管理會計(jì)思想在物資集中采購管理中的應(yīng)用探討

吳娟

集中采購管理在集團(tuán)公司的推廣產(chǎn)生了明顯的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)，但在其實(shí)施過程中依然存在不少問題，影響了集中采購管理的效率。本文將管理會計(jì)思想引入集中采購管理中，利用管理會計(jì)的核心概念“兩個(gè)系統(tǒng)”來研究集中采購管理的各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)及物資采購中主體之間的關(guān)系，為解決實(shí)現(xiàn)價(jià)值增值、提升集中采購管理效率提供建設(shè)性意見。

隨著集中采購管理思想的推出與優(yōu)化，越來越多的集團(tuán)公司加入運(yùn)用集中采購管理政策的行列，某集團(tuán)公司也追隨其中，積極探索符合所屬行業(yè)的集中采購管理思路、理念和方法，在整個(gè)集團(tuán)內(nèi)部成立子公司專門從事具體的重要物資和原材料的采購管理，有效的發(fā)揮了集團(tuán)化、規(guī)模化和專業(yè)化的優(yōu)勢，降低了運(yùn)營成本，提高了采購效益。

集中采購管理存在的問題

當(dāng)前某集團(tuán)公司的物資集中采購管理運(yùn)行時(shí)間較長，且充分利用行業(yè)的特殊性形成了專用物資集中采購的統(tǒng)一管理模式，對物資集中采購起到了良好的促進(jìn)作用。但是在具體實(shí)施過程中還存在一些管理上的缺陷和不足。尤其是作為物資集中采購的牽頭單位，在處理和責(zé)任單位以及集團(tuán)總部之間的關(guān)系，在實(shí)現(xiàn)物資采購的過程中存在或整體或局部方面的管理缺陷，在提高集中采購管理效率上還需要投入更多的資源和關(guān)注。

缺少物資采購的整體規(guī)劃

物資采購缺乏一個(gè)完整規(guī)范的采購制度，目前是直接由各責(zé)任單位根據(jù)自身生產(chǎn)進(jìn)度提出的物資采購計(jì)劃，采購計(jì)劃存在臨時(shí)性和突然性。。在牽頭部門匯總采購計(jì)劃的過程中，物資采購計(jì)劃的合并度不高。

物資采購滿意度不高

由于采購物資種類的多樣化特征，某些物資的質(zhì)量穩(wěn)定性不高，某些物資的采購渠道缺乏，影響集中采購的管理效果，另外各責(zé)任單位對物資集中采購管理效率存在疑義，對物資采購結(jié)果滿意度不高。

緊急采購需求響應(yīng)速度慢

當(dāng)出現(xiàn)采購需求時(shí)，由于責(zé)任單位須將采購計(jì)劃傳遞至物資采購單位，物資采購單位再和供應(yīng)商訂立采購訂單，由于時(shí)間和空間上的距離，使物資采購單位對責(zé)任單位的緊急需求無法做到快速響應(yīng)。在責(zé)任單位與物資采購單位之間的信息暢通度不夠，物資采購計(jì)劃傳遞出現(xiàn)錯(cuò)漏和延誤，導(dǎo)致物資采購延誤。

資金支持力度不大

物資集中采購區(qū)別于分散采購，它綜合了眾多的物資采購計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)物資的集中配置，需要的資金資源同樣需要集中管理。但是目前物資集中采購的資金分散到各責(zé)任單位單獨(dú)管理，物資采購單位的資金回籠效率與物資結(jié)算效率均處于較低的水平。

管理會計(jì)思想的應(yīng)用分析

管理會計(jì)是通過財(cái)務(wù)信息與非財(cái)務(wù)信息的提供，形成便利于組織內(nèi)部之間的信息溝通與組織控制，增強(qiáng)組織的內(nèi)部控制能力和自我調(diào)整能力，進(jìn)一步為管理者做出理性決策形成有效的控制系統(tǒng)基礎(chǔ)，從而達(dá)到企業(yè)價(jià)值增值的目的。簡單來說，管理會計(jì)可以歸結(jié)為“一個(gè)目標(biāo)”和“兩個(gè)系統(tǒng)”，“一個(gè)目標(biāo)”就是價(jià)值增值，“兩個(gè)系統(tǒng)”就是信息支持系統(tǒng)和會計(jì)控制系統(tǒng)。采購作為企業(yè)生產(chǎn)過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，運(yùn)用兩個(gè)系統(tǒng)分析物資集中采購有重要意義。

集中采購的信息支持系統(tǒng)分析

集中采購是物流、資金流和信息流三種資源流動的過程，從責(zé)任單位的采購計(jì)劃傳遞開始，信息流的流動就開始產(chǎn)生。計(jì)劃傳遞至物資采購單位，經(jīng)過加工匯總傳遞給采購人員。采購人員根據(jù)詢價(jià)信息，制定采購計(jì)劃傳遞給供應(yīng)商。供應(yīng)商根據(jù)交貨期要求生產(chǎn)物資并交付。物資采購單位將物資交付責(zé)任單位，完成物資結(jié)算信息的傳遞。責(zé)任單位辦理物資入庫及資金支付，傳遞資金流支付信息，形成一個(gè)完整的信息支持過程。

物流的交付形成了集中采購的重要利益均衡。首先責(zé)任單位對物資的交付進(jìn)度要求會促使物資采購單位對采購的時(shí)間性要求提高，計(jì)劃信息的傳遞速度將隨之加快。同樣，物資的交付進(jìn)度要求會促使物資采購單位加強(qiáng)對前期物資采購結(jié)算信息及資金回籠信息的傳遞，以保證新物資采購的順利完成。責(zé)任單位和物資采購單位之間處于相對的利益均衡。其次，物資采購單位對物資的交付進(jìn)度要求會促使供應(yīng)商提高對物資生產(chǎn)的時(shí)間性要求，物資交貨時(shí)間及物資信息傳遞速度也將隨之加快。

集中采購的會計(jì)控制系統(tǒng)分析

管理會計(jì)控制系統(tǒng)一般通過預(yù)算管理等參與企業(yè)經(jīng)營管理過程的控制。但集中采購的會計(jì)控制系統(tǒng)具有其獨(dú)特的特征，從物資采購單位來看，要從三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行控制與實(shí)施。

人力資源控制

人力資源控制從物資采購單位的計(jì)劃、采購人員開始。計(jì)劃人員負(fù)責(zé)整合外部物資采購計(jì)劃，要向采購人員及時(shí)下達(dá)采購計(jì)劃，是控制合理庫存水平的關(guān)鍵。實(shí)際存貨水平能考核計(jì)劃人員的工作效率。采購人員執(zhí)行采購計(jì)劃，并對供應(yīng)商物資的交付管控，對物資采購的價(jià)格信息等應(yīng)具有高度敏感性。采購人員應(yīng)及時(shí)更新產(chǎn)品信息，保證物資采購進(jìn)度。

物資交付控制

物資交付過程控制從采購計(jì)劃控制開始，物資采購單位通過采購計(jì)劃控制供應(yīng)商的物資數(shù)量、金額和交貨日期，并對物資的質(zhì)量進(jìn)行過程控制，控制的關(guān)鍵是到貨合格率等。根據(jù)責(zé)任單位提供的物資采購計(jì)劃，物資采購單位與其簽訂完善的物資銷售合同，依據(jù)簽訂的物資銷售合同控制物資的交付，控制的關(guān)鍵是物資出庫交貨期等。

資金收付控制

資金的流動速度是反映集中采購效率的重要指標(biāo)，資金收付控制主要在于資金的回籠和利用。集中采購所需要的資金規(guī)模受物資采購規(guī)模影響較大，從物資交付開始，相應(yīng)發(fā)生資金的流動，物資采購單位根據(jù)物資交付單據(jù)要求責(zé)任單位支付資金，根據(jù)物資入庫單據(jù)向供應(yīng)商支付資金。

集中采購管理的改善建議

管理會計(jì)的目標(biāo)是價(jià)值增值，集中采購管理與管理會計(jì)思想的有機(jī)結(jié)合，有助于進(jìn)一步理解集中采購管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)，從以下方面提供改善建議，實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值增值和集中管理水平的提升。

建立規(guī)范的集采平臺，保持“統(tǒng)一”

物資采購計(jì)劃是信息流傳遞的起點(diǎn)，形成規(guī)范的物資采購計(jì)劃平臺，規(guī)范采購計(jì)劃的提交，有助于采購計(jì)劃的匯總和分解。物資采購計(jì)劃經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)格式的編制，便于在信息傳遞過程的理解和信息交換，下達(dá)后也能得到物資采購單位的快速響應(yīng)。通過規(guī)范的集中采購計(jì)劃編制形成數(shù)量集中的買方競爭優(yōu)勢，在物資采購談判過程中獲得優(yōu)惠的采購價(jià)格，形成直接采購成本的降低，提高經(jīng)濟(jì)效益。

完善采購運(yùn)行體系，打好“地基”

物資采購單位搭建集中采購運(yùn)營體系時(shí)，就明確了清晰的采購運(yùn)作流程，正如總所周知的“默克模式”一樣，如蓋房子般在房頂引入了供應(yīng)商的評估和選擇體系，以采購管理及內(nèi)控體系作為房子的梁柱支撐，然后左右各開一門，左邊一進(jìn)為客戶的輸入，右邊一出為客戶的輸出。最后以合同管理體系和供應(yīng)商績效管理體系作為房子的地基。

保證相對利益均衡，促進(jìn)“溝通”

物資集中采購實(shí)質(zhì)上是一種服務(wù)的供給，物資采購單位承擔(dān)這一職能過程中首先應(yīng)獲取集團(tuán)公司的資金支持，避免責(zé)任單位的資金擠占，其次要強(qiáng)化自身采購服務(wù)質(zhì)量，主動與責(zé)任單位溝通生產(chǎn)進(jìn)度需求，為物資采購提供優(yōu)化方案，從而在與責(zé)任單位物資采購交易過程中維持相對的利益均衡。只有在物資采購單位和責(zé)任單位之間形成良性的雙向溝通，才能促進(jìn)集中采購穩(wěn)定健康的發(fā)展。

建立信息共享平臺，分享“收益”

集中采購管理以后，物資采購單位通過匯總的物資采購計(jì)劃進(jìn)行物資采購，采購過程中所生成的各種信息流形成了一個(gè)巨大的信息集合。如果將這些零散的、不同系統(tǒng)、不同區(qū)域的信息快速整合處理，形成完善的物資采購信息庫;再通過進(jìn)一步整合采購業(yè)務(wù)相關(guān)的產(chǎn)品信息、供應(yīng)商信息、行業(yè)發(fā)展動態(tài)、行業(yè)競爭情況等，建立物資采購信息共享平臺，降低采購的信息成本。通過對物資采購數(shù)據(jù)的延伸利用，使責(zé)任單位及時(shí)知悉物資采購信息動態(tài)，為產(chǎn)品在設(shè)計(jì)選型時(shí)提供重要依據(jù)，達(dá)到降低成本的目的。

（湖北航天技術(shù)研究院計(jì)量測試技術(shù)研究所）