淺析新時代背景下做好人才人事檔案管理的重要性

王民

【摘要】人才人事檔案管理是企業管理中的一項重要內容，影響著企業的方方面面。企業發展的根本在于人才，所以新時代背景下人才競爭激烈，為人才人事檔案管理帶來了新的工作難度。因此，研究了新時代背景下做好人才人事檔案管理的重要性，并提出了一些方法策略。

【關鍵詞】檔案管理新時代企業人事

一、做好人才人事檔案管理的重要性

1.促進企業管理制度的健全。做好人才人事檔案管理工作，有利于健全企業管理制度。人事檔案資料是客觀記錄人員學習、工作、榮譽、處罰等信息的重要載體，對個人的影響是終生的。其中，很多高校畢業生對檔案的重要性一知半解，以為留在學校或拿在自己手中即可。但是，如果檔案在個人手中停留時間過長，會導致個人信息檔案變成“死檔”，影響個人與企業的勞動合同簽訂。如果選擇報考公務員、教師等，會因為“死檔”問題導致資格不過審。企業做好人才人事檔案管理工作，必然需要制定科學合理的檔案管理規章制度，從而避免各種因檔案產生的麻煩，如預防因個人檔案存在問題導致責任糾纏不清的情況。因此，做好人才人事檔案管理，對企業來說是十分有必要的。

2.促進管理人員素質的提升。做好人才人事檔案管理工作，有利于促進管理人員素質的提升。部分企業發展觀念未能跟緊時代步伐，認為抓好產品生產、開拓銷售渠道是企業的唯一目標，對于“軟實力”的發展漠不關心，這不利于企業的長遠發展。新時代背景下，企業只有軟實力和硬實力齊頭并進，才能在企業之林中占據一席之地。因此，做好人才人事檔案管理，促進管理人員素質的提升，是企業應該重點改進的。做好人才人事檔案管理，需要管理人員在接收人事檔案時認真核查信息資料，一方面防止重要資料短缺影響員工的發展，另一方面預防部分員工弄虛作假，偽造個人信息，造成企業損失。

3.促進企業信息建設的完善。做好人才人事檔案管理工作，有利于促進企業信息建設的完善。很多企業存在一個突出的問題：企業信息化管理低下、缺失，這一現象會加重工作人員的負擔，影響企業的運行效率。其中，人才人事檔案管理工作如果沒有接入信息化管理平臺，會導致管理人員工作繁重。一方面企業的人事劃分類型不同，目前很多企業都劃分了十幾個檔次的人員等級，新入崗的員工進行交檔時，管理人員在查看完檔案后，面對十幾類檔案類別，無法迅速將檔案正確歸檔;另一方面，當企業在進行人事調整，需要調閱人員的信息檔案時，管理人員面對檔案庫數量浩瀚的資料袋，只能按照名字字母進行手動搜索，無法短時間內找到對應的檔案資料，嚴重拖延了工作效率。

二、做好人才人事檔案管理的策略

1.樹立科學的管理理念。樹立科學的管理理念，是做好人才人事檔案管理工作的首要前提。企業文化是企業的重要組成部分，營造良好的企業文化有利于提高員工的工作積極性，而管理理念是支撐企業文化的重要基礎。所以，企業全員要樹立科學的管理理念，并做好以下兩點：第一，改變“唯檔是舉”的觀念。為了降低招聘成本，企業一般把文憑、職稱、獎勵等檔案中記錄的表面性數據作為硬性條件，這固然提高了招聘效率，但是企業也應該適當增加能力方面的考核，關注應聘人員檔案中記錄實際能力方面的信息。同時，提拔內部人員時，不能只關注員工檔案的效績信息，要綜合查看個人各方面的能力，堅持“唯能是舉”制度。第二，調整檔案信息量。對于已經不適合進檔的信息要根據實際情況移除出去，尤其是一些模糊性的評價，基本沒有任何用處。企業還應該把員工日常表現寫進檔案中，方便在提拔人員時查看個人的實際能力情況，從而做出合理的人事調動。

2.采取靈活的管理模式。采取靈活的管理模式，是做好人才人事檔案管理工作的有效方法。企業的管理模式要隨著時代的發展、企業的壯大，進行靈活調整。當前，在人才人事檔案管理方面，企業應該采取內外結合的管理模式。第一，加強內部管理，安排專業管理人員負責人才人事檔案管理，并設置監察專員進行定期詢問檢查，監督檔案專員的工作情況，防止出現散懶懈怠、弄虛作假的工作情況。第二，實行“托管”管理，企業委托專業的檔案管理部門對企業檔案進行管理，如各地的人才市場就肩負著社會人員檔案管理的職責。

3.提高信息化管理水平。提高信息化管理水平，是做好人才人事檔案管理工作的重要途徑。采用信息化管理，是企業高效運行的重要保障，企業要加大信息化管理的資金投入，引入先進的管理平臺。企業要加強對管理人員的培訓，促使管理人員快速掌握檔案管理平臺，準確地將人才人事檔案信息錄入平臺，并做好檔案分類，方便隨時更新、查找檔案信息，提高工作效率。

三、小結

人才人事檔案管理，是企業考察員工的主要依據，企業要高度重視，應用多種策略，如樹立科學的管理理念、采取靈活的管理模式、提高信息化管理水平等，做好人才人事檔案管理工作，保障企業的長遠發展。

參考文獻：

[1]劉磊.人事檔案管理的重要性及優化途徑[J].青年時代，2018，（26） ：283+292.