高職院校安全工作的檔案管理探討

周向東

摘 要：現代社會快速發展，社會各行業都取得了巨大的發展成就，尤其是高職教育事業，近些年來取得了令人矚目的發展成績，但與此同時，高職院校安全工作的檔案管理面臨前所未有的挑戰。高職院校的安全工作檔案主要詳細記錄了學校安全管理信息、學生的檔案信息等，若此項管理工作失當，不僅容易泄漏檔案中的信息，還容易損壞檔案，從而對校園安全產生了負面影響。因此，在高職院校發展過程中，強化安全工作的檔案管理顯得十分重要。本文圍繞高職院校安全工作的檔案管理展開分析，在簡要介紹高職院校安全工作檔案管理基本內容的基礎上，具體分析了重要價值、問題及優化思路。

關鍵詞：高職院校;安全工作;檔案管理

近些年來，我國高職院校隨著社會發展而快速發展，隨之而來的安全工作難度加大，與之相關的安全工作的檔案管理工作難度和負擔不斷增加，給相關工作人員提出來更高的要求。但是，安全工作作為保障高職院校校園安全的重要舉措，若出現問題，必然會影響高職教育的發展，且對學生切身利益也會產生一定的損失。尤其是高職院校安全工作的檔案管理，更是不容出現問題，原因在于安全工作檔案主要記錄了院校安全管理信息和學生的檔案信息，一旦管理工作出現問題，必然會引發一系列負面影響，如泄漏學生檔案信息等。基于此，高職院校要立足于具體的管理問題，予以增強責任意識、加快信息化進程等良策，以此整體提高安全工作的檔案管理水平。

一、高職院校安全工作檔案管理的基本內容概述

1.構成內容

基于系統角度而言，高職院校安全工作檔案管理對象主要分為兩個部分，分別是安全管理情況、安全基本情況，具體如下：

安全管理情況。內容包括：一是獎懲情況記錄;二是安全事故基本情況及其處理過程和結果的記錄;三是安全宣傳及教育培訓記錄;四是安全巡查記錄;五是安全隱患排查及整改記錄;六是安全基礎設施定期檢修和維護記錄;七是其他安全管理情況記錄。

安全基本情況。內容包括：一是校內各類安全基礎實施安裝及維護相關資料;二是校內各類安全應急預案及安全制度的相關資料;三是安全管理人員及相關責任人的崗位職責;四是重點安全區域的情況及院校基本情況;五是各類安全文件資料及年度安全工作計劃、安全考核資料和安全工作總結資料等;六是安全管理部門下發的規范性文件及各級單位法規文件;七是其他與校園安全相關的各類情況材料。

2.具體表現形式

通常而言，高職院校安全工作檔案具體包括兩種表現形式，一是電子檔案;二是紙質檔案。兩種不同的表現形式各有優缺點，在實踐中為了盡可能提升高職院校安全工作檔案管理水平，往往會采取分類處理、共同推進的檔案管理模式進行管理。另外，在高職院校檔案安全工作檔案管理過程中，要采取電子檔案和紙質檔案同時歸檔保管方式，一方面可以有效提高安全工作檔案的安全水平;另一方面紙質檔案和電子檔案同時具備查閱和參考等功效，大幅度提高了安全工作檔案利用價值。

3.安全工作檔案資料的收集工作

高職院校安全工作檔案管理工作中，檔案資料的收集工作作為關鍵環節之一，在實踐中要嚴格按照完整性、真實性進行操作，以此保證所收集的安全工作檔案具有較大的利用價值。同時，檔案資料的收集工作是保證安全工作檔案管理順利進行的重要先決性條件，與其管理水平密切相關。因此，在高職院校安全工作檔案資料收集過程中，要做好兩項工作，首先，嚴格遵守查漏補缺、隨時收集的基本原則，及時收集高職院校安全工作中的各項文件及相關記錄資料，以此保證安全工作檔案資料的完整性。其次，安全工作檔案收集過程中，要保證各項資料具有參考價值且真實可靠，針對高職院校安全工作中的重要事件、重要活動及安全工作職能等文件和材料，要保證全部采集到位，并整理歸檔保存。

二、高職院校安全工作的檔案管理工作的重要價值概述

1.客觀評價高職院校安全工作的原始憑證

高職院校的發展，使得高職院校安全工作面臨巨大的挑戰，而安全工作是高職院校穩定、持續發展的關鍵。為了充分發揮安全工作的效能，推動高職教育穩定發展，要始終堅持做好安全工作檔案管理，并將其作為安全管理的基礎。安全工作檔案資料詳細、全面記錄了高職院校安全工作的開展情況和效果，不僅是高職院校開展安全工作過程的詳細記錄資料，還是院校安全工作決策的依據。除此之外，安全工作檔案信息主要以學校安全工作具體情況的歷史記錄為主，彰顯了院校安保工作的成就和責任。因此，安全工作檔案可以作為高職院校安全工作評價的原始憑證。

2.安全工作檔案是高職院校檔案的核心內容之一

高職院校檔案管理工作作為高職院校管理工作的核心內容之一，安全工作檔案管理是高職院校檔案管理的關鍵環節之一，缺乏安全工作檔案的高職院校檔案管理是不完善的，也會直接影響高校檔案管理水平和質量的提高，同時對高職院校校園安全發展也是極為不利的。基于某種程度而言，高職院校加強安全工作檔案管理，是高職院校安全、穩定發展和高等教育事業快速發展的內在需求。基于此，為了建設高職院校安全校園，高職院校各安全工作檔案管理人員要嚴格按照現行相關規范和制度進行安全工作檔案規范化管理工作，從增強安全工作檔案管理意識、加強安全工作檔案信息化建設、規范安全工作檔案管理過程等方面入手，不斷提升高職院校安全工作檔案管理成效，為更好地發揮安全工作檔案價值奠定良好的基礎。

3.高職院校安全工作規范化的重要助手

高職院校安全工作檔案中，全面、真實記錄了院校安全工作的過程和實踐活動成效，也蘊含了院校安全工作的經驗，可以為高職院校安保人員的具體工作提供完整、可靠的信息，從而有利于院校安全工作水平的提高，這對于促進我國高職院校穩定、安全發展是極為有利的。與此同時，相關人員通過總結高職院校歷史上的安全工作經驗，并從以往的安全工作經驗中探索出一般性規律，可以總結出有效的安全工作應對措施，從而有利于高職院校安全工作水平的提高。因此，安全工作檔案管理是提高安全工作水平和質量的重要助手，對于推進高職院校安全工作規范化發展具有積極的促進作用。

4.推動高職院校依法治校發展

黨的十九大指出，人民日益增長的美好生活需求不單單體現在物質文化上，還體現在環境、安全、民主、法治等方面。上述幾個方面的建設都要法治建設提供保障，即民主、安全等方面，要在法治建設協同推進的情況下，才能保證人民安全、民主等美好愿望得以順利實現。伴隨教育體制的改革發展，各級各類學校發展環境、發展理念及發展方式等都發生了不同程度的變化，迫切要積極響應國家號召，全面推進依法治校，加強現代化學校制度的建設，才能保證各級各類學校適應當前建設社會主義法治國家的基本要求，為教育穩定發展奠定基礎。同時，高職院校全面推進依法治校，是提高學校安全工作法治化水平、維護高職院校各主體合法權益、整體提升高職人才培養質量、實現教育現代化的重要保障。除此之外，安全工作檔案全面、真實記錄了高職院校各項安全工作活動的全過程，當中涉及到安全事項、安全制度、安全要求等，都是高職院校依法治校的重要依據，推動高職教育穩定發展的重要保障。

三、高職院校安全工作檔案管理中現存的主要問題分析

1.安全工作檔案管理意識薄弱

大部分高職院校存在片面思想，即高職院校運行的目的在于培養現代社會所需要的高素質復合型人才，而人才的培養，關鍵在于教育，致使高職院校普遍缺乏安全工作檔案管理意識。這種情況下，高職院校安全工作檔案管理出現一系列問題，如缺乏專職管理人員、檔案管理工作難以落實到位等，導致安全工作檔案易出現漏失、損壞等問題，從而不利于安全工作檔案管理效果的提升。

2.檔案信息化管理程度不高

近些年來，科技和信息技術的快速發展，為社會各行業的快速發展提供了技術保障。尤其是信息技術的發展，為各行業的管理工作效率和效果的提升提供了可能性。由此可見，高職院校安全工作檔案管理加強信息化建設顯得十分重要。但是，現實情況是大部分高職院校安全工作檔案信息化管理程度不高，無法對安全工作檔案實施數字化處理，造成檔案工作以傳統人工操作方式為主，不具有效率的同時，還給檔案管理工作人員增加了工作負擔和難度，遠遠滿足不了當前高職院校安全工作需求，制約了高職院校安全工作檔案價值的開發和利用。

3.缺乏規范化的檔案管理過程

當前，高職院校安全工作管理工作過程中較為混亂，主要是缺乏規范化過程，造成檔案管理出現了一系列問題。一是檔案資料漏失，高職院校安全工作范圍較廣，使得安全工作檔案內容也是十分繁雜，尤其是在日常安全管理工作過程中，會產生大量的新的檔案資料，大部分院校沒有及時收集與整理這些資料，長期如此，容易出現安全工作資料遺失問題，從而給檔案管理產生了負面影響。二是檔案內容混亂，由于高職院校沒有及時收集與整理新產生的安全工作檔案，造成大量不同類型、不同時段的安全工作檔案混雜在一起，甚至于數年的安全工作檔案混雜一起，從而使得要檢索檔案時，無法從中快速檢索到所需要的檔案，不利于檔案利用價值的開發。三是檔案分類不合理，部分高職院校在檔案收集整理過程中，沒有對檔案進行合理的分類，造成檔案管理工作人員在歸檔工作存在較大的操作難度，不利于后續檔案檢索使用。

四、高職院校安全工作檔案管理的優化思路分析

1.增強安全工作檔案管理意識

高職院校安全工作檔案管理效果和效率的提升，關鍵在于管理意識的強化。意識的強化可以讓人們意識到安全工作檔案管理的重要性，從而自覺按照相關制度和規定進行規范操作，進而有利于工作效率和效果的提高。對于高職院校安全工作檔案管理而言，亦是如此，只有增強檔案管理人員的意識，才能高質高效做好檔案工作。首先，強化教職工責任意識，恪守“誰主管、誰負責，誰建檔、誰管理”的基本原則，將各項工作責任落實到具體的個人，一方面可以極大地調動工作人員的積極性;另一方面安全工作檔案管理出現紕漏可以及時明確第一責任人，便于追究相關人員責任，可以快速責令相關人員解決問題，從而有利于高職院校安全工作效率和質量的提高。

2.加強安全工作檔案信息化建設

信息化時代，高職院校安全工作檔案管理加強信息化建設，是提高安全工作檔案管理水平和質量的重要手段，也是檔案管理工作進一步發展的重要手段。因此，高職院校在安全工作檔案管理工作過程中，要深刻認識信息化管理的重要性，并在實踐中重視加大資金投入力度，為信息化建設購置先進的軟硬件設施。同時，為了更好地促進檔案管理信息化建設，要重視網絡技術開發與利用，意味著高職院校要除了在資金扶持之外，還要重視技術人員的支持，為安全工作檔案工作的數字化管理提供保障。另外，高職院校檔案管理信息化建設過程中，要強調檔案安全管理系統的完善，原因在于安全工作檔案信息化管理面臨巨大的安全挑戰，若出現安全問題，會造成檔案出現篡改、非法盜用等問題，不利于保障檔案管理質量的提升，且不利于保障高職院校學生的切身利益。

3.規范安全工作檔案管理過程

現階段，高職院校安全工作檔案管理之所以存在資料混亂現象，是因為安全工作檔案管理過程中，缺乏規范的檔案管理過程，造成各管理人員在具體的工作中，缺乏一個規范的參考依據，使得一些具體操作存在較大的隨意性，且因檔案管理人員個人因素的影響，使得各項檔案管理工作存在較大的差異性，無法保證安全工作檔案管理的各環節工作有機銜接起來。不僅不利于安全工作檔案管理效率的提升，還會制約安全工作檔案資料的完善。因此，高職院校要立足于安全工作檔案管理現狀，進一步完善安全工作檔案管理過程，確保檔案類別可以覆蓋學生管理工作的各個方面，以此保證檔案內容的完整性。同時，在規范的管理過程中，可以保證檔案分類歸檔，減少了檔案歸檔工作難度，且有利于檔案后期檢索使用，從而有利于檔案管理水平的提高。

五、結語

綜上，高職院校安全工作檔案管理的強化，可以促進高職院校安全、穩定發展。因此，高職院校有必要立足于安全工作檔案管理現狀，予以加強信息化建設、規范安全工作檔案管理過程等良策，促進高職院校法治化發展。

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（作者單位：菏澤家政職業學院）