談視頻檔案管理的規范化管理

■王秀/東莞廣播電視臺總編室

一、前言

近年來，互聯網信息技術發展日新月異，單純依賴紙質檔案已經不再適應經濟社會發展需要，迫切需要加強視頻檔案的管理和應用。在這個背景下，加快推動視頻檔案資料的整理和應用，就是當前檔案信息化進程中的重要抓手和舉措，規范化管理是大勢所趨。

二、視頻檔案管理的規范化管理重要性

在當前視頻檔案越來越系統的背景下，做好視頻檔案規范化管理具有非常重要的現實意義。一方面，規范化管理能夠將現有的視頻檔案進行統一的梳理，視頻檔案的查閱、存檔流程更為規范，能夠幫助使用者更快、更為便捷的查詢到信息，達到了通過規范管理提高查詢效率的目的。另一方面，規范化管理能夠進一步規避視頻檔案在保存和使用中的安全性，鑒于視頻檔案在信息共享中的便捷，其信息安全也存在著較大的隱患，這個隱患比紙質檔案要大得多，因此通過計算機系統對視頻檔案進行規范管理，能夠進一步提高信息安全度，有利于檔案工作的有序推動。

三、視頻檔案管理中的問題分析

（一）現有理念更為適合紙質檔案，急需優化理念

在傳統的檔案管理工作中，絕對大多數的管理中心放在紙質檔案上，視頻檔案由于出現的時間比較晚，導致視頻檔案管理的理念相對落后，主要表現就是用于視頻檔案管理的精力有限。例如，有些檔案管理工作人員認為，視頻檔案是一個個電子文件，因此平時不用對其進行整理和維護，只要使用時利用計算機系統進行檢索就可以。還有工作人員對視頻檔案的安全性不夠重視，檢索和維護資源時不夠重視，導致視頻資料嚴重流失。實踐證明，這些理念都是不科學的，沒有充分認識到視頻檔案管理的重要性，也沒有認識到視頻資料的保密性和安全性，應該在今后予以改進。

（二）視頻檔案資料的利用缺乏機制，不夠系統

由于視頻檔案出現并不長，因此在如何利用視頻檔案并提高視頻檔案的使用效率方面的工作還有明顯不足，集中表現為視頻檔案資料的利用缺乏機制建設，不夠系統化。例如，有些視頻檔案在內容上具有重復性，但是在檔案的名稱管理上卻沒有一個明確的指向，關鍵詞不夠明顯導致檢索效率低下。此外，在視頻檔案的管理中，有些工作人員認為，隨著掌握計算機基礎知識的人群越來越多，視頻檔案的使用中可以開放給這些人群閱讀和檢索權限，從而可以解放出更多的人力資源。這些錯誤的使用方式，都導致視頻檔案管理混亂，效率偏低，甚至會出現一些原始視頻檔案資料被替換、信息失真等隱患。

（三）硬件設施的技術標準不統一

視頻檔案的管理工作和紙質檔案有著明顯的保密性，安全性也比紙質檔案管理要弱，這些特點決定了在視頻檔案的管理過程中，要重視硬件設施的投入。但是，從整體上看，我國當前利用視頻檔案的各個圖書館、資料室中，用于存儲和管理視頻檔案的硬件設施水平是參差不一的。比如，一些地級市級電視臺的視頻資料，有的用硬盤保存，有的用錄像帶保存。在磁帶中有的用1/2錄像帶，有的用3/4錄像帶，嚴重影響了存儲、查詢和檢索。一些大型的國有圖書館在硬件設施上更有保障，不論是視頻檔案的存儲設施和查詢和管理系統，都有專業的軟件開發商進行售后服務。但是也有一些小型的圖書館和資料室，所使用的存儲設施相對落后，更新維護不到位，這些都導致視頻資料的使用存在安全隱患，也會在很大程度上影響使用效率。

（四）急需大批精通視頻檔案管理的專業人才

在我國大多數的圖書館和資料室，還存在著重視業務輕視資料后勤工作的現象。尤其是在一些大型企業的圖書資料管理部門，更多的任務要放在了業務的產出上，能夠為視頻資料管理提供的人力相對較弱。有些地方的視頻資料管理人員，大多數是職工的家屬，雖然能夠起到穩定職工情緒的作用，但是也導致從事視頻檔案管理人員的素質總體不高。由于視頻檔案管理需要掌握數量的計算機技術，同時要求這些工作人員對視頻資料的整理、分類、維護有一定的基礎知識，因此急需一大批優秀的視頻檔案管理人才。

四、視頻檔案規范化管理對策

（一）提高思想認識，加強對視頻檔案的重視程度

今后，在視頻檔案管理中，要進一步提供思想認識，充分認識到視頻檔案管理的重要性，通過開展教育活動、發放紅頭文件、加強監督指導等方式，提高全體檔案管理人員的思想認識。在具體的工作中，要鼓勵工作人員提高視頻檔案管理的責任意識，領導干部要更加提高重視程度，通過定期召開視頻檔案工作調度會議的形式，為進一步推動視頻檔案管理規范化提供必要的資金、設施、場地、系統和人才方面的支持。相信通過思想認識的提升，視頻檔案管理的重要性將深入廣大檔案工作人員的內心，視頻檔案的日常工作將更為規范化、科學化。

（二）建立視頻檔案資料定期審查機制，推動共享

要想進一步推動視頻檔案的規范化管理，還應該在建立定期審查機制方面下功夫，依靠制度建設來進一步加大信息共享的步伐。在審查機制的建設中，要將視頻檔案資料的主要內容、性質、關鍵詞進行必要的梳理，避免出現因為數據混亂影響資料查詢的情況。同時，在定期審查機制中，要將信息共享中的安全建設作為重要內容，做好信息共享中的數據安全建設，最大限度避免出現信息遺漏的情況，還應該定期更換密碼信息，提高視頻檔案的整體安全性能。

（三）統一存儲和查詢的技術標準

在今后的視頻檔案管理中，還要加強對存儲和查詢技術標準的建設，進一步統一硬件和軟件標準。在硬件設施層面，可以根據不同規模的視頻檔案管理機構指定等級不同的設施標準，重點將安全性能較高的硬件設施作為首選，積極做好電子干擾、電子輻射防護方面的預防。在軟件層面，還要對視頻檔案的關鍵詞等信息進行規范處理，必要的情況下可以依托行業協作制定行業內的標準，從而為不同檔案存儲機構之間的信息共享提供必要的支撐。東莞廣播電視臺在2017年開始，與東莞市檔案局合作，投資一千多萬元，對東莞廣播電視臺幾十年來積累下的各種規格的視頻資料進行規范化整理，統一設備型號、統一技術規范、統一檢索級別、統一管理標準，初步實現了規范化管理。

（四）加大培訓力度，推動視頻檔案管理人才隊伍

今后，還要加大視頻檔案管理人才的培訓力度，通過加強專業培訓和業務知識競賽的方式，提高現有的視頻檔案管理人員的綜合素質，確保工作人員的技能水平可以滿足視頻檔案管理需要。在培訓中，要對現有視頻檔案管理人員進行分類的培訓，對一些基礎知識薄弱、計算機掌握不充分的人員，要從基礎操作入手，定期開展階段性的知識檢測，確保培訓取得實效。對一些新引進的具有一定視頻檔案管理基礎的工作人員，要針對一些較為先進的視頻檔案管理知識進行精細化的培訓，從而為提高視頻檔案管理效率奠定堅實的人才保障。

五、結語

本文認為，做好視頻檔案管理的規范化管理意義重大，不僅能夠幫助使用者更快、更為便捷的查詢到信息，達到了通過規范管理提高查詢效率的目的，還能夠進一步規避視頻檔案在保存和使用中的安全性，有利于檔案工作的有序推動。但是，在當前視頻檔案管理中，還存在著很多的問題，例如現有理念更為適合紙質檔案、急需優化理念、視頻檔案資料的利用缺乏機制、不夠系統、硬件設施的技術標準不統一、急需大批精通視頻檔案管理的專業人才等。這些問題已經嚴重制約了視頻檔案管理工作的順利推進，因此要通過提高思想認識、建立視頻檔案資料定期審查機制、統一存儲和查詢的技術標準、加大視頻檔案管理人才隊伍培訓力度等措施，推動視頻檔案的規范化管理。