大數據背景下電子信息檔案管理創新研究

陸霽虹

摘要：檔案管理對企業發展的影響非常大，基于大數據背景，企業檔案管理實現電子化，必須高效存儲和管理電子化檔案，然而多數電子信息檔案管理還存在問題，整體管理效率及質量不高，未充分發揮出信息化管理平臺的作用，從而影響檔案管理效益。此次研究主要是探討分析電子信息檔案在大數據背景下的創新化管理，希望能夠對相關人員起到參考性價值。

關鍵詞：大數據背景;電子信息檔案;管理創新

通過分析當前發展能夠看出，隨著大數據時代的到來，對電子信息檔案管理的優化影響非常大，能夠各行業領域穩步發展，還能夠全面提升電子信息檔案的管理水平。同時可以為企業提供制度保障，彌補傳統電子信息檔案管理存在的問題。因此，企業應當轉變傳統的管理理念，按照時代發展要求，對電子信息檔案管理進行優化創新，推廣應用先進的管理理念和方法。

1、基于大數據背景的電子信息檔案管理創新優勢

第一，為企業提供信息安全保障。信息檔案中涉及到較多企業的重要核心信息，因此多數信息的具備法律效力，不管是信息檔案的丟失或者損毀，都會影響企業的健康穩定發展。通過優化電子信息檔案管理模式，能夠提升文件資料內容查閱的便捷性，還能夠落實各項保護措施，防止檔案資料查閱期間出現損壞和泄漏問題，全面維護檔案資料的保密性。

第二，維護行業健康發展，提供基礎保障。通過優化電子信息檔案管理工作，有助于提升檔案管理效率與質量，還能夠減輕工作負擔，從根本上促進電子信息檔案管理的現代化發展。此外，提升電子信息檔案的信息化水平，能夠及時補充檔案文件的缺失問題，便捷性非常強。應用此種管理模式，還能夠借助于計算機系統制定統一化標準，優化智能化管理內容，為電子信息檔案管理提出較多規范，為標準化管理奠定良好基礎。

第三，維護社會穩定發展。通過分析發展現狀可知，多數信息都是采用電子化方式存儲到信息系統內，該類信息不僅密切關聯于公民的生活與工作，也關系到公民的隱私。當客戶檔案信息被泄露部分人員還會通過信息謀劃犯罪活動，從而影響社會的穩定和諧發展。所以，為了確保公民信息安全，社會穩定發展，必須優化創新電子信息檔案管理，同時做好深入研究與分析。

2、企業電子信息檔案管理的現狀與問題

2.1? 檔案管理設施與技術落后

對于企業發展來說，建設檔案管理團隊時，缺乏專業的檔案管理人員，現有人員的管理技術落后，沒有熟練掌握計算機操作技術和網絡技術。企業在開展檔案信息化管理工作時，必須加大計算機系統的技術支持。雖然大多數企業都具有檔案管理信息系統，然而卻不注重人事管理的設備與成本投入，從而導致技術手段落后，部分企業人工管理方式傳統，無法展現出檔案資料的優勢，對企業發展的影響非常大。

2.2? 檔案管理制度不完善

現階段，多數企業缺乏完善的檔案管理制度，從而導致檔案資料收集和檔案管理的規范性不足，極易出現信息資料收集不齊和檔案缺失問題。此外，企業在應用和評估檔案時，所應用的方法不具備合理性，不能全面展現出檔案的應用價值。

2.3? 檔案管理人員的業務素質參差不齊

當前，我國多數企業的檔案管理人員沒有特別要求專職人員，電子化保單推進過程中，未明確電子檔案介質存儲管理的落地部門，從而降低檔案資料的管理效率與規范化。由于企業檔案管理人員年齡結構偏大，企業檔案管理人員缺乏接受系統化培訓與教育，缺乏及時提升檔案專業繼續教育知識體系，且仍然采用傳統檔案管理方式居多，信息化水平不足。

2.4? 缺乏信息化建設規范體系

通過對企業檔案信息化建設現狀分析可知，多數工作內容還不太完善，且信息化建設工作存在重技術研究，輕標準和制度配套的現象，技術與管理脫節，造成管理滯后。主要表現在以下方面：第一，各項制度的系統性不足，各規范標準之間有待銜接和互補;第二，規范體系結構上不完整，一些涉及電子文件歸檔和電子檔案管理關鍵環節、核心技術與特殊格式標準不完備;第三，現有規范應用不足，在實際工作中，現有的一些標準沒有得到充分的推廣應用，部分規范的權威性和認可度不高。這些問題的存在一定程度上造成了檔案信息化管理剛性不足、保障缺位、監管薄弱的現象，對檔案信息化建設進程造成極大影響。所以管理人員必須及時更新檔案規范體系，以此滿足信息化建設需求。

3、基于大數據背景的電子檔案管理創新對策

3.1? 加大檔案設備和技術的投入力度

在大數據時代背景下，企業為了全面處理經營管理問題，不僅要提升檔案管理硬件設備投入，還應當加大軟件系統建設與應用。在建立電子檔案管理專業團隊時，既要配置專業的電子檔案管理人員，還需要配置專業的計算機技術人才，這樣才能夠全面提升電子檔案管理質量。

3.2? 優化完善檔案管理制度

企業在收集、整理和提取檔案資料信息時，需要應用一體化控制模式，提升將考核機制落實到電子檔案管理工作中。基于大數據設備環境，檔案管理人員必須鞏固自身專業知識，提升管理技能，適應時代發展需求。同時還應當督促其他部門人員，共同參與到電子檔案管理工作中，全面調動管理積極性。

3.3? 提升檔案管理人員的業務素質

大數據技術的廣泛應用，傳統檔案管理模式無法滿足企業和社會發展需求，必須創新和優化電子檔案管理，以此提升管理人員的綜合素質。在具體操作期間，通過以下措施予以改進：第一，電子檔案管理管理應當加強時代意識，能夠確保自身知識水平與技能水平符合時代要求，同時滿足大數據發展要求;第二，電子檔案管理人員還應當熟練應用大數據技術，通過先進技術開發和利用檔案數據，全面擴展電子檔案的應用范圍。

3.4? 提升檔案管理數據的安全性

在大數據時代下開展檔案管理工作，應當全面發揮出網絡平臺的應用優勢，以此建立檔案管理軟件平臺。在具體建設期間，首先應當完善電子檔案管理信息化水平，建立大數據網絡平臺。同時發揮出大數據平臺的應用優勢張，優化整合相關業務，改善原有工作流程。在完成檔案數據采集后，需要使用高清晰度掃描儀將數據傳輸到管理平臺上，確保信息資源的利用率。數字化信息平臺的建立還應當連接上級網絡和互聯網，這樣可以及時更新和升級應用軟件。在大數據社會環境下，對電子檔案管理的制度要求進行嚴格控制，全面維護檔案信息的安全性。

4、結束語

綜上所述，在大數據時代背景下，應用傳統電子信息檔案管理模式無法滿足時代要求。企業生產經營中會產生大量電子信息檔案資料，會相應加劇檔案管理壓力，所以必須應用現代化管理理念和方法。基于大數據背景，應當深入探索和研究電子信息檔案管理的創新路徑，例如加大檔案設備和技術的投入力度、優化完善檔案管理制度、提升檔案管理人員的業務素質、提升檔案管理數據的安全性，從根本上促進電子信息檔案管理工作的穩定發展。

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