如何有效提升國有企業職工檔案管理水平

付思宙　余耿民

國有企業職工檔案管理是企業人力資源管理工作的基礎工作，通過加強人力資源檔案管理工作，可以促進企業職工價值的發揮。在當前國有企業深化改革的大背景下，提升人力資源管理水平也成為了改革的重要目標。而要達到這一目標，就必須要先加強職工檔案的管理工作，以便為人力資源優化配置提供基礎保障。

職工檔案管理工作是一項考驗人力資源管理者細心和耐心的工作，不僅需要做好每個職工的信息采集和錄入，還需要進行系統的分類管理，以確保人事檔案在后期的調取和管理工作中可以高效運行。新世紀以來，檔案管理也逐步進入了信息化的時代，這極大的提高了檔案管理工作效率。但是對人力資源工作者的專業能力也提出了更高的要求。因此，如何通過有效的手段，加強職工檔案管理水平，以促進和提升現階段國有企業人力資源管理的整體實力，成為了當前檔案管理工作者研究的重要課題。

加強國有企業職工

檔案管理的必要性

是保障職工基本權益的客觀需求

國有企業職工的人事檔案記錄著員工的個人經歷、工作作風，是員工工作記錄的憑證、依據，也是企業招聘新員工是的重要參考內容。職工在企業內辦理各種手續時也都需要用到自身的職工檔案。例如職工工作變動、醫保、繼續教育培訓、職稱評審等。職工的檔案是審查核實個人工作履歷最直接最關鍵的憑證，人事檔案具有法律效應，其對于每一個職工而言都很重要，因此這些檔案內容必須嚴謹準確。如果檔案管理出現遺失、錯漏等問題，很容易影響職工各種權益。進而影響他們的正常工作，不利于企業的穩定團結。

是提升企業人力資源管理水平的基本手段

在任何企業的運行過程中，人員的流動和崗位變動都是正常情況，都是為了更好的發揮職工的內在價值，促使其為企業創造更多的經濟效益。所以，為了充分發揮員工的內在價值，就必須要加強人事檔案管理，這樣才可以在企業進行人力資源再配置的過程中，根據最真實全面的職工信息，進行人員調配，以確保企業內部人力資源的配置最優化。從另一個層面來說，因為這些職工檔案需要記錄職工進入企業后的工作表現，某種程度上也是對員工行為的一種約束，可以監督和記錄職工的職業操守，為企業人力資源管理工作帶來更多方便。

國有企業職工檔案

管理工作中存在的問題

檔案管理工作理念落后，流程繁瑣

長期以來國有企業內部一直存在著少做少錯的工作心態，基于這種原因，所以很多工作人員都缺乏對工作的熱情、積極性，也缺乏學習和創新。在檔案管理工作中表現的尤為明顯，許多人事檔案管理工作人員墨守成規、疏于學習，秉持著干好干壞一個樣，工作只求過得去的心態來工作。墨守成規造成了檔案管理工作的工作理念的落后。在部分工作人員看來，檔案只要不丟失、不外泄、做好分類也就足夠了，完全沒有意識到到在新時期新形勢下，僅僅做到這些是不夠的。并且，僅做到這種程度還會讓部分工作人員感到疲于奔命，這主要是因為檔案管理工作流程比較繁瑣。經過了十幾年的累積，許多國有企業的檔案都已經積累了滿滿的幾箱甚至幾個屋子，這些紙質檔案部分還未進行信息化處理，所以整理、儲藏和查詢都是很不方便的。對工作人員來說，如果查詢以前紙質的舊檔案，還要提前預約，如果不提前預約，很難在短時間內調出檔案，總之就是整個調取檔案的流程非常繁瑣耗時。

信息化建設程度不高

目前，部分國有企業內部的職工檔案管理工作中，還存在著信息化建設程度不高，人事檔案信息化錄入不及時等問題。例如部分企業還在采用紙質檔案的管理方式，這種傳統的檔案管理方式比較簡單，但是隨著時間的推移，檔案數量越來越多，不便于調取，紙質檔案老化、受潮等問題時有發生。這些檔案一旦損壞，就無法重新修復了，會給企業人力資源管理工作打來極大的不便。另一方面，對于已經采用信息化技術進行檔案管理的企業，信息化建設程度不高，導致整個檔案管理系統功能少、結構不合理、安全性差，信息調取程序繁瑣等問題依然突出。低水平的檔案信息化平臺，無法充分發揮信息化管理的優勢，不利于提升檔案管理水平和人力資源利用率。

檔案管理人員自身素質問題

國有企業的檔案管理工作其實是一門專門的學科，很多高等院校也都開設有檔案管理這一學科。但是由于歷史原因，部分國有企業內的檔案管理工作人員，并沒有接受過專業的檔案管理教育或繼續教育，工作中缺乏專業素養，沒有先進的的檔案管理理念，無法應對信息化浪潮下，檔案信息化建設的基本需求。其次，由于部分企業長期以來，對職工檔案管理工作不夠重視，所以，從事人事檔案管理的工作人員，在工作態度上也缺乏嚴謹的工作態度。須知道，有時候一字之差，便是天淵之別，會對職工的升遷和職稱評審等造成巨大的影響。

加強職工檔案管理的有效途徑分析

創新和改革檔案管理方式

檔案管理水平的高低會直接影響國有企業人力資源的管理水平，進而影響企業的經濟效益。因此，我們必須摒除落后思想，加強學習和創新，結合工作實際情況，對檔案管理工作方式和工作理念進行創新和改革。首先，可以組織在職人員加強繼續教育的培訓，學習先進的檔案管理技術，并結合企業實際情況進行吸收和調整，在工作中進行應用。其次，要引進優秀的青年檔案管理人才，激發團隊活力和創造力，企業檔案改革工作注入新鮮血液。最后，要樹立以人為本的檔案管理理念，不斷完善檔案管理與服務工作。

建設檔案管理信息化平臺，提升信息化水平

在建設檔案管理信息化平臺的過程中，首先，我們應該加大部門投入，確保資金充裕，可以購買質量合格的計算機產品和軟件產品。其次，在平臺建設的過程中，我們需要購買正版軟件，以確保軟件的運行穩定。對于需要信息化定制服務的，必須要選擇那些行業內口碑好的供應商。最后，應該組織檔案室工作人員進行集中培訓學習，讓他們熟悉設備的操作和應用軟件進行信息處理和檔案分類保存的流程，將檔案進行更為細化的分類，妥善保存。

加強職業技能和職業道德培訓

新時期的檔案工作人員必須要具備三點基本需求，第一就是要有很強的檔案管理知識理論和和實踐能力。第二就是要了解計算機技術，能夠操作和運行信息化平臺。第三就是要具有良好的職業道德和法律意識，可以保障檔案管理工作的保密性。企業應該針對這三個方面加強對于檔案管理人員的培訓力度。加強檔案管理知識理論培訓，就是要求員工可以學習最新的管理理念，以便應用到自身工作當中，加強創新，提高工作效率。加強計算機技術培訓，是為了讓員工適應新時期新環境下，檔案信息化建設帶來的挑戰，從而可以從容的應對日常工作中操作電腦操作網絡等需求。另外，要定期開展思想教育工作，增強員工的使命感、責任感以及法律意識，確保他們在實際工作中可以禁得住誘惑，不會為了利益，將檔案外泄或篡改。

總之，提升人力資源管理水平是提升企業管理水平的重要內容，而加強企業職工檔案管理是提升人力資源管理水平的基礎。在市場競爭日益激烈的今天，國有企業必須充分認識到職工檔案管理工作的重要性，積極采取多種手段，加強職工檔案管理系統建設，努力提升自身人力資源管理水平。只有這樣，才能更好的發揮職工的作用，提高人員利用率，為企業創造出更多的價值和提升企業的核心競爭力。

（撫州市土地儲備中心）