機關(guān)政工檔案管理創(chuàng)新經(jīng)驗分析

紀(jì)義坤

【摘要】機關(guān)政工檔案管理是機關(guān)單位管理中的重要組成部分，對其進行管理能夠使機關(guān)單位對自身的發(fā)展有較為詳細的認識，方便為后期發(fā)展做出科學(xué)合理的規(guī)劃。而機關(guān)單位因受政府管控，代表國家意志，其內(nèi)部的檔案會涉及國家機密，必須對其進行穩(wěn)妥的管理。機關(guān)政工檔案管理工作在實際中，仍然存在諸多亟待解決的問題，因此，機關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)人員需要采取合理的措施來將這些問題解決，提升機關(guān)政工檔案管理的效率。分析了機關(guān)政工檔案管理工作中存在的問題，然后提出可供參考的機關(guān)政工檔案管理創(chuàng)新策略。

【關(guān)鍵詞】機關(guān)政工檔案管理創(chuàng)新經(jīng)驗分析

現(xiàn)階段，機關(guān)政工檔案管理工作仍然沿用傳統(tǒng)的管理模式，已經(jīng)不能滿足新時期的管理需求，因此，必須對機關(guān)政工檔案管理進行創(chuàng)新，才能保證機關(guān)政工檔案管理工作的有效開展。同時，機關(guān)政工檔案管理人員應(yīng)該具有良好的創(chuàng)新意識，具備較為專業(yè)的管理技能，才能結(jié)合實際，來進行創(chuàng)新。

一、機關(guān)政工檔案管理工作中存在的問題

1.重視程度低。機關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員對政工檔案管理工作認識錯誤，下意識認為檔案管理就是進行單位人員的資料記錄，然后再將其歸類，對于機關(guān)單位的貢獻較小，對其管理重視程度較低。而機關(guān)政工的檔案資料在檔案室保存之后，很長時間都不會對其進行啟用，檔案管理工作是一種潛在性的工作，不能為機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員呈現(xiàn)可觀的管理效果。因單位領(lǐng)導(dǎo)的不重視，就容易造成機關(guān)單位政工檔案管理人員服務(wù)效率低和服務(wù)質(zhì)量差的問題。

2.管理制度不完善。傳統(tǒng)機關(guān)政工管理制度存在職責(zé)劃分不明確的情況，不能使機關(guān)政工檔案管理人員將管理工作進行有效落實，時常出現(xiàn)互相推諉的問題，管理制度較為落后，對于日常檔案管理中遇到的問題不能進行解決。而且機關(guān)政工檔案管理制度缺乏有效的監(jiān)督制度，無法對機關(guān)檔案管理人員的工作落實情況進行監(jiān)督，使其在工作中存在懈怠，降低其工作效率。而且機關(guān)檔案管理人員往往身兼多職，一旦各項工作出現(xiàn)沖突時，難以及時開展檔案管理工作。

3.硬件設(shè)施落后。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各種信息技術(shù)被廣泛地應(yīng)用于各行各業(yè)，但機關(guān)單位為了節(jié)省成本，并未采用先進的信息技術(shù)來對機關(guān)單位的檔案進行管理，仍然還是采用紙質(zhì)檔案的管理方式，不僅效率較低，而且容易出現(xiàn)錯誤。另外，因為機關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)的不重視，造成機關(guān)政工檔案管理沒有專門用來保存檔案的地方，而是與其他部門的辦公資料堆放在一起，嚴重影響機關(guān)檔案管理工作的進行。

4.檔案信息利用率低。機關(guān)單位之間的溝通聯(lián)系較少，而且內(nèi)部采取的管理制度存在差異，如果需要檔案的交接，則會遇到較多的阻礙，而且并不能保證在交接過程中檔案的完整性。檔案出現(xiàn)殘缺，使得其信息利用率較低。

二、機關(guān)政工檔案管理創(chuàng)新的策略

1.提高重視程度。機關(guān)政工管理人員應(yīng)該在日常會議中向機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出檔案管理工作的重要性，使其深入了解檔案管理工作的內(nèi)容，以及檔案管理對機關(guān)的益處，提高其對檔案管理的重視程度，發(fā)揮自身的職能，組合和協(xié)調(diào)好各方的關(guān)系，為機關(guān)政工檔案管理提供有利的環(huán)境。同時，檔案管理人員也要提升自身的管理水平，借鑒其他單位的先進管理技術(shù)和管理經(jīng)驗，然后結(jié)合自身的實際情況進行改革和創(chuàng)新，提升檔案管理工作的效率。

2.完善檔案管理制度。機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該根本檔案管理工作的實際內(nèi)容和遇到的問題，來完善檔案管理制度，避免檔案在交接的過程中出現(xiàn)部分丟失的情況，將管理的職責(zé)劃分到個人，在其管理中出現(xiàn)問題也能夠進行有效的解決。建立機關(guān)檔案管理的監(jiān)督制度，確保機關(guān)管理人員將自身的工作進行妥善落實。選聘專業(yè)的檔案管理人員，避免一人身兼多職的情況出現(xiàn)。

3.改善硬件設(shè)施。機關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加大對檔案管理的資金投入，選購先進的信息化設(shè)備，來進行檔案管理工作。在選購先進設(shè)備之前，機關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)也要為其分配專門的辦公室，來開展管理工作。因其大部門檔案仍然還是紙質(zhì)的，因此在檔案管理辦公室的分配時，一定要選擇較為干燥，通風(fēng)較好的辦公室，確保檔案的存放過程，不會出現(xiàn)破損和內(nèi)容丟失。

4.強化服務(wù)意識。機關(guān)政工檔案管理人員應(yīng)該強化自身的服務(wù)意識，對檔案管理工作有較為正確的認識，使其充分發(fā)揮自身作用，為機關(guān)單位提供利用率較高的信息。機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該根據(jù)檔案管理的實際情況，實施有效措施來激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)新意識，使其在工作中能夠開創(chuàng)出先進的管理方法，從而提升服務(wù)的質(zhì)量和效率。

三、結(jié)束語

綜上所述，機關(guān)政工檔案管理工作的創(chuàng)新，對于機關(guān)單位的進一步發(fā)展有重要意義。因而，機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高檔案管理的重視程度和改善檔案管理的硬件設(shè)施，為檔案管理工作提供較為專業(yè)的管理環(huán)境。通過完善檔案管理制度和強化服務(wù)意識的策略，提升檔案管理人員自身的素質(zhì)，使得機關(guān)檔案管理工作能夠向科學(xué)化和規(guī)范化邁進。

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