檔案信息化管理及推動檔案信息化建設的策略研究

摘?要：高職院校檔案記錄學校發展歷史、制度變遷以及與之相關的歷史文化內容，是檔案工作不可或缺的一部分。當今社會，隨著基礎設施的不斷完善和計算機網絡技術的高速發展，建立高職院校綜合檔案信息化管理平臺，推動綜合檔案信息化建設，是高職院校檔案管理發展的必經之路，對推動我國高職院校發展具有重要的現實意義。基于此，本文闡述了高職院校檔案信息化管理的必要性，以及影響學校信息化檔案建設的主要因素，并提出針對高職院校信息化檔案管理的具體舉措。

關鍵詞：檔案信息化?高職院校信息化建設?策略研究

中圖分類號：G270.7??文獻標識碼：A????文章編號：1003-9082（2020）09-00-02

引言

高職院校檔案是學校發展歷史、演變規律、制度變更、學科專業、校園管理等重要內容的記錄和傳播載體。與此同時，學校檔案也是教育部院校資質評估的重要參考資料，高職院校專業建設和特色發展評比更離不開基礎材料的支撐。隨著計算機電子技術的發展，以及互聯網的廣泛普及，檔案信息呈現出數字化、信息化的發展趨勢，高職院校檔案信息化管理具體包括檔案網站建設、數字檔案館建設等。一、高職院校檔案管理信息化建設的必要前提

1.強化高職院校檔案建設的內在需求

檔案是學校重要的信息資源，檔案部門則是學校信息存儲資源庫，高職院校的檔案部門提供檔案信息的存儲、查詢和編輯功能，是給學校決策提供參考信息的重要部門。檔案部門是學校重要組成部分，具有非常大的建設前景，信息化檔案建設符合信息化社會的發展趨勢，也負荷高職院校升級檔案服務的重要需求。

2.支持高職院校發展的職能要求

檔案是推動高職院校發展的重要動力，它記錄著學校的變遷史和改革歷史，是高職院校從建校到發展的過程中教學質量、管理情況和校園秩序的全面歸納，它對高職院校科研成果總結、評估，對教師職稱的評估、高職院校科研成果總結有著不可替代的重要作用，高職院校檔案是提高學校師資水平的重要手段，特別是對于參與評估期或者轉型期的高職院校，檔案對推動學校發展具有不可替代的促進作用。

3.增加管理效益實際需求

高職院校的檔案數量與學校歷史長度呈現正相關的關系，即學校歷史越悠久，其流傳和保留下來的檔案信息量和數量也越多。隨著時間的推進，學校檔案信息量越來越多，傳統的管理方式無法保證檔案完整度，且非常消耗人力和物力，此外，傳統的檔案管理主要依賴文書記錄，使得檔案使用者無法快速定位所需信息，提升檔案管理所需的人力成本與時間成本。高職院校信息化檔案建設可以增加檔案存儲效率，提升檔案信息提取速度，有效保證檔案的完整度，節約檔案管理的人力和時間成本，完善檔案工作，保證檔案工作的效率。

4.加快資源共享的應用要求

當信息化在高職院校檔案建設中普及后，大數據技術將會更廣泛地應用到學校電子檔案館，學校檔案內部交流更加方便。大數據技術給指定人規定權限，師生可以在大數據定義的權限內快速查詢所需資料，不需要人工查詢，借助最新的數據處理技術，快速定位與查找資料，有效節約人工成本和時間成本。在大數據技術和資源共享技術的影響下，學校之間的交流和研討速度不斷加快，學校和相關部門之間的信息共享和技術探討來得更快，高職院校檔案信息資源的共享在新的時代變得更加輕松、便攜和安全。

二、高職院校檔案信息化建設的制約要素

1.技術要素

科學技術是重要的推動力，在高職院校檔案信息化建設的過程中，信息技術一直是影響檔案管理工作創新的根本原因。當前，信息錄入技術推廣應用的較為廣泛，管理人員可以借助現代信息手段將包含照片、錄像、圖像等檔案信息轉化為數字信息，如果遇到紙質文檔，管理人員可以借助掃描儀、微縮將其轉化。檔案信息的錄入難點不在于錄入和獲取，重點在于對檔案的技術分類、編研和存儲，這就對檔案管理人員的技術性有了較高的要求。首先，大部分管理人員都是依靠人工語言方式去搜索，這種方式雖然簡單，但是檢索的效果不夠，無法充分發揮高職院校檔案信息的作用，不利于后續的查找和管理。其次，信息安全技術也是制約學校檔案信息化重要的一環，由于數據庫系統安全性不到位，導致管理系統存在技術漏洞，最終導致信息丟失、信息被竊取、信息失真等情況發生。最后，由于學校局域網技術的制約，權限設定制約高職院校信息化建設的發展，導致學校信息技術的服務化推進不到位，最終無法推動高職院校檔案信息化的全面實施。

2.環境因素

信息化建設與環境存在一定的關聯性，高職院校檔案信息化建設會受到諸如政策、人員、制度等多方面因素的制約。首先，從制度的角度來看，我國尚未構建全面一體化的信息責任機制，導致檔案信息化建設推動過程中的管理方式、管理約束不統一，信息化建設與推進不協調，嚴重影響高職院校檔案信息化建設的有序性。其次，從人才的角度來看，任何新制度的推進都離不開技術性人才，然后目前高職院校不僅缺乏隊伍建設所必需的技術型人才，甚至法律人才和管理人才都有所欠缺，導致高職院校檔案信息化缺乏一支有素質高效的隊伍。最后，從政策的角度來看，全國電子文件的存儲格式難以統一，甚至相同地區數據庫檔案格式都沒有明確的標準，這個也是制約高職院校信息化建設的一大要素。

3.資金因素

不同地區經濟水平不一，高職院校受經濟因素制約，發展水平也不一致，信息化的硬件設備也不相同。經濟水平較好的高職院校引入先進技術，例如數據庫等，但是仍然有大部分學校只配備了計算機和打印機，只能處理一般的資源檔案工作，無法充分發揮信息檔案的作用。因此，為了更好地推動高職院校檔案信息化建設，有關檔案部門需要多加宣傳檔案信息化的必要性和優勢，增加高職院校主動在檔案建設投入資金。

三、優化大數據時代高職院校檔案信息化管理方法

高職院校信息化檔案管理工作是學校的立校之本，信息檔案是學校賴以發展的基礎，對學校檔案及時收錄，客觀分析學校檔案，正確找出高職院校檔案存在的問題，并采取一系列有效措施及時解決學校檔案所存在的問題，推動高職院校進一步發展是信息化時代學校檔案建設必經之路。在大數據環境下，高職院校檔案管理工作也必須與時俱進，采用先進的管理思想，科學有效的管理模式，學校細致的管理措施，推動高職院校檔案信息化建設，發揮學校檔案支持高職院校發展，推動學校評級等用處，充分發揮學校檔案信息的價值，推動高職院校更好、更快、更穩地發展。而針對高職院校檔案信息化發展中遇到的技術、環境和資金難題，可以采取以下方式：

1.增加資源投入力度，優化資源配置方法

高職院校檔案大數據管理平臺建設不斷推進，與其相關的領域科學技術不斷創新，相關設備也在不斷升級，設備與技術的更新意味著對人才的需求上升，因此，高職院校需要大量投入資金，資金根本目的是保證學校檔案信息化管理工作可以順利有效地推進，資金主要運用在三個方面，一是人才，用于招攬檔案管理專業的技術人員和人才培養，二是技術，不斷開發利用新技術，促進資源優化，三是設備上，信息化檔案建設推進，基礎硬件設備一定要跟上。大數據給現代生活帶來諸多便利，同時也為高職院校檔案管理帶來更多的可能性，例如云存儲、云共享、云計算等，傳統的檔案管理理念在不斷革新，大數據時代對檔案信息的開發程度更充分，最大限度發揮文獻的價值。隨著多媒體技術的引入，學校檔案管理變得更加科學有效率，管理上也更加人性化。檔案信息化管理工作是一項系統性的工程，工程的每個環節一定要嚴環密扣，保證每個檔案工作之間的黏度，培養每個環節之間的默契度，從而提升檔案的嚴謹和完整性。為了進一步提升檔案信息化管理工作的效率，優化信息化建設，高職院校需要完善的檔案大數據管理體系。學校的管理層一定要重視檔案信息管理體系的建立，學校各級工作者都需要提高對管理體系的認知，共同參與建設，以建立一個涵蓋學校全體工作部門，自上而下、橫向到邊、縱向到底、里里外外都不放過的全方位高職院校檔案工作網絡。

2.杜絕檔案管理過程中的信息安全問題

大數據時代，信息的獲取、傳遞、流通、共享速度前所未及，這也給信息安全埋下了隱患。高職院校檔案信息安全就是學校檔案管理工作至關重要的一環。在學校檔案管理中，存在數據被竊取應用，軟件和硬件設備被人為破壞的現象，管理人員一定要樹立安全意識，對此加以防范。首先，云存儲技術可以有效防止檔案數據丟失，在學校大數據管理平臺中，云存儲的基礎管理層應當采用一系列保密技術，例如數據加密、數據備份、防攻擊等對所存儲的信息進行二次加工，并不定時對被保密的信息加密技術進行檢查和升級，學校大數據管理平臺也需要配備相應的技術人員，對學校機密檔案文件定期進行監測，從而保證數據的安全性。其次，高職院校信息安全建設需要學校全體師生的參與，學校管理人員需要定期聯系學校全體師生，開展信息技術安全教育宣傳，提升學校師生信息監管安全意識，促進高職院校檔案管理工作地開展。最后，針對一些機密的檔案，高職院校應當重點維護，對其實施嚴格的保密措施，并設立相應的檔案保密級別，對不同的級別設立對應的保密技術和使用權限，嚴格限制高機密的文件的傳播范圍，保證機密文件的安全性，嚴格機密文件的保密性，保障機密文件的知識產權和重要信息不被泄露，有效杜絕檔案管理中的非法竊取和傳播等現象。

3.加強檔案信息化管理隊伍建設

一支專業的檔案信息化管理隊伍可以有效推動高職院校檔案信息化，在高職院校檔案信息化推進過程中有效查缺補漏，有效針對信息化進程中出現的問題及時處理。人才是高職院校信息化推進非常重要的一環，因此，學校檔案管理部門在推動信息化建設時，一定要認識到人才和團隊建設的重要性。高職院校檔案管理部門，需要引進專業人才，推動學校檔案大數據建設，同時引入新技術例如人工智能，輔助專業人才對檔案進行信息化管理，提升檔案管理團隊的管理效率和信息化處理能力。高職院校檔案管理工作對管理人員專業性要求高，從事檔案信息化管理任務的人員必須具備豐富的檔案分類與管理技能，掌握扎實的檔案管理學知識，為了信息化工作的順利推進，高職院校一定要選取管理經驗豐富、具備良好的檔案管理知識、掌握熟練的管理技術的檔案管理人員。信息技術發展日新月異，管理人員一定要不斷更新自身的知識儲備，補充自身的檔案專業知識，更新管理技能，并在實踐中不斷積累管理經驗，加強專業技能培訓，在管理中，管理人員需要培養主動服務意識，提升自身檔案管理的工作能力，并在實際管理中，學會用新學的知識和技能解決檔案管理中出現的諸多問題，進一步推動高職院校檔案信息化的完善。

4.建立信息資源體系，確立信息管理機制

檔案信息化建設的穩定、有序需要一個健全的高職院校檔案信息資源體系支撐，因此，高職院校在檔案管理中一定要注重人才隊伍建設，培養人才的專業素養，提升管理人員的服務意識和責任意識。高職院校需要從兩個方面建立推動信息資源體系完善。首先，在信息采集方面，學校需要明確信息來源，保證信息的真實性，并對信息的真實度負責，同時對信息做好分類，針對黨群、人事、教學、行政等信息按照需求歸納并分開存儲，當遇到紙質且歷史悠久的檔案時，例如舊館藏資源等，需要加倍細心，做好破損修復和檔案轉移的準備工作，防止紙質檔案由于歲月侵蝕在數字化過程中出現信息丟失等問題。其次，高職院校需要明確信息管理機制，從信息資源數據庫建設角度出發，優先做好目錄索引，以建立高水準、高質量的全文信息數據庫為目標，優化檔案管理人力資源配比，培養管理人員，提升管理人員的專業性和責任心，建立科學的檔案人員管理結構和信息管理體系，提升管理人員的主動服務性，帶動管理人員參與管理體制和管理隊伍建設，并建立對應的監督機制，敢于創新，用創新帶動整體結構的優化。舉個例子，學生的學籍數據庫，可以將學生的在校表現與學生就業需求有機結合，最終保證學生學籍檔案信息全面可參考性和實用性。

結語

綜上所述，大力推進檔案信息化建設可以有效提升高職院校檔案管理的質量和水平，提高管理效率，進一步提升學校綜合競爭力，推動學校內部和校間資源共享，是新時代高職院校發展的必由之路。然而，當前高職院校發展受技術影響，信息技術水平落后，受整體環境的影響，檔案管理理念陳舊手段落后，加上部分高職院校資金不足，基礎建設不到位，導致高職院校檔案信息化建設受到諸多阻力。為了更好推進高職院校檔案信息化建設，高職院校需要妥善處理紙質檔案應用與信息化檔案建設之間的關系，加大資源投入，優化資源配置，提升互聯網安全技術，建立嚴格的檔案保密機制，建設信息資源體系，確立信息管理資質，為檔案信息化工作提供充足的資金儲備，并加強檔案信息化隊伍建設，打造一支專業技能過硬的高素質的信息化檔案人才隊伍，有效解決高職院校檔案信息化中的常見問題、及時查缺補漏，進一步提升高職院校檔案信息化建設水平，為新時代高職教育發展做出應有的貢獻。

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作者簡介：侯永紅（1969.03—），女，漢族，2003年6月畢業于內蒙古師范大學計算機科學技術與應用專業，錫林郭勒職業學院教師，檔案系列副研究館員，主要研究方向：檔案管理、圖書館建設等。