新時期人事檔案管理信息化建設分析

李慧霞

摘要：目前，我國社會信息化管理水平逐漸提升，在人事檔案管理方面，傳統的管理方式將無法滿足社會的需求?；诖?，該文將探討如何提高新時期人事檔案管理信息化建設這一問題，提出幾個有助于促進人事檔案管理信息化建設的策略，有效促進社會經濟快速發展。

關鍵詞：人事檔案;管理信息化;信息化建設

改革開放以來，我國社會居民的生活方式和生活水平發生改變，互聯網時代的到來給社會各個領域帶來了新的發展機遇和挑戰。因此，為了快速適應社會的變革，在信息化時代，想要推動社會各企業單位的快速發展，就需要做好人事檔案管理信息化建設。

1 人事檔案信息化管理的重要意義

信息時代的到來使得人們足不出戶就能通過互聯網收集到社會各方面的信息資源，節省了大量工作時間。人事檔案管理信息化就是通過互聯網科學技術，對人事資源進行規范化處理和信息化管理，使得管理人員后期能夠更方便的使用人事資源。

在信息化發展快速的當今社會，大數據時代的到來使得信息管理極為重要，信息的價值不可估量。因此，合理利用并管理信息數據，能夠更快推進單位甚至國家的快速發展。在人事檔案方面，有效的管理人事檔案信息能夠快速推進部門各方面的發展。社會各部門需要摒棄傳統的人事檔案管理方法，引進科學的信息化管理技術，對人事檔案信息進行動態化存儲管理，摒棄傳統的紙質信息存儲管理，改用電子信息存儲管理，進入全面的信息數字化操作模式，減輕部門工作人員的工作壓力，提高工作效率。

引用信息化的人事檔案管理方式，有助于信息資源的共享，加強各部門之間的信息聯系，對信息加以利用，能夠給公司創造出更多的價值。和傳統的人事檔案信息管理方法相比較，新時期的人事檔案信息化管理更加簡單方便，具有流動性和高效性，人事檔案信息化管理給更多的社會人才創造了機會，能夠保證公司人才最大化利用，有效推動各部門經濟快速發展。

2 新時期人事檔案管理中存在的不足

首先，社會各部門對人事檔案管理的重視程度不夠，認為傳統的管理方法就能合理的管理好人事檔案，殊不知采用傳統的管理方法，不積極引用信息化管理技術，給公司造成了很大的損失，嚴重阻礙社會的進步。其次，由于不夠重視企業人事檔案的管理，導致當下的人事檔案和以前的人事檔案混淆在一起，使得無法合理的完善和建立管理制度。由于之前對人事檔案管理不合理，使得一些信息資源不準確、不完整，導致工作人員無法精確的保存檔案信息。因此，要想合理管理人事檔案信息，需要各部門切實關注這個問題。再次，由于信息化人事檔案管理技術還沒有滲透到各部門內部，使得新時期人事檔案管理基礎設施缺乏，人事檔案信息數據系統不完整，存在較大的信息安全漏洞。當前我國各個單位信息數據庫存在很多不足，人事信息數據不完整，而且工作人員對信息的更新不及時，沒有意識到信息化人事檔案管理的重要性，從而沒有著手制定行之有效的管理策略，使得各單位無法快速適應當下的科技發展速度。最后，由于不重視人事檔案的信息化管理，當前社會各單位人事檔案管理人員素質普遍不高，管理技術和方法有很大的欠缺，工作人員整體管理水平達不到社會的發展所需水平。

3 新時期人事檔案信息化管理策略

完善人事檔案管理制度。傳統的人事檔案管理效率和效果低下，究其原因，是因為沒有制定科學合理的管理制度，長期下來，檔案管理工作人員工作水平得不到提升，企業的經濟發展就受到了很大的影響。因此，要想推動企業經濟快速發展，就需要從企業的人事檔案管理方面入手，對企業的人事檔案資源進行合理規劃和存儲，最大化利用公司人才，培養其長處為公司帶來最大的效益。

要想達到社會人事檔案信息化管理要求的水平，需要企業管理人員制定完善的人事檔案管理機制，檔案管理人員要明確自己的職責，充分利用當下的互聯網科學技術，合理管理企業人事檔案信息資源，推動企業經濟發展。例如，為了有效的管理公司人事檔案信息資源，合理并充分利用各部門人才，企業高層可以根據《干部人事檔案管理工作條例》，并結合實際的工作需要，一步步的健全公司的《干部管理檔案制度》《人事信息檔案管理保密制度》《人事檔案信息安全制度》以及《計算機信息管理制度》等相關制度規定，要求所有企業工作人員按照相關制度，嚴格執行人事檔案信息管理工作，百分百避免公司人事檔案信息出現丟失、混淆等情況。除了建立完善的規章制度以外，各企業還需要完善人事檔案管理信息化檢查制度，公司上級要嚴格按照制度標準，對下級檔案管理人員進行監督，并定期對人事檔案信息化管理工作進行檢查，及時通報檢查結果，保證檢查結果公正公開，真正的將企業人事檔案信息化管理工作落實。只有通過這樣嚴格的制定制定和執行，才能有效避免企業人才流失，將人才用到實處，促進企業經濟快速發展。

加強基礎設施建設?；A設施是保證一切工作順利進行的基礎，人事檔案管理也不例外。公司高層管理人員要積極加大對人事檔案信息管理的資金投入力度，對各項管理技術進行升級，務必滿足人事檔案工作人員硬件和軟件需求。例如，提供電腦和掃描儀，人事檔案工作人員能夠錄入相關信息，并對信息進行合理的分析、整理和存儲，這樣一來，大大提高了工作人員工作效率，還能保證信息的安全性和完整性。企業需要定時的更新各項設備，使得設備能夠滿足工作人員使用需求，先進的設備對企業人事檔案信息化的建立起著決定性作用，工作人員利用設備，能夠出色的完成企業的檔案管理任務。給人事檔案工作人員提供優質的基礎設備并建立完整的網絡信息管理系統，能夠保證且企業人事檔案信息的絕對安全，通過計算機之間的信息輸送，實現了人事檔案數據信息的信息化管理，提高信息管理效率，讓人事檔案管理者認同自己。

創建優秀管理隊伍。要想推動人事檔案管理信息化，需要管理人員具備較高的思想道德素質，企業需要定期對人事檔案管理工作者進行思想教育和技能培訓，將其培養成高素質、具備專業管理技術的人才，從而推動企業人事檔案的信息化管理。

如何提高企業人事檔案管理人員的整體素質，是企業高層管理人員需要考慮的問題。例如，高層管理人員可以采取集中學習、自主學習以及相互研討等方式，對企業人事檔案管理者進行培訓。另外，還可以定期組織講座，邀請相關領導或者專家到企業進行思想宣講，有效提高企業人事檔案管理者素質水平，推動管理人員自身發展。

對人事檔案進行有效信息化安全維護。人事檔案定義為與家庭人員工作情況和個人社會經歷等各方面相關的記載，，屬于一個比較完整的個人信息存儲檔案，檔案關系到每個人的自身利益。因此，為了有效保障公司人事的信息利益安全，企業需要保證各部門人事的信息安全性，加強人事檔案信息安全防護。首先，為了保證人事檔案的信息安全性，企業高層領導需要特別重視公司網絡安全監測工作，定期對公司人事檔案信息進行安全性檢測，發現安全漏洞及時修正。其次，出現信息安全漏洞就需要制定有效的應對措施，比如設置安全密碼等，有效防止公司人才信息外漏，造成巨大的損失。最后，建議企業高層給人事檔案管理部門配備先進的信息訪問控制軟件系統，例如可以通過防火墻等設置訪問權限，加強信息安全管理，可以有效保障人事檔案信息的安全性，保證企業快速穩定的發展。

加強各部門之間的信息交流。幾乎所有的企業當中，人事檔案管理部門都只作為公司的一個小部門，這個部門具有很多上級部門和同一級別的部門，企業是一個大的整體，其發展離不開各個部門的協作共進。因此，要想保證人事檔案管理部門的高效運行，應當將其與其他部門聯絡起來，進行頻繁的信息溝通，建立有效的部門協調機制，從而可以保證人事檔案的信息化管理。另外，企業人事檔案管理各部門之間也需要加強聯系和溝通，明確各級部門之間的職責權限，不得越權也不能無視自己部門的任務，其他部門需要積極配合人事檔案管理部門的日常工作，好讓人事管理部門進行科學的信息數據收集和管理，最終建立完善有序的人事檔案信息化管理機制。

總的來說，社會經濟的快速發展離不開各公司部門的信息化管理，信息化管理是人事檔案管理的基本。在平時的工作當中，各領導要積極引進信息化人事檔案管理制度，對人事檔案管理提出嚴格要求，加快公司人事檔案管理信息化建設，推動公司以及社會的快速發展。

參考文獻

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