探究“互聯網+”時代人事檔案管理信息化建設

王靜茹

[摘 要]人事檔案管理信息化建設，是順應“互聯網+”時代發展的必然需求。在提升人事檔案管理質量與服務水平上，發揮著至關重要的作用。文章立足人事檔案管理信息化建設現狀，以提升信息化建設質量與效果為目標，針對信息化建設存在的問題及原因，提出相應強化措施，以供相關研究人員參考。

[關鍵詞]“互聯網+”;人事檔案;檔案管理;信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.16.084

[中圖分類號]G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）16-0-02

0? ? ?引 言

“互聯網+”作為一種新經濟形態，強調實體經濟在發展過程中能夠有效利用網絡平臺，以大數據、物聯網等新一代信息技術為支撐進行改革，以實現自身生產力、創造力、發展力提升。隨著“互聯網+”行動計劃的不斷推進，人事檔案管理信息化水平大幅度提高，工作質量與效率有效提升。但從整體層面看，仍存在一些建設與管理問題有待解決。因此，為提高人事檔案資源利用率，檔案管理部門有必要加強信息化建設，促進相關工作更好發展。

1? ? ?“互聯網+”時代人事檔案管理信息化建設現狀

1.1? ?信息化建設成就

人事檔案蘊含著豐富的人力資源信息，在人力資源管理、培訓、利用上發揮著重要作用。面對“互聯網+”時代發生的變化，事業單位在現代化建設中明確指出：要貫徹落實新時代習近平中國特色社會主義信息化建設精神，以全國網絡安全和信息化工作會議精神為指導，深化檔案管理制度改革，加強人事檔案信息化建設。通過一段時間的努力，取得了一定成就。例如：將紙質檔案轉變為電子檔案;完成人事檔案信息系統設計與構建;人事檔案實現信息化處理與利用。這在一定程度上有效提高了人事檔案管理質量與效率，讓人事檔案信息與資料成為重要管理資源。

1.2? ?信息化建設存在的問題

目前，事業單位人事檔案信息化建設方面仍存在諸多問題，具體體現在以下幾方面。①人事檔案信息利用率不高。基于經驗歸納與總結發現，人事檔案信息與資料利用始終處于被動狀態，即根據工作需求運用檔案管理系統查找所需人事檔案資料。這在一定程度上使多數人事檔案資料處于“沉睡狀態”。2019年，某事業單位人事檔案庫存超過1 000份，但使用率僅達到7.2%。與此同時，人事檔案信息的利用主要集中在統計分析上，僅有小部分應用到人事管理的決策、預測、評估工作中。②人事檔案通用性差，安全風險高。在“互聯網+”時代，人事檔案信息呈現出多樣化、數量化發展態勢。在人事檔案信息利用過程中，工作人員可以以檔案類型、檔案存儲時間等為檢索條件進行檔案查找、存儲、管理。但由于缺乏統一、規范的人事檔案信息化管理標準，各單位、各部門皆有屬于自己的檔案管理體系，在一定程度上降低了人事檔案信息共享水平。與此同時，人事檔案信息系統易受多種因素影響，出現安全風險，導致信息丟失、信息失真、信息泄露、系統癱瘓等問題，影響人事檔案管理與利用。

2? ? ?“互聯網+”時代人事檔案信息化管理建設中存在問題的原因

①事業單位信息化建設過程中，缺乏對人事檔案管理信息化建設的重視，使相關應用開發與利用存在局限性，出現人事檔案管理信息化建設基礎設施不完善、檔案信息利用率低下、電子檔案承載信息不足、職工參與人事檔案管理信息化建設積極性低等現象。②人事檔案管理信息化建設目標不明確，人事檔案信息化建設與管理存在隨意性、盲目性，出現人事檔案信息開放程度低，數字檔案類型、格式統一性差，信息化管理先進性發揮有限等現象，降低人事檔案資源利用率、共享性、安全性。③人事檔案信息化管理體系不完善，管理方法陳舊。例如，人事檔案信息化管理基礎設施建設機制、檔案信息化管理培訓機制等缺乏影響人事檔案信息化管理質量提升，使檔案信息化建設滯留在表層;大數據技術、云計算技術等先進科學技術應用不足，制約人事檔案信息化管理水平與能力提升。④認知偏差以及信息化管理能力不足。一方面，不利于檔案資源利用率提升;另一方面，制約檔案信息化建設深入發展。

3? ? ?“互聯網+”時代人事檔案管理信息化建設的策略

3.1? ?革新檔案管理的傳統理念，樹立大數據工作思維

人事檔案管理蘊含的信息資源（包括職工基本信息、職工文化水平、職工社會經歷、職工工作情況、職工特征愛好等）對強化人事管理存在重要意義。因此，在“互聯網+”時代，人事檔案管理人員應準確認知人事檔案信息化管理的重要性與必要性，樹立大數據思維，在實踐工作中運用大數據思維、信息化管理理念進行人事檔案資源收集、管理、存儲、利用。例如，依托云平臺技術構建虛擬人事檔案信息管理庫，將人事檔案管理系統中的信息（職工年齡、性別、學歷、崗位等）與互聯網中的信息（信用、特長愛好、社會關系等）有機結合，構建“個人數字檔案庫”，完善人事檔案內容，為人事管理過程中職工教育培訓、職工崗位調整、職工能力測評等工作提供充足的信息資源，豐富人事檔案功能。

3.2? ?精準定位信息化建設目標，推進信息化建設進程

在“互聯網+”時代，應提高事業單位以及相關工作人員對人事檔案管理信息化建設的重視程度。通過自主學習、教育宣傳、技術交流等方式，深入了解與準確認識檔案信息化管理的內涵、特征、意義以及具體作用。在實踐操作過程中，檔案管理人員應根據已有經驗，結合人事檔案信息化管理根本訴求以及人事檔案管理信息化建設具體要求制定目標，為相關工作開展指明方向。在此過程中：一要將人事檔案信息化建設目標與事業單位長期發展戰略目標相結合，圍繞“基礎設施建設、管理制度建設、管理與發展體系建設、信息系統建設、管理隊伍培育”等維度進行統籌規劃;二要制定合理且完善的人事檔案信息化管理標準與規范。包括檔案數據存儲標準、檔案數據分類標準、檔案數據檢索規范、檔案數據使用要求等。使數字檔案更具規范性、科學性、合理性，為人事檔案信息集約化管理提供基礎支撐，促進檔案信息共享與利用;三要明確信息化管理功能，調動各部門使用檔案信息的積極性、主動性，讓檔案更具應用價值。例如，利用大數據技術進行人事檔案信息挖掘工作，根據職工興趣與職工行為之間存在的關聯性，制訂職工激勵方案;結合職工崗位要求、職工文化水平、職工工作能力、職工學習能力等，探尋科學有效的職工教育培訓機制，確定崗位培訓內容與措施;根據職工年齡、工作情況、工作態度挖掘職工需求，為開展職工管理與思想政治工作提供決策依據等;利用人事檔案掌握近年來職工工作漲幅情況，預測職工工資變化趨勢，并在此基礎上，結合職工工作內容制定任務目標與獎懲措施，以更好調動職工工作積極性、主動性。

3.3? ?完善檔案信息化管理體系，創新信息化檔案管理方法

人事檔案管理信息化水平的提升需要依靠科學且完善的檔案信息化管理體系支撐。因此，有必要加強檔案信息化管理體系建設。第一，加強相關制度建設，使相關工作人員能夠在日常工作中完成紙質檔案轉化、數字檔案建設等工作，使績效考核系統、職工激勵系統、職工培訓系統、財務管理系統等與人事檔案管理系統相連接，達到人事檔案資源整合、檔案信息一體化管理目的。第二，制定檔案信息系統保護維修制度，規范人事檔案信息系統登錄行為、操作行為，避免人為操作錯誤引發系統故障，降低檔案信息使用安全性、可靠性。第三，堅持先進性、安全性、前瞻性、科學性原則，善于利用加密技術、防火墻技術、身份識別技術、身份認證技術，減少病毒入侵、黑客攻擊等網絡危險因素對系統的不利影響。第四，善于利用大數據技術、云計算技術、物聯網技術、無線通信技術進行人事檔案信息管理，提高人事檔案信息化管理所需能力，包括檔案資源的信息化處理、管理、利用、風險、挖掘等。

3.4? ?提高檔案管理信息化能力，有效發揮資源作用

要想提升人事檔案管理質量與效率，實現信息化建設作用，檔案管理部門需具備相應的實力與能力。因此，在“互聯網+”時代，加強人事檔案管理信息化建設，需注重檔案管理信息化能力提升。在此過程中：一要根據建設要求，加大相關費用投入，在充足資金的支持下，合理配置資源，完善硬件設施、軟件設施以及配套設施;二要構建專業化檔案信息化管理隊伍，利用教育宣傳、技能培訓、會議探究、內部創新、榜樣樹立等方法，使檔案工作人員具備豐富的信息化建設經驗，提高他們的人事檔案信息化、網絡化處理能力，樹立較高的檔案管理信息化建設意識，推動人事檔案管理信息化建設專業化、創新

化發展。

4? ? ?結 語

人事檔案管理信息化建設是人事檔案管理順應時代發展的客觀要求，也是面對新時期市場變化、提升人事檔案管理質量的重要手段。因此，在掌握檔案管理信息化建設重要性的基礎上，檔案管理部門應立足實際發展情況，針對問題成因，從理念、目標、機制、方法、能力等多層面、多角度出發，落實強化對策，提高人事檔案管理信息化建設水平，為相關工作開展提供優質檔案管理服務。

主要參考文獻

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