嘗輒止，即使收集得很全面的資料，有時也會因為無法快速提取而影響作用的發揮。

二、臨床醫學專業認證對高校教務檔案工作的影響

根據教育部臨床專業認證委員會頒布實施的《中國醫學教育（臨床醫學專業）標準與認證指南》文件的評估指標體系可以看出，教學檔案對認證的各個環節影響非常大，是認證檢查的基石，每項評估檢查都以檔案作為評判依據，每個檢查項目都需要教學檔案來體現，所以做好教學檔案管理是高校是否能通過評估檢查的首要任務，也是做好學校教學和科研工作的基礎性工作。

（一）在認證中提高教務工作人員的歸檔意識。目前很多高校的教學檔案工作進展不是很順利，因為教學檔案都是在教學活動過程中形成的資料，收集困難，教師歸檔意識薄弱，有些教師認為教學成果和過程的資料應該由自己保留以便以后使用，造成檔案材料的不齊全和不規范，最終教學檔案的質量不能達到評估要求。究其原因，是各部門的教務管理人員對檔案收集工作不重視，管理意識薄弱。通過教育部的教學評估，可以使高校的教學管理人員在思想上認識到教學檔案工作對高校工作的重要性，促進其進一步做好管理工作，提高業務水平。

（二）在認證中提高教務檔案的重要性。在迎接認證時，全校上下目標一致，按照評估指標要求準備材料，每一位參與認證的教師和職工都會發現教學檔案在評估檢查中的重要性，是所有認證條目的支撐，是學校自評報告的基礎材料。全體與教學相關的人員在認證中把檔案材料移交給教學管理人員，一方面有利于提高自身的檔案管理素質，另一方面對現有資料的規范化整合有利于全校教學秩序正規化，解決了教學檔案收集不及時、整理不規范的問題。

（三）在認證中推進了教務檔案管理工作的正規化和制度化管理。認證工作促使教學檔案管理工作進一步走上正規化軌道。根據評估要求，高校應制定相應的教學檔案管理辦法，提高教學檔案管理的正規性和專業性，同時對教學檔案管理提出工作要求和目標，對整個教學工作有促進作用。

（四）通過認證加強教務檔案管理工作的現代化和信息化。當前社會信息化迅速發展，各行各業正在不斷完善信息化建設，借專業認證之力發展自身，有助于促使檔案管理進入“信息時代”。因此，檔案管理應該采取更多的措施去完善相關制度和工作方法。

三、改進高校教務檔案管理工作的措施

（一）做好管理，加強歸檔意識。在認證工作中，全校教職員工一方面認識到教學檔案的價值，另一方面學校領導也深刻認識到教學檔案在高校教育發展中的重要性。第一，必須明確學校主管領導為教務檔案管理工作的一級責任人，其他各相關部門及二級院系的負責人為二級負責人；各職能部門的主任和各院系部的教學科室是一級執行人，各教研室和科室是二級執行人，將當前的教學檔案管理納入各部門的目標責任管理，促進管理責任落到實處。第二，各部門的領導應該從學校的教學檔案在臨床醫學專業認證中體現出來的重要作用角度，向廣大師生做提高重視的思想工作，使他們認識到教學檔案工作的重要性，促使師生們重視教學檔案，進一步支持教學檔案的整理和歸類工作，從而由上到下達到全員對教學檔案歸檔工作的重視。

（二）創建教學檔案管理的新模式，健全檔案管理工作制度。利用好臨床醫學專業認證這個機會，對全校的教學檔案進行正規化梳理和完善。學校領導應提高對教學檔案的重視程度，認識到教學檔案對日常教學和教學評估的重要性，積極發現目前管理工作中存在的問題。對現有的教學檔案管理制度進行梳理，使學校的檔案管理做到有法可依、有章可循。應該根據上級部門的法律法規，結合自身實際情況，制定出符合校情的教學檔案管理制度。同時要求各相關部門必須嚴格按照制度執行，責任落實到個人，獎罰分明。另外，不斷學習新觀念和管理理念，積極開發新的教學檔案資源，促進學校教學檔案高效發展，走一條新的教學檔案管理之路。

（三）提高檔案資源的利用率。對教務檔案的開發利用，一要發揮其查證咨詢作用，了解教學管理最初、最直接的過程，為改進教學管理提供參考依據。二要發揮其服務作用，圍繞高校的中心工作，總結經驗和教訓。三要發揮其反饋作用，幫助師生加強溝通互動，提高教學效率。四要發揮其在臨床醫學專業認證中的直接作用，提供真實的教學計劃及完成情況、課程設置、科研成果、學生成績等資料，進行定性定量分析與判斷，幫助評估專家對學校的各項工作予以客觀評價。五要發揮其社會經濟作用，教務資料對整個國家的社會文化建設舉足輕重，要以政策法律為依據，強化對館藏檔案的社會化開發利用，促進高校檔案工作包括教務檔案工作走向社會、奉獻社會。為提高教學檔案利用的深度和廣度，檔案管理人員要主動參與教學管理活動，開展調查研究，加強各類教學檔案的編研，對檔案進行系統加工整理，提高檔案的利用價值，在制度允許的范圍內，高校檔案應按照規定向全校和社會開放，在辦理合法手續后，最大限度地加大檔案的開放程度，提高檔案的利用率。

教學檔案的整理最終目的是給教師教學和學校決策者提供參考，對學生在校情況進行記錄，所以教學檔案的利用率高低是教學檔案工作管理是否高效的標準。專業認證工作對于教學檔案管理工作起了促進作用，應充分利用認證的機會對當前教學檔案進行梳理和完善，發現存在的問題，進行制度更新。隨之，把新的管理方法用到日常工作中，充分發揮教學檔案的作用，更好地為教學服務，為學校的發展和建設服務。