企業檔案數字化建設路徑探索與分析

文/大慶油田有限責任公司第四采油廠信息中心檔案室 陳松梅

在信息化環境下，多媒體、網絡、計算機和數字化技術等在企業管理中得到了廣泛應用，企業加快檔案數字化建設勢在必行。企業通過實施檔案數字化管理措施，能夠滿足時代發展的要求，讓龐大的檔案資料以數字化方式進行管理，不僅可以提升檔案管理效率，也保證了檔案工作的質量，促使企業檔案管理現代化水平不斷提升。對此企業要充分認識到檔案數字化建設的重要性，在傳統檔案管理模式上加強創新，通過發揮出數字化技術的作用，促使企業檔案管理工作再上新臺階。

一、企業檔案數字化建設的必要性

當前計算機網絡發展速度很快，普及范圍也非常廣，讓各范圍內利用者共享檔案資源逐步得到實現。在企業檔案數字化建設過程中，主要借助智能信息處理技術，將紙張、錄音帶和錄像帶等原始檔案資料通過掃描、壓縮和轉化后，形成圖片、聲樂和錄像等文件，并利用各種存儲管理技術存儲于相應介質中。這樣在多種查詢手段支持下，能夠快速將所需檔案資料檢索出來。應用網絡互聯技術構建計算機網絡平臺，為檔案利用者提供查詢與搜索服務，便于其在網絡中直接獲取所需檔案信息，這樣檔案信息利用就突破了時間和空間的限制，提升了檔案資料的利用效率。對此企業加強檔案數字化建設已經勢在必行，檔案起草、修改和印發都通過計算機完成，有利于今后修改與復制，也便于檢索與利用，讓檔案信息資源為企業各部門提供更加高效與優質的服務。

二、企業檔案數字化建設的現狀

檔案管理是不可缺少的，檔案的完善以及管理工作相對復雜。檔案的損壞以及檔案的丟失，都會造成不可挽回的損失。目前，在檔案管理的過程中，檔案管理的規范性還不足，企業缺乏相關制度約束，需要進一步完善，因為管理不正確以及制度的不完善所造成的檔案損壞以及丟失的情況常常發生。另外，檔案管理資金投入不足，沒有現代化的設備，設備設施相對落后。這些都會影響到檔案管理的進步和發展，讓檔案管理工作難以更好地進行下去。在數字化發展環境中，檔案管理工作滯后一部分原因是外在原因，直接的原因還是檔案管理工作人員自身專業能力薄弱。因此，在現代信息技術快速發展的今天，檔案數字化建設已經成為了企業需要重點關注的內容，這是因為數字化檔案有著存儲方便、檢索與傳輸速度快、能夠實現信息共享等優勢，這是傳統紙質檔案無法比擬的。然而因為數字化檔案本身存在很多特性，因此不可避免出現很多缺陷與不足，這需要企業檔案管理者充分認識到這些情況，有針對性、有重點地開展檔案數字化建設工作，才能提升企業檔案管理質量與效率。

三、企業檔案數字化建設的策略

（一）增強檔案數字化管理意識。企業應該做好宣傳工作，讓更多人認識到檔案數字化建設的意義，并將其納入管理工作議程中，切實增強每個檔案管理人員的數字化管理意識，能夠積極運用數字化技術開展檔案管理工作，這樣檔案管理數字化水平才能提升，也讓企業今后發展獲得更高效的服務。分析當前企業檔案數字化管理現狀，在檔案標準化與規范化上還有很多不足，應用軟件多而亂，都不利于檔案數字化管理水平的提升。這也要求企業引起足夠重視，對檔案業務進行規范，不斷完善并嚴格實施檔案管理相關標準，這是推進檔案數字化建設的重要內容。此外，企業要注重對現代化管理方式的運用，做好檔案管理與利用工作，不斷提升檔案管理社會化、信息化和網絡化水平。增強檔案管理創新能力，才能真正體現出檔案的最大價值。

（二）完善檔案數字化管理制度。在企業檔案數字化建設過程中，需要逐步建立起與之配套的管理制度，這樣才能讓檔案數字化管理各環節得到有力約束，保證檔案數字化管理目標正常實現。企業在開展檔案管理工作的時候，雖然在數字化時代要注重數字化檔案管理工作，但是也要意識到傳統檔案管理的重要性，不僅要對傳統管理模式進行改進，也要積極運用現代化技術與管理手段，實現電子檔案管理與傳統檔案管理的齊頭并進，這樣檔案載體才更加多元化，為檔案保管與利用創造更加有利的條件。此外，我們還要結合檔案的數字化管理要求，對相關制度進行完善，并嚴格落到實處，促使檔案管理工作的順利開展。

（三）重點抓好數據庫建設。在企業信息化建設的過程中，數據庫系統的開發與建設屬于重要內容，數據庫是利用先進的信息技術讓檔案得到科學管理，為今后的使用創造有利條件。數據庫系統的建設是一個長期的過程，需要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。在大量實踐中能夠得到，企業在建設數據庫時應注意以下幾點：第一，領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合。第二，面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”。第三，突出重點，由單一庫向系統庫發展。企業只有抓好數據庫建設，才能讓所有的檔案得到集中統一的管理與保存，也保證了檔案資料的完整性與可靠性，在利用檔案時更加方便。

（四）加強電子文件收集和積累工作。電子文件為企業館藏數字檔案的一個主要來源，以往通常只移交紙質檔案和紙質文件目錄，而當前需要實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，將電子文件拷貝兩套，異地保存，同時隨紙質文件一并移交檔案機構。通過這種方式不僅加快了企業檔案室的電子化進程，還大大減少了數據庫建設的工作量。企業運用光電信號傳輸信息資料的數字化檔案，在今后閱讀檔案資料的過程中，要讓檔案數字化管理更加安全與可靠。同時要避免從光盤中直接閱讀信息資料，這樣會導致光盤上檔案信息資料在閱讀期間出現刪除和丟失的情況，檔案信息資料的原始性將無法得到保障，也會嚴重影響到檔案信息資料的可靠性與安全性。企業還要加大檔案管理軟件推廣力度，在思想上引起高度重視，印發電子目錄數據庫結構與交換格式，明確案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型和長度，規范軟件和數據格式，這樣檔案數據庫的準確性與有效性才能實現提升。

四、結語

綜上所述，企業在生產經營的過程中，必須跟上時代發展的腳步，這是自身可持續發展的重要保障，而加快推進數字化檔案管理則是其中的重要內容。為了讓企業檔案數字化管理目標順利實現，企業需要不斷增強檔案管理員數字化管理意識，加強原始檔案資料匯集工作，實行檔案數字化管理新模式，促使檔案數字化管理安全性與可靠性得到提升。此外，企業應不斷完善檔案數字化管理制度，保證檔案管理工作效率實現提升，檔案管理部門應主動與其他部門加強協調與溝通，這樣檔案信息資料才能更加真實、可靠和齊全。只有企業不斷提升檔案管理數字化水平，才能為自身發展提供優質信息資料服務。