關于智慧辦公服務發展的思考及服務設計

李靜

摘? 要：在信息化高速發展的背景下，各行各業都離不開網絡的運行，智慧辦公是隨著社會不斷發展出現的新產物，其哲理就是通過先進的云計算、大數據、智能感應等數字化技術，結合自控設備與平臺，實現辦公場所和辦公流程的智能化運營和管理。本文主要介紹傳統辦公在實際中的弊端以及智慧辦公服務設計和產業鏈發展，分析智慧辦公服務發展在實際應用中的具體情況。

關鍵詞：智慧辦公;服務發展;服務設計

引言：

傳統的辦公方式已經受到了很多人的抨擊，人們越來越追求多元化的辦公手段，智慧辦公是針對傳統辦公在實際應用中的各種問題進行綜合整理和研究而來，在一定程度上解決了辦公人員的共性煩惱。現在很多大型企業把智慧辦公運用到實際中，保證了準確性、時效性和智能性，又在一定程度上做到了節省成本，有效堵塞了很多管理漏洞，從整體上提高了員工工作效率，有利于企業保持強有力的核心競爭力，對企業發展具有非常大的推進作用。

一、傳統辦公服務的現狀

1、對身體的影響

現在很多辦公人員大多都是坐姿面對電腦工作，長此以往就會導致眼睛干澀、身體肩關節和腰間盤突出，由于活動量不大也會產生抵抗力差等問題，這些都是傳統辦公影響員工身體方面的弊端因素。

2、心理上的負擔

很多業務部門的辦公人員長期有業務量壓力，就會給心理帶了一定的負擔，每天都處于緊張的狀態下工作，一直忙于提高自身業績，無形中就加大了心理上的壓力。

3、人力和設備成本較高

傳統的辦公崗位工作量較大，往往需要采用兩個以上員工一起工作，每個員工都需要配有電腦、電話等設備，以確保完成每天的工作量，保證企業正常運轉。這就造成企業費用開支相對較高，額外增加了企業的經濟負擔。

4、網絡設施安全性較低，容易資料被盜

企業內部資料是一個企業發展戰略、內部管理、競爭策略等重大事項的載體，關乎企業的穩定發展，且內容繁雜，數量持續增長。傳統電腦因其自身限制，很大程度上網絡設施安全性低，電腦內部資料很容易被同行或者黑客偷襲，給企業發展造成嚴重損失，甚至直接導致企業的衰老滅亡，這些都是傳統辦公服務下的弊端。

二、智慧辦公服務設計

1、生理指標檢測服務

從使用者的角度出發，安全、舒適、高效、經濟是辦公體驗的核心需求。智慧辦公服務生理指標設計，是對員工身體指標進行檢測，時刻監管員工身體狀態，旨在緩解員工在工作中的不適狀態，讓其保持最佳狀態，從而提高工作效率。例如：在座椅中放入感應器，員工坐姿不正確或者坐的時間超過一小時，就發出聲音提醒員工起來活動;員工每天對著電腦，眼睛易眼疲勞或者干澀，智慧辦公可以根據員工電腦工作時間，提醒員工做眼保健操或者閉目養神休息。還可以對員工進行心理健康調查，全方位了解近期的工作、狀態、環境等信息，掌握員工的工作狀態，根據每個員工的不同數據指標進行心理健康輔導，采用一些員工喜愛的方式進行互動，以此來降低工作上帶來的壓力和煩惱，讓員工全身心投入到工作中。在健康方面，還可以和保健機構、健身房等合作，讓員工在閑暇時間可以改善身體機能，提高身體免疫力，以飽滿的熱情投入到工作中。員工在良好的環境下工作也能激發內心潛力，更好地為企業做貢獻。

2、智慧辦公空間服務設計

傳統辦公室常年固定布局，員工每天在辦公室工作沒有新鮮感，只是簡單機械重復，缺乏工作的熱情和主動性。智慧辦公空間設計是充分考慮員工需求，員工可以根據自己的喜好和心情，選擇不同空間進行工作，讓每天的辦公都能充滿驚喜和樂趣，這種設計可以充分調動員工主觀能動性，提高辦公效率和心理體驗，激發最佳工作狀態。智慧辦公空間的各種系統都高度智能化，對辦公室的環境、氣溫、噪音等因素進行實時監測，一旦將要超過正常指數，就要自行調整到最佳的狀態，所有的操作全部智能化，一方面不會影響員工的工作，另一方面也能讓所有員工處于一個最佳的空間下進行工作。

3、智慧辦公效率服務設計

員工工作內容很多，但是工作時間有限，要在有限的時間保證完成所有工作或者更多的工作任務，必須節約時間、提升效率。例如：可以讓考勤優化，現在很多企業還是以打卡記錄考勤為主，上下班高峰時就會出現消極等待的現象，導致時間浪費。考勤優化可以在公司門口進行員工人臉識別，員工只需要正對儀器就能自動生成出勤信息，不僅節省了打卡時間，還減少了考勤人員的工作量。企業開會期間，傳統工作要提前進行資料打印分發，還涉及一些多媒體的運用，但是智慧辦公只需連接公司內部的無線就可以實現一鍵投屏，省去了很多繁瑣的準備工作，大大提高了工作效率和會議效果。

4、智慧辦公集成服務設計

隨著科技的發展，目前企業已基本建立了辦公自動化系統，實行了公文的在線流轉處理，但是與生產經營、財務管理、人力資源、內部事項審批等系統相對分離，用戶需要獨立的賬號、密碼才能登陸。智慧辦公集成是企業信息化的高級階段，旨在解決多系統之間數據的統一性和關聯性問題，連接各系統信息孤島，實現各業務系統的融合協調發展，充分利用大數據資源，實現信息的互通共享，提高工作效率和質量。

三、結束語

總而言之，傳統辦公方式已經越來越不適應現在社會發展要求，員工在辦公期間處于生理和心理上的舒適狀態，有利于提升工作效率。隨著科技的發展，智慧辦公服務出現在人們視野中，是針對辦公人員的人性化服務，符合現代辦公理念，是與時俱進的現代化產物，給企業的發展帶來了非常有利的優勢。

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