現代辦公技術對檔案管理的影響及對策

文/濟南市城市道路橋梁管理處 孫彥

以現代辦公技術為基礎的檔案管理工作，就是依靠計算機設備和計算機軟件系統，開展檔案管理工作。使用現代辦公技術進行檔案管理工作，實現了檔案的無紙化，同時與紙質檔案管理相比較，具有明顯的優勢，電子文件可以存儲在U盤、光盤、磁盤等介質，節省空間；同時，在互聯網技術的支持下，實現電子文件的共享和傳輸，極大提升了檔案管理的工作效率和質量，是當前檔案管理工作的必然趨勢。

一、現代辦公技術對檔案管理的影響

現代辦公技術已經成為先進科技的重要應用之一，檔案管理作為信息時代的重要工作，更要積極深入應用現代辦公技術。但是，在應用現代辦公技術進行檔案管理的過程中，主要以電子文件的形式進行呈現，體現眾多的特點，對檔案管理產生了極大的影響。

（一）電子文件修改容易，追根溯源困難。現代辦公技術為基礎的檔案管理對象都是電子文件，電子文件極易修改和偽造，對電子文件的安全性管理，是當前檔案管理人員的重要工作。雖然，針對電子文件已經開發出眾多保護軟件，但是，由于人為操作因素，或保管不當極易出現文件被篡改的情況。另外，一旦電子文件被篡改后，即使使用識別修改軟件進行辨別，也很難完全找出篡改的痕跡，會直接影響電子文件的真實性。由于電子文件修改容易，追根溯源困難，于是檔案管理工作對文件的安全管理提出了更高的要求，需要采用更加先進的技術，配備責任心極強的工作人員予以應對。

（二）現代辦公技術更新速度快。現代辦公技術的應用，需要借助計算機終端設備及互聯網平臺才能得以實現。但是現代辦公軟件更新換代周期較短，電子文件的格式也要隨之改變，以適應不斷更新的現代辦公技術。現代辦公技術更新速度快主要體現在兩點：一是計算機硬件設施更新速度快，使用壽命周期極短。在實際檔案管理工作中，存儲電子文件時，主要使用磁盤、U盤、光盤等介質進行存儲，而磁盤、光盤的使用壽命一般在4年左右，這就需要對計算機的硬件進行定期檢修，對淘汰的硬件進行相應處理，保證檔案資料的安全。同時，對使用年限接近4年的磁盤和光盤，要進行及時的更換，重新拷貝其中存儲的檔案資料。二是計算機管理軟件更新速度快。借助計算機軟件系統管理電子檔案時，電子檔案在不斷增加和改變，管理軟件系統在大數據和科技的影響下不斷改善和升級，以此推動電子檔案管理適應當前的形勢。計算機硬件和軟件都面對快速更迭的換代升級，電子檔案在此過程中，極易出現損壞和丟失，成為檔案管理工作面臨的巨大困難，這就需要檔案管理工作系統完整、及時保存和備份。

（三）電子檔案資料原始版本難以辨別。電子檔案資料均以電子文件的形式呈現，無論制作還是傳輸都是無實物形式，這就導致電子文件和傳統的紙質文件相比較，對原始版本難以辨別。以往紙質文件資料，進行備份和傳輸，都是通過復印來實現，與原版文件有著明顯的差異，可以輕松辨別檔案資料的原始版本。但是，電子檔案資料都是在電腦上顯示，計算機操作人員都可以對檔案進行改動、移動、拷貝，無論誰操作，在何處操作何時操作，所復制的文件與文件原始版本完全一致。所以，檔案管理工作者要留存好每一版電子文件，對檔案資料進行精細化管理。

二、現代辦公技術支持下開展檔案管理工作的對策

（一）對電子文件進行科學歸檔和及時保存。依據電子檔案資料的特殊性，使用現代辦公技術進行檔案管理，要加強對檔案管理的歸檔和存儲。第一，檔案管理者要強化記錄和核實檔案工作，對電子檔案進行及時、系統記錄，并對電子檔案資料進行核實，保證其完整、真實、準確，減少電子檔案在長期管理過程中，因人為因素或存儲、傳輸等因素，導致電子文檔被篡改或丟失，為電子檔案的系統、完整、準確打下堅實基礎。第二，檔案管理者要加強原始材料辨別工作，并通過先進技術對原始版本電子檔案資料進行加密保護。比如，可以將歸檔完畢的電子檔案資料屬性設置成“只讀”，無論誰使用電子檔案資料時，都只能查閱不能編輯，確保電子檔案資料保持原樣。第三，保證檔案管理的適宜環境，確保檔案保存安全穩定。計算機硬件設施對環境的溫度和濕度要求較高，為了保證計算機的正常運行，硬件設施的安全穩定，檔案管理者要隨時監測檔案管理的環境，及時采取相應措施調節環境的濕度和溫度。另外，檔案管理者還要搭建安全的電子檔案讀取平臺和傳輸渠道，比如利用內部網絡、部門OA系統等，對讀取者和傳播者授予不同的權限，同時能夠查詢文件的傳播軌跡、閱讀記錄等，避免文件被篡改和泄露。

（二）電子檔案和紙質檔案進行結合管理。當前，在很多機關單位和企業中，檔案管理都進行了無紙化操作，將傳統的紙質檔案轉化為電子檔案進行保存，通過電子檔案保存，雖然極大降低了檔案管理的工作量，提升了檔案管理的效率和質量，但是，對于眾多極其重要和保密的檔案管理具有極大的不便。因為電子檔案難以完全代替紙質檔案，電子文件的出現較晚，軟件換代升級較快，相應的管理制度、管理方法、人員素質都未能跟上硬件和軟件的變化速度，所以，給未來電子檔案的長期管理埋下了巨大的隱患。針對此種情況，本文認為，在當前檔案管理的過渡期，要加強電子文檔和紙質文檔在檔案資料工作中的融合，并對兩者進行同步管理，重要檔案既要保留紙質檔案又要留存電子檔案，并相應歸檔分類。通過兩者的結合管理，保證電子檔案遭到篡改或丟失的情況下，能夠通過紙質檔案進行查閱和復原，保障工作順利進行。

（三）組織檔案管理者培訓，提升其檔案管理水平。采用現代辦公技術進行檔案管理工作，與傳統的紙質檔案管理工作差異巨大，僅憑工作經驗和認真的態度，難以完成電子檔案管理工作。這就需要檔案管理者加強對計算機應用的學習，熟悉計算機操作，掌握電子檔案管理軟件，熟悉工作流程，進行熟練操作。但是，很多檔案管理人員年齡較大，不具備現代檔案管理技術，對信息安全保護的意識淡薄，業務技能生疏。所以，本文認為檔案管理機關要經常組織檔案管理者參加業務培訓，包括計算機應用技術、檔案管理業務知識等，提升檔案管理者的業務能力，組建一支綜合素質較高的檔案管理隊伍，充分發揮檔案管理的作用。

三、結語

綜上所述，信息大爆炸時代，各個行業都面臨巨大的變革，無論工作形式還是工作內容都有了翻天覆地的變化。檔案管理作為信息管理的重要部分，要跟上信息變化的節奏，充分利用現代辦公技術，完善管理制度，細化管理責任，組織檔案管理人員培訓，提升檔案管理能力，從而為檔案管理的順利開展奠定堅實的基礎，為各項事業的發展充分發揮檔案管理的作用。