大數據技術在檔案管理中的應用初探

王彩霞

摘要：現代社會的科技水平已經達到了一定程度的先進水平，而且現如今在各個領域和行業當中已經有圖片的應用和推廣，尤其是大數據技術在我國重要領域當中的應用，不僅提升了工作質量和效率，而且能夠更好地滿足現代城市發展的需求，進一步提升我國企業的核心競爭力。本文，主要針對大數據技術在檔案管理工作當中的應用措施進行分析和探討。

關鍵詞：大數據技術;檔案管理;管理模式

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）27-0039-02

開放科學（資源服務）標識碼（OSID）：

傳統檔案管理工作的方式主要是紙質檔案管理。雖然這種方式為我國檔案信息的收集和處理工作帶來了一定的便利，但是，面對著大數據時代到來的沖擊和影響傳統的檔案管理方式已經不能很好地適應現代社會的各種需求。為了結合我國現代社會未來發展方向提出的各項要求，那么就需要積極開展檔案管理工作的轉型工作，下文主要針對大數據技術在檔案管理工作當中的應用進行分析，能夠幫助我們充分了解到目前需要完善的問題。

1 大數據技術應用于檔案管理的重要性

首先，我們要對大數據技術在檔案管理工作當中的重要性和意義進行分析和闡述，這樣能夠幫助我們充分了解大數據技術背景下的檔案管理工作所發生的變化。檔案管理工作對社會經濟的發展本身就有特別積極的影響和作用，主要負責對社會各個行業的信息數據進行整合和處理，但是傳統檔案管理方式，由于過度依賴人工操作，可能會存在效率降低，準確性較差的情況。而且傳統檔案管理方式本身就需要耗費較高的成本，對于現代企業來說，已經不是那么容易被接納。現如今大數據技術在檔案管理工作當中的應用，能夠滿足不同企業對答案管理提出的不同需求，以下主要從三個方面來分析具體的對于檔案管理工作的作用和影響。

1.1滿足智慧城市發展需要

首先，建設信息化城市在當今社會當中都是非常重要的一個問題，不僅需要提高對科學技術的投入和研究，而且需要在不同地區建立不同規模的信息化智慧城市。而智慧城市所負責的主要是對各行各業乃至整個社會涉及的海量數據和信息進行科學化的處理和整合，根據對數據信息的處理結果，能夠有效地預測整個城市未來的發展。而且通過某些領域信息數據的調查和了解，能夠幫助我們充分了解到發展經濟過程當中存在的問題，從而及時做好應對措施的準備工作。檔案管理工作與該理念就是十分契合的，在某種程度上結合了大數據技術的檔案管理工作能夠更好地滿足智慧城市發展和建設的需求，借助大數據技術來對各項信息數據進行，有效地整合和分類能夠幫助該領域相關工作人員，隨時隨地的快速查詢獲取信息，這樣就能夠有效提升大數據技術背景下的檔案管理信息化水平。

1.2 滿足檔案管理信息化需要

在我國傳統檔案管理工作當中，往往會應用紙質檔案的方式來對信息數據進行儲存。雖然這種方式為我國檔案管理工作做出了巨大的貢獻，而且是我國傳統檔案管理工作的基礎，但是這種方式仍然存在，許多需要完善的地方傳統紙質檔案本身對于工作人員來說就存在查詢比較困難的問題，甚至有時候會需要耗費一定的人力和物力才能夠查詢到自己想要了解的信息，這樣就是與我們本身建立檔案管理工作部門的理念是相悖逆的。我們需要檔案管理的原因，就是能夠為我們提供一種查找和處理信息數據的快捷的方式。但是，傳統紙質檔案存儲時間往往較短，不能很好地滿足人們的需求，而且容易丟失等等缺點都無法滿足現代社會對答案管理工作提出的要求和標準。因此，現代檔案管理工作必須要借助大數據技術，作為最主要的技術支撐和理論支撐。這樣才能夠更好地建立一個檔案信息化管理平臺和系統，從而能夠為廣大用戶提供多元化的服務。

1.3 滿足檔案存儲信息化要求

在我國傳統檔案管理工作當中，檔案數據的量是一定的，這是因為傳統的檔案存儲數量是固定不變的，而且存在一定的局限性，但是隨著數據化時代的到來，各行各業對大數據信息提出了更高的要求，因此，大存儲數量相比之前發生了巨大的變化。不僅檔案存儲，數量發生指數型增長，而且檔案的信息程度也相比之前變得更加復雜，因此現代檔案管理人員面對著很大的挑戰。在應用大數據技術的基礎上，我國能夠建立相比之前更加完善的云端電子檔案數據平臺和系統，云端電子檔案數據庫，能夠收納更多的海量信息數據。而且不僅能夠對信息進行梳理和歸納分類，還能夠根據信息數據的屬性以及性質挖掘信息存在的價值。通過對數據背后隱藏信息的分析，能夠進一步利用海量信息數據，從而為各行各業提供更大的幫助，通過這種方式，就能夠更好地滿足檔案存儲信息化的要求，進一步提升對檔案信息數據的利用率，而且能夠減少對人力物力財力的耗費。

2 大數據技術應用于檔案管理的具體操作

上文針對大數據技術在我國檔案管理工作當中的應用的重要性和意義進行了分析和闡述，從一定程度上來說，在大數據技術的支撐下，檔案管理工作能夠相比之前，進一步提升工作質量和效率，而且通過對檔案管理模式的優化，能夠更好地保證信息數據的完整性和安全性，這對于我國各行各業來說，都是提升企業核心競爭力的基礎，因此，必須要確保檔案管理工作，合理運用大數據技術。那么下文將對具體操作進行分析。

2.1 構建云端存儲

首先，檔案管理工作在運用大數據技術之前必須要做好充分的準備工作，這個準備環節就包括構建良好的云端存儲空間。相關工作人員必須要確保存儲空間是充足的，這樣才能夠保證建立云端信息存儲庫的要求。如果存儲空間過小的話，不僅信息存儲數量不能夠達到要求和標準，還有可能會造成部分數據信息，不能夠完整的被呈現和整理。現如今為了滿足智慧城市的建立和發展，我們就必須建立云存儲空間，云技術在現代領域當中應用的十分普遍，而且是實施檔案管理工作的最基礎的條件。這主要是通過網絡語言的方式來對各種信息數據進行儲存，儲存的空間主要是網絡終端信息管理系統。通過這種方式不僅能夠進一步擴大信息存儲空間收納更多海量信息，而且還能夠進一步保證檔案信息的完整性和安全性。相關工作人員可以對檔案進行動態式分析和記錄，這樣能夠為廣大用戶提供多元化的服務，從而滿足他們對信息服務提出的需求。相關工作人員要想建立云存儲模式，就必須要做好云端檔案管理的硬件基礎配置工作，這主要是根據實際情況來適當增加檔案管理硬件的信息存儲量，而且要根據實際需求添加檔案管理需要的配套軟件設施，這樣才能夠更好地去開展對海量信息數據的收集處理以及分析工作。云存儲的方式能夠滿足更多的信息對象，相比之前不僅能夠對單一的文字信息進行存儲和處理，而且還能夠對經過處理的圖片、視頻以及聲音進行完整的存儲，這樣就能夠有效擴大檔案管理的存儲范圍。在建立云存儲管理平臺和系統之前，必須要時刻保持與國家終端檔案管理系統的連接，這樣才能夠對檔案信息進行雙重存儲，進一步提升信息的安全性和完整性。

2.2 增強數據分析服務

大數據技術在檔案管理工作當中應用的主要體現就是能夠對涉及的海量信息數據進行完整而深入的分析，通過對大量信息數據的深入的挖掘，能夠發現數據背后潛藏的價值，從而能夠為企業和社會提供更多有價值的信息。數據分析是整個檔案管理工作當中一個必要的環節。這個環節當中需要為廣大用戶提供數據分析服務，為了更好地滿足廣大用戶的檔案管理工作提出的各類需求，那么就需要充分了解現代檔案管理工作能夠提供的分析服務的特征。在應用大數據技術的基礎上，但管理工作必須要對云端數據的分析能力進行有效的提升，這樣才能夠接受并分析和處理更加復雜的數據信息，而且能夠在短時間內為用戶提供他們想要了解的內容。那么就需要進一步增強數據分析服務，通過這種方式不僅能夠針對目前單一的數據庫信息分析服務進行積極的優化，能夠隨時結合用戶的實際需求，去提升檔案管理的服務質量。而且還能夠將多種檔案管理系統進行科學的整合，從而擴大信息整合的范圍，能夠將各種類型有聯系的信息數據放在一起進行分析。通過這種方式就能夠有效提升對信息數據的分析的工作質量和效率，更好地滿足廣大用戶對信息分析提出的及時服務，能夠幫助他們在短時間內就能夠查詢到自己想要了解的內容。

2.3 提升數據檢索能力

大數據技術在其他行業當中的應用的比較突出的一個特點，就是提升了數據檢索的效率。同樣的，大數據技術在檔案管理工作當中的應用也能夠提供這項服務。隨著現代社會的發展，各行各業都以一種快節奏的方式向前發展，人們也對信息數據的查閱服務提出了更高的標準和要求。因此，傳統紙質檔案管理工作已經不能很好地滿足現代社會發展的需求，因為傳統紙質檔案管理模式，所設置的檔案信息檢索服務比較復雜。主要方式就是通過建立檔案管理檢索目錄，然后讓用戶根據自己的需求，在目錄上尋找對應的頁碼。這種方式對于用戶來說，要想在眾多大的信息當中，快速找到自己需求的那份信息數據還是非常復雜的。而且在一定程度上這種信息數據檢索的流程還存在一定的困難。因此，針對這種問題，現代檔案管理工作在結合大數據技術的基礎上進行了優化。通過建立一個系統化的檔案信息管理平臺，能夠根據不同信息數據的性質和屬性對它們進行科學歸納的分類，或者是根據不同的關鍵詞進行分類，這樣就能夠讓用戶通過搜索引擎來進行不同的搜索，從而獲取自己想要了解的信息，通過這種檢索方式的優化和改革能夠相比之前有效提升用戶的檢索效率。而且大數據技術研究人員還能夠在檔案管理工作當中，應用一定的可視化分析技術，這樣就能夠借助圖表來為廣大用戶提供信息的發展方向。這對于企業分析未來發展情況來說是非常有幫助的一項服務，而且還能夠借助這種技術來對信息數據進行特殊化處理，從而幫助企業建立科學的數據分析預測模型，進一步提升數據檢索的寬度和深度，通過這樣的改革和優化能夠有效提升檔案管理的檢索能力水平。

3 結束語

綜上所述，檔案管理工作對各行各業的發展都發揮著不可磨滅的作用和影響，在應用現代大數據技術的基礎上，能夠進一步完善檔案管理系統，提高對信息數據的存儲工作的安全性和完整性。

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【通聯編輯：李雅琪】