高校戶籍檔案管理存在的問題及改進措施

【摘 要】本文分析我國高校戶籍檔案管理的基本特點，針對戶籍種類繁雜及數據混亂且信息變更頻繁、管理權限和技術支持受限、服務功能繁雜、學生對于戶籍的重要性認識不夠等問題，提出高校戶籍檔案管理的改進措施：全面清點，核準基礎數據;把握政策，加大宣傳，強化法治意識;多方溝通，爭取合作共贏;提升內涵，滿足服務需求。

【關鍵詞】高校檔案 戶籍檔案管理 問題 改進措施

【中圖分類號】G? 【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2020）27-0012-02

高校戶籍管理屬于國家戶籍管理的重要內容，也屬于高校檔案管理的范疇，戶籍檔案除了由各高校自主管理外，往往也離不開各高校所在轄區公安機關的管理。需要注意的是，高校學生戶籍檔案管理是一項內容煩瑣、涉及面廣、政策性和專業性較強的基礎服務保障與管理工作。在我國現如今的土地制度和戶籍制度改革力度不斷加大的背景下，高校學生戶籍檔案管理的內容和模式也在逐步發生變化。

我國針對省內高校新生戶口無須遷移的政策最早在2002 年開始實施。各地的高校新生戶籍也從最初的大批量遷移，逐漸發展為根據高校新生意愿決定是否遷移，由此戶口遷移的工作量急劇減少。然而，隨著近年來信息化進一步發展，戶籍檔案管理也從單一的紙質介質檔案管理，發展到兩者并存、互補，為廣大勞務者提供準確、安全、快捷的各項管理和服務。同時，近年來高校學生畢業之后的多樣化選擇，又進一步加大了高校學生戶籍檔案管理工作的難度。針對大學生畢業之后的就業、考公務員、出國留學以及考研等不同選擇，高校學生戶籍檔案管理工作的高效性和服務性正在逐漸降低，制約了高校戶籍檔案管理工作的進一步提升。

一、高校戶籍檔案管理的特點

（一）周期性和時間性。高校學生人口流動主要集中在9月的開學季和6月的畢業季，高校戶籍檔案管理部門在9月需要辦理大量的新生戶口遷入，在6月則會辦理大量的畢業生戶口遷出，因此高校戶籍檔案管理工作呈現明顯的周期性和時間性特征。一般情況下，在秋季入學季，高校戶籍管理部門需要與當地公安機關密切配合，以最短的時間完成新生戶籍信息的錄入、核對以及最終的落戶，以便盡可能縮短新生戶口在遷出遷入過程中的“真空期”，在每年6月份的畢業季亦是如此。

（二）人數多、密度大。我國在21世紀初實施了高校擴招政策，這使得高校新生戶口遷移的工作量急劇增大。資料顯示，全國普通高校在1999年的總招生人數約為160萬人，而十年后普通高校的招生人數已經達到639萬。由此可見，高校擴招的規模是空前的，這在一定程度上也加大了公安機關及高校管理學生戶籍的難度。一方面，為了對急劇增加的戶口遷移證等材料進行及時的登記、整理并歸檔，戶籍管理部門需要投入更多的人力;另一方面，戶籍材料的增加需要更多的儲存空間，因此物力的投入必不可少，同時隨著電子信息時代的到來，高校檔案管理中的戶籍檔案管理也必須緊跟時代的步伐。

（三）管理性與服務性。從性質上來說，戶籍檔案管理首先具備檔案的特征，其次具有管理的特征。它是國家調查公民信息、登記戶口以及頒發、查驗身份證的重要手段，能夠準確提供、確認和收集公民身份信息，其本質上是一種行政管理行為，目的是便于公安機關對所轄人口進行管理。我國高校的戶口管理模式沿用統一的模式，即所有新生在學生入學后，都可將戶口遷入學校獨立的學生戶口，且使用相同的門牌和街道地址，屬于典型的集體戶口。其次，高校戶籍檔案管理工作面向的人群是高校的學生及教職工，由高校保衛部門專門指派專職人員對戶籍檔案進行管理，并在與當地公安機關的合作下共同做好高校學生的戶籍檔案管理工作，從這點上來說，它又是一項服務性的工作。因此，高校戶籍檔案管理是為了更好地服務于戶籍，服務于師生，服務于學校的發展。

二、高校學生戶籍檔案管理工作存在的問題

（一）戶籍種類繁雜，數據混亂且信息變更頻繁。一般情況下，高校戶籍檔案管理的主要內容包括畢業生戶籍遷出、新生戶籍遷入、戶籍注銷證明、居住證辦理以及戶籍農轉非等方面。戶籍種類的繁雜使得高校戶籍檔案管理工作的難度大大增加。

如前文所述，高校戶籍檔案管理工作的高峰主要集中在9月的開學季和6月的畢業季，這期間的工作任務重，時間緊。高校保衛部門在指派專職的戶籍檔案管理人員時，一般不會投入很多人力。無論是專職人員獨立完成大批量的工作，還是臨時調配額外人手，都會使戶籍檔案管理工作出現標準不統一、不規范甚至失誤的情況，造成基礎數據信息的混亂，給以后的日常工作帶來隱患。

信息變更頻繁首先體現在身份證的多次辦理。在我國，年滿十六周歲公民必須辦理居民身份證，且每個人只能持有唯一的一張身份證。通常情況下，高校新生在入學將戶口遷入高校后，都應當及時辦理學校集體戶口所屬地的居民身份證。而在學生畢業參加工作以后，如果工作單位屬于異地，則需要重新辦理身份證。如此一來，高校學生在經歷入學和畢業后，至少需要更換兩次居民身份證，這不僅會造成資源的極大浪費，也會使得戶籍檔案管理變得更加混亂。一旦出現畢業生多次修改派遣地的情況，學校的戶籍檔案管理部門往往來不及變更信息，使得歸檔過程復雜化。

（二）管理權限和技術支持受限。一般來說，高校學生戶籍檔案管理工作由高校檔案管理部門和當地公安機關戶籍管理部門共同完成，具備雙重管理性質。而高校學生戶籍檔案管理與服務工作在校內主要由高校保衛部門負責，該部門既不屬于檔案部門的分支機構，也不屬于戶籍部門的分支機構。從原則上講，高校學生戶籍檔案管理工作屬于檔案管理，但又和大眾的檔案管理存在巨大的差異。其工作內容主要體現在對戶籍檔案的借用和保管，缺乏戶籍檔案的備案、核實、跟蹤等功能性服務權限。然而，為了充分體現戶籍檔案的功能和作用，這些服務性功能權限往往是必不可少的。

近年來，隨著公安機關戶籍部門以及高校檔案部門自動化程度的提高，高校戶籍檔案管理工作也開始實行簡單的自動化辦公服務，然而這三者之間的緊密結合仍然存在許多難以解決的問題。首先，高校檔案管理部門和公安機關戶籍管理部門屬于不同的事業部門，采用的是不同的格式標準，為了達到安全保密的效果，很多數據信息都是封閉的，戶籍信息的共享共建難以實現;其次，高校戶籍檔案管理內容相對于高校其他檔案管理工作略顯單一，這使得大部分高校都不會單獨為戶籍檔案管理配置硬件設施和辦公系統;再次，公安機關的戶籍管理系統并沒有提供專門服務于高校集體戶籍管理的窗口，公安機關對戶籍管理的主導性決定了高校獨立使用的管理平臺在與公安戶籍系統對接時存在困難。

（三）服務功能繁雜。戶籍制度的實行具有兩個最基本的功能：一是提供人口數據，便于國家對人口進行管理;二是證明公民身份。隨著我國戶籍制度的不斷改革，如今的戶籍管理工作已經逐步發展為具有社會保障服務、育人、就業、勞動等多項功能的綜合性服務工作。小的方面，英語四六級考試、辦手機卡、辦保險、駕校報名等都和戶籍存在緊密聯系;大的方面，辦準生證、考公務員、政審證明、買房、應聘工作、結婚登記等與戶籍息息相關。因此，戶籍管理工作的服務需求是多種多樣的。

（四）學生對于戶籍的重要性認識不夠。現如今很多大學生的法律意識淡薄，對高校的戶籍遷移政策不夠了解，在處理戶籍遷移問題時比較盲目，不夠理智。也有一些學生只重視高校的師資力量和設施建設，往往忽略戶籍問題，對戶籍問題缺乏足夠的重視，在入學和畢業就業時沒有及時辦理戶口遷入遷出手續，更有甚者不小心遺失戶口遷移證。如此一來，高校戶籍管理工作勢必將增加不必要的麻煩，進一步加重管理人員的負擔。

三、高校戶籍檔案管理的改進措施

（一）全面清點，核準基礎數據。要正常開展高校戶籍檔案管理工作，首先要確保基礎戶籍信息數據的準確性。受到人為主觀因素的影響以及自動化辦公客觀因素的影響，戶籍檔案管理工作中不可避免地會出現錯誤。一旦出現基礎數據的沖突、散亂、殘缺、差錯等情況，不僅會給戶籍檔案管理人員增加工作負擔，也會給當事人帶來諸多不便和煩惱。針對這樣的情況，有必要理順規范、查缺補漏、全面清點，這樣不僅是對當事人的負責，也會有利于今后工作的順利開展。

（二）把握政策，加大宣傳，強化法治意識。一定程度上來說，高校戶籍檔案管理工作屬于事業單位工作性質，因此該項工作與國家政策息息相關。首先，管理人員應當時刻關注國家政策的變動以及新政策的出臺，尤其是與高校學生戶口相關的問題，分析戶籍制度中的利弊關系，弄清弄懂政策，在國家的政策指導下開展工作，避免出現高校新生盲目遷移戶口的情況;其次，學校應引導學生了解相關政策，增進其對國家戶籍相關政策的熟悉程度;再次，為了便于開展畢業生轉學、休學、退學等各項業務，管理人員應增進與學生之間的溝通，深入了解他們的情況，防止他們作出錯誤的決定和判斷;最后，為了體現戶籍檔案的權威性，要在日常的規范化管理中加大宣傳與戶籍檔案相關的法律，保障戶籍檔案管理的持續性和穩定性。

（三）多方溝通，爭取合作共贏。為了做好戶籍檔案管理工作，高校保衛部門應與多方進行有效溝通，爭取相互配合。首先，與學生工作部門進行溝通，在戶籍檔案管理工作有序開展的過程中致力于提升服務質量;其次，與學校檔案部門進行溝通，確保更大的技術支持，提高管理工作的效率，規范工作內容;最后，與當地公安機關戶籍管理部門進行溝通，在它們的支持下開展普法宣傳，并爭取適當的戶籍數據查閱和管理權限。

（四）提升內涵，滿足服務需求。高校戶籍管理部門應當認識到自身的不足，主動學習國內外先進技術管理與實施的經驗，逐步改善“重管理，輕服務”的模式。首先，要保證基本服務內容的滿足;其次，要主動增加多樣化服務內容，從根本上創新服務內容;再次，將服務的深度和技術的高度有機結合，從根本上創新服務方式。比較有效的手段是構建高校戶籍檔案管理信息數據庫，使得高校和當地公安機關能夠在該網絡平臺上實現資源共享。在公安機關的授權和許可下，逐步實現各城市之間的聯網管理以及各大高校之間的資源共享，將原本的紙質化遷移手續簡化為網上電子遷移手續。

總之，為了促使高校戶籍檔案管理工作的順利開展，戶籍管理人員必須加強自身的理論學習，認真學習現有的國家戶籍相關政策，時刻關注國家政策的變動和新政策的出臺。同時，各高校應當加大國家戶籍政策的宣傳力度，引導學生了解相關政策。高校各部門和公安機關應當相互配合，把高校戶籍檔案管理工作做好。

【參考文獻】

[1]韓香芝.大學生戶籍管理現狀分析與對策研究[J].才智，2017（30）.

[2]邱迎春.高校學生戶籍檔案管理問題研究[J].科教文匯（中旬刊），2013（2）.

【作者簡介】張紅梅（1973— ），女，漢族，廣西永福人，桂林航天工業學院行政干事，研究方向：高校檔案管理。

（責編 盧 雯）