信息時代企業檔案管理工作創新

莊靜

摘 要：隨著信息化技術的不斷發展，各行業領域中計算機技術、數字化技術等先進技術得到廣泛應用，其中也極大地影響了企業檔案管理工作。目前，電子檔案的運用使檔案管理工作效率大幅度提升，為企業的可持續發展奠定了堅實的基礎。由于受到傳統檔案管理模式的影響，檔案管理工作仍面臨著新形勢下工作創新的新要求，為了能夠更好地適應企業及社會發展需求，需要對檔案管理工作的創新予以重視。本文就信息化時代背景下，檔案管理工作現狀以及創新的必要性進行分析，并對相應的創新策略進行探討。

關鍵詞：信息時代;企業檔案管理;創新

在信息化時代背景下，網絡信息技術在各行業領域中得到廣泛應用，在企業檔案管理中，檔案資料作為重要的信息資源，其利用價值也越來越受到重視，因此需要通過檔案管理水平的提高，使檔案信息的有效利用率提升，在企業發展中充分發揮其作用，其中企業檔案管理工作加強網絡信息化建設至關重要，進一步促進檔案管理工作的有效創新。

一、信息化檔案管理概述

通過現代網絡信息技術在檔案管理工作中的應用，通過兩者的不斷深度融合，借助計算機對各類資料數據進行采集、整理、加工，有利于后期信息資料的開發利用，更好地在企業發展建設中充分發揮作用。因此，在信息時代，傳統的檔案管理模式需要改革和創新，從以往的繁瑣、低效率的人工方式向快捷、高效的智能信息化方式轉變，使檔案管理工作效率有效提高。另外，檔案管理信息化工作主要涉及建設檔案管理基礎設、信息化建設細則規范化、構建資源管理平臺、開發系統軟件幾方面內容。

在進行檔案基礎設施建設中，需要圍繞信息化、數字化、現代化的建設核心，對資源平臺進行有效構建，使國家與企業之間的聯動得以強化，從而進一步促進信息化檔案基礎管理平臺的建立，同時通過分級制以及規范化細則的建設，結合企業自身實際情況，根據國家相關法律法規，對規范標準進行制定。另外，在進行資源管理建設時，需要高效整合檔案管理資源，對檔案管理中心進行構建，確保檔案資源的全面性、有效性和完善性。基于現代科學技術，對檔安管理系統軟件進行開發建設，強化軟件功能，使系統軟件的實效性有效提高。

二、檔案管理工作創新必要性分析

1.網絡時代發展的要求

隨著網絡信息技術在各行業領域以及人們生活各個層面的廣泛滲透，企業的可持續發展對于檔案信息的需求越來越高，傳統的檔案管理模式也無法適應信息時代背景下檔案發展需求，因此通過信息網絡技術的引入，對檔案管理工作進行有效創新勢在必行。檔案管理資源的數學化、自動化得以實現，進一步使檔案管理工作有序開展，有利于檔案管理工作的自身價值最大化體現。

2.檔案管理工作的需要

檔案管理工作主要針對企業長期發展過程中所積累的各類寶貴資料和信息，通過有效整理、分類、處理等，為相關使用者提供相應的信息使用服務。企業所保存的資料和信息不斷增加，傳統的檔案管理模式和方式已無法適應海量資源信息的處理，導致相關管理人員工作量加大，管理效果降低的情況。另外，傳統的紙質保存方式的弊端日益凸現，不利于查詢服務質量的提升，導致檔案資料的利用率降低，使檔案使用價值喪失。因此，在檔案管理工作中，通過資料信息的數字化、電子化，能夠有效實現檔案資料的共享，并通過計算機對檔案資料進行自動分類、處理，使檔案管理工作人員的工作量有效減少，檔案資料使用者能夠借助高效檢索技術，利用相關的查閱平臺獲得有效的資料信息。

三、檔案管理工作現狀

1.檔案管理人員專業素質不強

目前，不少企業對于檔案管理工作仍存在著重視度不足的情況，普遍停留在資源保管的層面，缺乏現代化的管理手段和方式，導致各類資料無法在企業發展中充分發揮作用。另外，由于相關管理制度的缺失，導致資料無法及時地收集和保存，造成資料丟失、損壞等情況，使企業遭受一定損失。企業對檔案管理工作缺乏重視，也使檔案管理人員對自身工作的重要性認識度不足，管理人員的專業素質不高，導致資料利用率下降。

2. 缺乏檔案信息標準化和規范化

檔案信息的標準化和規范化是檔案信息化建設的重要前提。不少企業的檔案管理工作只對信息資料進行簡單收集、分類和整理，未按照國家相關規定和方法進行統一的檔案資料分類、編碼、歸檔及備案，同時也缺乏相應的檢索工具，相關使用人員無法有效利用檔案資料，導致資料的價值無法發揮。

檔案資料不僅只局限于紙質類型，其還包括了其他材質，如絲帛等檔案類型。因此，在檔案管理運輸過程中，一旦出現管理不當的情況，極容易造成檔案資料的損毀，對其使用和開發價值造成不利影響。在傳統檔案管理工作中，針對信息資源的處理、存儲方面較為簡單，大多保存方式與紙質檔案保存方式相同，但在實際保存過程中，部分材質檔案資源對存放環境有著較高的要求，如存放在陽光直射的地方，容易出現氧化等問題，會導致信息資源無法發揮作用。因此，傳統檔案管理方式需要耗費大量的物力、人力，并且工作效率較低。

3.重視程度不足

不少企業中缺乏專門的檔案管理部門，即使設置有專門的檔案管理部門，其中的檔案管理人員大多采用其他部門人員兼任，缺乏檔案管理的專業知識和技能，導致在實際檔案管理中，管理工作缺乏有序性、規范性。

4.檔案資料利用率不高

因企業領導及檔案管理相關人員對檔案管理工作缺乏重視，對檔案管理工作的重要性認識度不足，使檔案資料的有效利用率不高，同時在檔案管理工作中，人員配備以及資金投入力度相比較少，也導致檔案管理水平受到影響。

隨著企業的經營發展，檔案信息資源不斷增加，使工作人員的工作量大幅度提高，需要耗費大量時間進行檔案資源的收集、整理和編輯以及歸檔等。傳統的查閱過程也需要耗費大量時間去查找，一旦出現孤本檔案紙質損壞的情況，還需要花費時間進行修復，使檔案資源的利用率降低。

四、影響工作創新的因素分析

1.管理理念落后、服務意識淡薄

因受傳統檔案管理模式和方式的影響，不少企業檔案管理理念落后，相關人員服務意識薄弱，導致管理工作效率較低，同時在管理工作中缺乏現代化信息技術的運用，檔案資料管理工作的有效性、全面性以及安全性不足，檔案資料無法有效實現共享，導致檔案資料利用價值受到影響，同時檔案管理工作人員素質較低也對管理工作創新造成影響。

2.檔案管理體系陳舊

目前，在不少企業檔案管理中，相關的檔案管理體系不健全，缺乏統一的管理機制，以及相關管理人員專業技術水平不足，對檔案管理信息化建設造成一定阻礙。隨著信息技術的發展，檔案管理體系和模式創新成為有效保障企業可持續發展的關鍵，提高檔案管理效率和利用率成為亟待解決的問題。

3.檔案管理模式的不完善

隨著信息技術和計算機網絡的快速發展，人們獲取信息資源的渠道和途徑越來越廣，信息使用效率提高，而信息查詢費用減少。傳統的檔案管理模式的局限性，導致信息獲取難度相對較大，檔案信息資源利用價值降低，所以對檔案信息資源管理模式予以創新，使檔案信息資源實現共享勢在必行。但由于不少企業檔案管理工作中計算機技術以及信息化技術應用力度不足，缺乏相關管理標準和規范，信息資源開發利用滯后，服務方式靈活性不足等，對檔案信息資源的有效開發利用造成阻礙。

五、檔案管理工作的創新策略

1. 提升管理人員服務意識

在信息化時代背景下，企業檔案管理工作應積極轉變管理理念，為檔案管理工作的創新發展奠定堅實的基礎，并在日常管理過程中，通過全新管理理念的運用，進一步促進檔案管理工作的數字化、信息化、現代化發展。同時，管理人員應對檔案信息化管理加強重視，保持科學發展觀，并將其作為工作指導思想，使檔案管理工作與信息化技術有效融合。相關管理人員還應加強創新意識，對檔案資料開發利用的重要性提高認識，確保管理理念能夠更好地適應企業發展的步伐，使管理的時效性提高，使檔案資源能夠在企業可持續發展中充分發揮價值和作用。

在檔案管理工作中，提高工作人員的服務意識至關重要，其直接影響著檔案管理人員的工作態度和工作方式。檔案作為企業重大歷史事件以及經驗總結的重要資料，有著較高的參考和保存價值，能夠為企業可持續發展提供重要依據。工作人員具備良好的服務意識和工作態度，能夠充分保障檔案資料利用價值的有效發揮和長期保存。隨著信息化技術的發展，檔案管理逐漸朝著數字化、電子化方向發展，通過電子資料的存儲、整理， 以及檔案管理平臺的構建，對各信息資源進行有效整合，使網站資源共享得以實現，通過在線檔案資料的網絡服務，使檔案的使用率提高，進一步發揮檔案使用價值。

2. 改進管理模式

在企業檔案管理中，應加強先進計算機技術和網絡技術的應用，對現代化檔案資源管理模式進行構建，使現有檔案資源最大化利用得以實現。企業各部門應與檔案管理部門加強合作和交流，確保檔案資料的全面性、有效性和真實性，并進一步完善檔案管理制度。另外，通過網絡平臺的構建，提高檔案信息資源的有效利用率。

在信息時代為背景下，應對信息化檔案管理模式進一步優化，有效促進檔案管理工作的有序發展。相關管理人員積極轉變觀念的同時，需要進一步創新檔案管理模式，有效提高檔案服務水平和質量。針對傳統檔案管理模式過于分散，無法對各階層需求予以有效滿足的情況，應加強整合檔案資料，形成統一化管理，并按照不同類型、不同部門等進行細分，有效簡化管理流程。加強檔案管理系統的規范化和科學化，管理人員應對檔案管理工作中各項細則予以明確，嚴格按照相關要求進行規范化處理，信息化檔案管理模式和管理系統得以優化和完善。

加強檔案管理工作與現代先進科學技術的有效融合，基于檔案管理工作的實際情況，采取循序漸進的原則，使檔案管理的信息化建設得到逐步實現轉變。對資料庫進行構建時，分級化檔案管理資料庫以及綜合性檔案管理資料庫的有效建設并協調配合，能夠使信息化檔案管理平臺得以有效形成，檔案管理水平和工作效率大幅度提升。通過共享化的檔案平臺的構建，能夠實現使各單位部門資源的實時有效共享，使檔案管理查詢的繁瑣性減少，使傳統檔案查詢受到的空間及時間限制得以打破。最后，還需要加強信息化檔案管理反饋機制的健全和完善，通過及時反饋檔案管理工作中存在的問題，進一步優化檔案管理資源配置，使檔案資源利用率得以切實提高。

3.檔案人員綜合素質提升

企業檔案管理工作人員綜合素質提高對于有效保證檔案管理服務水平有著重要的影響。首先，需要提高工作人員對檔案管理工作重要性的認識，完善檔案管理制度，使工作人員的管理觀念得以創新，使工作責任心有效提高。其次，企業應定期組織工作人員進行專業技能和管理知識的培訓，使其綜合素質和專業技能提高，對檔案管理工作人員的知識結構進行更新，對計算機技術和信息化技術予以充分了解和掌握，為檔案管理的信息化建設奠定堅實的基礎。再次，企業需要加強專業人才的引進，使檔案管理工作人員的整體素質提高。最后，為了有效調動檔案管理人員的工作積極性，應制定相應的激勵及獎懲制度，對檔案管理工作進行有效規范，使檔案管理水平有效提升，資料信息的有效性、全面性和真實性得以有效保證。

4. 強化檔案信息化建設

在企業檔案管理中，應加快信息化建設速度，使管理人員勞動強度降低，工作效率提高。在信息時化背景下，檔案管理的數字化、信息化是檔案工作的必然發展趨勢。隨著企業的不斷發展，資料增加速度越來越快，需要對檔案管理模式和方式進行創新。可通過紙質文件掃描等方式，進一步形成電子文件，首先，需要確保檔案管理的辦公自動化的實現。其次，在檔案管理與網絡信息技術有效融合，進一步促進信息資源共享的實現。通過信息網絡平臺的建設，相關使用者能夠隨時隨地實現對所需資料的查詢、瀏覽、訪問以及下載，使檔案檢索利用率有效提高，檔案管理服務水平和質量提升。最后，各部門應積極配合，企業加大資金投入力度，對先進的軟硬件設備和管理軟件進行配置，加強企業內部辦公自動化系統的設計與建設，進一步加強檔案管理信息化建設， 使資料信息的利用價值得以充分發揮。

六、結束語

在信息時代背景下，企業應對檔案管理工作加強重視，對傳統的管理觀念予以轉變，積極接受現代技術和新的管理理念，使工作人員的理念更新，增強服務意識，對檔案管理工作進行改進和創新，在加強新技術應用的同時，加強檔案資源管理的規范化管理，不斷拓展檔案資源，強化檔案安全保障體系，促進檔案資源的共享，使檔案資料使用價值實現最大化。

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（作者單位：延安城市建設投資（集團）有限責任公司）