網絡時代電子檔案管理與利用存在的問題及對策

陳相艷

摘 要： 在當今網絡時代，電子檔案逐步代替傳統紙版檔案，新的檔案存儲方式也帶來新的問題，如何有效的管理與利用電子檔案成為一個熱門課題，本文對網絡時代電子檔案管理與利用存在的問題及對策加以闡述。

關鍵詞： 網絡時代;電子檔案管理與利用;問題及對策

【中圖分類號】G475 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.32.285

隨著時代發展，對信息傳播的速度要求越來越快，傳統的紙版電子檔案已無法適應快速發展的社會，研究以網絡技術為基礎的電子檔案管理與利用，是能否快速傳遞信息的關鍵，實際工作使用中電子檔案管理與利用也存在諸多弊端，針對電子檔案管理與利用的弊端，提出相應的解決對策，希望在網絡時代下電子檔案管理與利用的效率得以提升。

1 電子檔案概述

電子檔案是通過電腦、儲存卡等設備進行儲存，文檔與紙版檔案相對應，通常是文字、圖片、視頻等方式進行歸檔分類存儲，主要將紙版檔案轉化為電子信息進行管理，實現了紙版檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理。

2 電子檔案管理與利用存在的弊端

2.1 電子檔案管理落后

網絡時代下，電子檔案雖然已經普及，但電子檔案管理還是比較落后的，沒有系統有效的管理方式，目前大部分對電子檔案持有以下幾種態度，一部分人只相信紙版檔案，對電子檔案認可度不高，不信任電子電子檔案，認為電子檔案只是單純的電子文件。還有部分人完全信賴網絡信息技術，因為電子檔案使用簡單、快捷，全部都使用電子檔案，將需要的檔案錄入電腦等設備后沒有進行備份，也沒有保留紙版檔案，電腦損壞或被人惡意攻擊時電腦內部程序如果損壞文件就會丟失，除此之外，還有一部分人對所有電子檔案，紙版檔案全部進行備份儲存，導致空間被大量占用，沒有合理有效的運用資源，導致電子檔案沒有表現出應有的優勢。

2.2 電子檔案存儲技術問題

當代計算機信息技術不斷發展，電腦硬件與電子檔案管理的軟件不斷優化、改進，與此對應的檔案管理機構也應緊跟網絡發展步伐對電子檔案管理的軟件產品進行更新換代，檔案軟件更新后可能會出現各種各樣的bug，比如信息無法讀取、不能識別，電子檔案管理軟件與系統不兼容無法使用等情況，此時就需要專業計算機技術人員緊急修復電子檔案管理軟件的bug，電子檔案信息的儲存是將文字、圖像、聲音等信息以數字化形式儲存在計算機中，技術人員應對此問題，解決其無法識別、無法讀取、不兼容性等問題，如果技術人員無法解決現有的bug，其又影響軟件的正常使用，應將軟件恢復到初始版本[1]。

2.3 電子信息的讀取性

電子檔案與紙版檔案有很大差別，紙版檔案記錄檔案信息的紙張、書本保存完好時，紙版檔案的可讀性就會得到充分保證，但電子檔案不同，存儲信息的硬盤、儲存卡看起來保存的很好，但是由于、信息加密、計算機語言編碼、硬件方式等微小變化都會引起檔案的可讀性，最為嚴重的是信息完全無法被讀取。數字信息技術的快速發展使得新的計算機系統取代舊的計算機系統，而新的計算機系統代替舊的計算機系統又有著資金成本、研發時間、技術突破等問題。電子檔案管理與利用中的新問題，即計算機系統的運轉與電子檔案信息的數字編碼形式之間的兼容性會更加嚴峻。

3 電子檔案管理與利用存在的問題的解決對策

3.1 建立新的電子檔案管理體系

電子檔案擬稿、上傳、儲存和分類歸檔工作時，檔案管理人員需要對電子檔案保存，做好存儲計劃及注意事項，按照步驟進行電子檔案的存儲，并對后續電子檔案保存建立完善的保護機制，從而達到電子檔案全面統一管理的目標。不同類型機關單位需要做好電子檔案統一化管理工作，結合電子檔案存儲計劃按照相關要求做好電子檔案的存儲工作，電子檔案管理的工作人員應積極配合相關政府機構做好電子檔案監督、審查工作，做好電子檔案管理工作，以此達到電子檔案長期保存的目的。電子檔案管理人員要盡可能聘用熟悉電子信息技術的人員，不同機構電子檔案管理工作人員需要做到完全一致化檔案管理工作，從基礎上創建電子檔案管理機制，以保證電子檔案的存儲被合理有效管理。同時還要聯系當今網絡時代需要創建區域式電子檔案管理基地，和有關政府部門高效配合起來，對于有待推敲和調查工作困難的電子檔案，辦好電子檔案管理監查工作，為有關政府部門電子檔案管理工作提供新的思路[2]。

3.2 提高電子檔案的網絡可靠性

網絡時代的來臨，計算機網絡在日常生活中所占比例越來越大，防止電子檔案信息泄露的網絡隱患一直存在。網絡上非常容易受到軟件病毒的攻擊及不法分子的惡意訪問，將電子檔案修改、刪除、竊取，為了保證網絡安全，需國家制定相關法律法規，以限制不法分子對電子檔案的竊取，同時建立安全的網絡環境，比如引進先進的信息安全技術，建立網絡防火墻，對計算機定時殺毒、更新、升級都可以對信息的保護起到作用。現實生活中時常發生電子檔案被竊取的案例，因此保證網絡環境的可靠性才能保證電子檔案不被非法分子竊取。同時還要對內部檔案管理工作人員嚴格審查，確保內部電子檔案管理體系完善[3]。

3.3 電子檔案管理工作人才儲備

電子檔案對管理人員的專業技能需求增強，不僅需要檔案管理的相關知識，也需要電子信息技術的知識，所以必須加強對電子檔案管理工作人員技術培養，從各大高校引進電子檔案管理人才，同時聘請電子檔案管理專家對工作者不定期培訓其專業技能，引進國外先進電子檔案管理體系，建立完善的考核制度，對電子檔案管理工作者定期考核，提升專業素質。

總結：綜上所述，伴隨我國網絡信息技術的快速進步，檔案管理也隨之發生變化，傳統的紙版檔案查找資料效率低下，電子檔案逐步取代紙版檔案已成為發展趨勢。電子檔案管理與利用需要全方位進行考慮，建立合理有效的電子檔案管理體系是基礎，其次，電子檔案的網絡安全，電子檔案管理人員工作能力培養也是重中之重。國家相關的網絡安全法律法規是電子檔案安全存儲的保證。

參考文獻

[1] 王冬梅.電子檔案數字化管理的優缺點及其提高管理水平的措施[J].信息記錄材料，2018，19（07）：109-110.

[2] 劉建.數字時代背景下機關電子文件檔案管理利用研究[J].蘭臺內外，2020（21）：30.

[3] 李麗麗.電子檔案數字化管理的優缺點及提高管理水平的措施[J].僑園，2019（06）：148-149.