淺談辦公自動化環(huán)境下的現(xiàn)代企業(yè)文秘工作

汪曉宏

【摘? 要】隨著我國科技的不斷發(fā)展，辦公自動化已經(jīng)成為了人們?nèi)粘９ぷ鞯某B(tài)，現(xiàn)代企業(yè)在發(fā)展的過程中，需要不斷的創(chuàng)新與改革，緊跟時代發(fā)展的步伐，提升企業(yè)發(fā)展與日常工作的效率。在辦公自動化這樣的社會環(huán)境下，現(xiàn)代企業(yè)文秘工作需要轉(zhuǎn)變以往的工作方式，適應(yīng)辦公自動化的工作速度。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化;現(xiàn)代企業(yè);文秘工作

文秘工作的日常工作內(nèi)容是根據(jù)企業(yè)的類型與規(guī)模決定，辦公自動化提高了企業(yè)文秘工作的效率，由原先的手寫文件，變成了現(xiàn)在的計算機(jī)打印，在工作難度與工作時間上都獲得了很大的便利，也為現(xiàn)代企業(yè)文秘工作的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。

1.辦公自動化的意義

辦公自動化就是把辦公與計算機(jī)進(jìn)行結(jié)合，以往需要手寫的文件，通通利用計算機(jī)來打印，并且在用計算機(jī)辦公時，計算機(jī)可以連接網(wǎng)絡(luò)，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的連接，領(lǐng)導(dǎo)可以在計算機(jī)上與文秘工作人員進(jìn)行溝通與交流并且也可以在計算機(jī)上進(jìn)行工作任務(wù)的分配與調(diào)節(jié)。辦公自動化還可以在計算機(jī)中存儲公司與工作有關(guān)的文件，并且根據(jù)文件的類型來進(jìn)行分配，在工作需要時，可以隨時調(diào)取文件，獲得文件的內(nèi)容，節(jié)省了許多查找文件的時間。

辦公自動化給辦公帶來了便利，也提高了辦公的效率。第一，辦公自動化可以提高辦公時領(lǐng)導(dǎo)與文秘工作人員之間的溝通效率，同樣也能提高文秘工作人員與員工之間的溝通效率，更快速的完成工作;第二，工作內(nèi)容可以統(tǒng)一發(fā)放，文秘工作人員會第一時間收到工作內(nèi)容，并及時的進(jìn)行工作準(zhǔn)備，減少了許多文秘工作人員的工作內(nèi)容;第三，文檔保存與分類比較細(xì)致，可以輕松獲取文秘工作人員需要的工作信息與文件，提高了文秘工作人員工作的嚴(yán)謹(jǐn)性與科學(xué)性。

2.辦公自動化給文秘工作帶來的影響

2.1加快了信息傳遞與處理的速度

辦公自動化加快了信息傳遞與處理的速度，文秘工作人員在接到領(lǐng)導(dǎo)想要下發(fā)發(fā)指令時，需要自己編撰下發(fā)文件的格式與內(nèi)容，整理領(lǐng)導(dǎo)想要傳遞的含義，并利用書面的形式傳遞給員工。利用計算機(jī)來存儲文件可以減少文件的損毀幾率，以往紙質(zhì)的文件很容易丟失或損毀，把文件存儲在計算機(jī)中，及時計算機(jī)發(fā)生一些問題，也可以根據(jù)備份或修復(fù)從新獲取文件的內(nèi)容。辦公自動化可以為文秘工作人員提供相關(guān)的樣板與寫作內(nèi)容模板，文秘工作人員按照模板進(jìn)行樣板的填寫，這樣的填寫方式節(jié)省了文秘工作人員很多的撰寫時間，有效的提高了文秘工作人員的工作效率。然后利用計算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)連接，直接傳遞給相關(guān)的員工，這樣的方式減少了文秘工作人員的工作壓力，也提高了信息傳遞的速度。

2.2增加了報表制定的規(guī)范性

文秘工作人員需要查看各種各樣的信息與數(shù)據(jù)，并且在查看完成之后，需要繪制成報表上交給領(lǐng)導(dǎo)。辦公自動化增加了報表制定的規(guī)范性，根據(jù)文秘工作人員輸入的數(shù)據(jù)內(nèi)容與數(shù)據(jù)信息來進(jìn)行報表的繪制，這樣既能保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，也能增加報表的規(guī)范性。

2.3減少了檔案整理的時間

以往文秘工作人員需要進(jìn)行檔案的整理，對于領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的文件與各個部分需要領(lǐng)導(dǎo)審批的文件等，都要進(jìn)行整理，這樣檔案的整理就需要花費很多的時間，并且也容易出現(xiàn)錯誤。如今，辦公自動化可以制作電子版的文件與檔案，需要領(lǐng)導(dǎo)審批的文件也可以直接發(fā)到文秘工作人員的郵箱里面，文秘工作人員會根據(jù)審批的內(nèi)容進(jìn)行郵件的標(biāo)注，然后發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件的內(nèi)容提出相應(yīng)的批改，再交到文秘工作人員的郵箱中，這樣文件的審批與檔案的整理時間將大大減少，計算機(jī)本身的存儲功能會自動存儲檔案信息，方便員工進(jìn)行查找。

2.4提高了會務(wù)安排的效率

文秘工作人員需要對企業(yè)的會務(wù)進(jìn)行安排，表面上會務(wù)工作就是傳遞開會時間與開會內(nèi)容，實際會務(wù)工作的安排非常復(fù)雜。通過辦公自動化可以自動進(jìn)行日期的標(biāo)注，提醒文秘工作人員會議的時間，文秘工作人員會在計算機(jī)上給員工傳遞會議的內(nèi)容與信息，提醒員工按時參加會議，有效的提高了會務(wù)安排的效率。

3.辦公自動化環(huán)境下現(xiàn)代企業(yè)文秘工作發(fā)展的措施

3.1確定文秘工作人員的工作責(zé)任

文秘工作人員本身的職責(zé)需要進(jìn)行科學(xué)的界定，確定自身的工作職責(zé)，在職責(zé)范圍內(nèi)要處理好自己的工作內(nèi)容。利用辦公自動化來進(jìn)行日常工作，也同樣需要文秘工作人員認(rèn)真對待，嚴(yán)格按照企業(yè)的要求來進(jìn)行自己的工作。

3.2提升文秘工作人員的工作能力

提升文秘工作人員的工作能力是提高現(xiàn)代企業(yè)文秘工作效率的基礎(chǔ)。第一，在日常工作中文秘工作人員要不斷積累和提高自己的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能，文秘工作人員不僅要掌握計算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備，還要熟悉計算機(jī)信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟練使用辦公自動化軟件;第二，注重文秘工作人員所需要相關(guān)知識的積累、公文寫作、職業(yè)素質(zhì)、社會科學(xué)等知識的學(xué)習(xí)，不僅可以陶冶情操，還可以減少工作的難度，提高工作效率;第三，注重自己的素質(zhì)，穿著要與自己的氣質(zhì)和身份相符，從細(xì)節(jié)上體現(xiàn)文秘工作人員的工作能力。

3.3完善文秘工作人員的思想認(rèn)識

文秘工作人員要從思想上認(rèn)識到辦公自動化的必要性，打破自己的思想局限，完善自己的思想認(rèn)識。在辦公自動化環(huán)境下，從容高效地處理日常工作，讓文秘工作人員有更多的時間和精力去思考工作的改進(jìn)和創(chuàng)新，真正意義上提高工作效率。文秘工作是一個積累和提高的過程，如果文秘工作人員仍然按照傳統(tǒng)的工作方式進(jìn)行工作，不使用現(xiàn)代辦公系統(tǒng)來進(jìn)行工作，這將會影響和限制現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展。只有完善文秘工作人員的思想認(rèn)識，才能使秘書工作呈現(xiàn)出快節(jié)奏、高效率的效果，幫助現(xiàn)代企業(yè)更好的發(fā)展與創(chuàng)新。

結(jié)束語

確定文秘工作人員的工作責(zé)任、提升文秘工作人員的工作能力、完善文秘工作人員的思想認(rèn)識等措施可以有效的提高現(xiàn)代企業(yè)文秘工作的效率。本文還有不足之處，希望可以幫助辦公自動化環(huán)境下現(xiàn)代企業(yè)文秘工作可以更好的進(jìn)行。

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