檔案管理創新思考與服務模式變革研究

李勇

摘要：文章先分析了檔案管理創新和服務變革的意義，隨后結合新時期的檔案管理現狀提出促進檔案管理創新的具體措施，包括健全管理措施、引入信息技術、加強人才培養、充分利用檔案信息，希望能給相關人士提供有效參考。

關鍵詞：檔案管理;服務變革;人才培養

引言：

檔案管理對于企業的發展具有重要意義，真實有效的檔案記錄能夠將企業發展歷史和現狀準確反映出來，同時也是企業發展中的重要無形資產。新形勢發展背景下，傳統檔案管理模式已經不能適應新時期的發展趨勢，為此需要針對檔案管理現存問題，采取針對性措施，促進檔案管理創新發展，提高服務質量。

一、檔案管理創新和服務變革的意義

在現代化發展背景下，隨著檔案管理信息質量提升，特別是人工智能和大數據技術的發展應用，對日常生產、生活產生極大影響，為此在當下的檔案管理服務創新發展中，需要突顯信息技術優勢。針對企業中的檔案管理工作形成信息管理方案，不但能夠有效降低檔案管理的成本投入，同時還可以提升檔案管理效率。同時針對檔案管理實施數字化管理，還可以和其他各個部門之間進行有效的交流合作，提升檔案應用質量[1]。

當下檔案管理服務的變革發展中，信息化技術占據較大比重，其主要是以現代化信息技術、網絡系統為基礎發展起來的，促進檔案管理實現虛擬化、數字化和信息化發展，這也是新時期的發展要求。當下企業正處于一種關鍵改革時期，檔案管理服務改革創新中，服務和管理占據較大比重，傳統模式下的檔案管理涉及諸多環節和內容，整個工作流程十分復雜，相關材料整理工作和歷史資料查詢也十分繁瑣，容易導致信息失真和資料缺漏問題，為此需引入信息技術。

二、檔案管理創新和服務變革的具體措施

（一）健全檔案管理措施

檔案管理與服務改革創新發展背景下，需要積極改變管理方法，尤其是各個部門的管理者和領導者，需要明確自身的責任和義務，發揮出良好的模范帶頭作用，結合科學完善的管理制度組織進行各項工作。相關檔案管理部門人員還應該了解檔案管理的價值作用，并形成良好的服務意識和創新意識，積極主動參與到檔案管理當中，為相關人員提供高質量檔案資源服務，滿足其對于檔案資料的多樣化需求。同時還可以結合各種先進技術，提高檔案管理效率，為此檔案人員需要主動學習各種技能，促進實現信息化的檔案管理，保證檔案管理工作的高效進行。促進檔案管理相關保證制度的不斷完善和優化，從企業中的生產項目入手，進行嚴格管理，相關檔案管理負責人需要對各種關鍵設備采購工作進行全面驗收，并做好傳送工作和記錄更改，保證資料完整性。

（二）應用信息管理手段

在信息時代下，實施檔案工作中，還需要緊密聯系企業實際發展狀況，生成有效的發展規劃，為檔案管理工作提供具有參考價值的服務模式。同時還需要針對其中各個環節實施細致規范與要求，形成全面、詳細的實施計劃，并在后續改革工作中，按照相關計劃認真落實。創建專門網站，為需要檔案資料的群體提供高質量服務，如此不但能夠進一步提升檔案管理效率，同時還可以優化檔案服務質量。積極創建信息化檔案管理系統，將紙質檔案資料轉化為數字檔案進行管理，全面采集各種信息資料，為檔案資料的信息化發展奠定良好基礎。積極推廣工程檔案和電子文檔的管理。為了優化檔案服務質量，需要針對檔案資料創建信息開放中心，提供多樣化服務。可以將WEB平臺作為基礎，創新檔案服務和管理形式，并形成全方位的檔案開發利用管理模式，這也是提升檔案利用效率的關鍵所在。在檔案資源擴展應用和開放服務方面，大部分企業開始通過創建開放的信息服務中心，促進企業發展。為此，創新檔案服務形式，引入信息技術手段，優化服務管理逐漸成為企業發展中的重要任務。

（三）加強人才隊伍建設

管理人才作為檔案管理中的基礎性內容，需要企業提高重視，其關系到檔案管理工作效率和工作質量。以優秀人才為基礎，創建相應的檔案管理部門。專業人員對所采集的資料實施歸納管理，方便后續進行查詢和應用，由此能夠看出管理人才的重要作用，其相關專業素質和職業素養會對檔案管理質量產生直接影響，為此需要做好檔案人員培訓工作。針對檔案人員進行招聘時，還應該端正其工作態度，使其充分掌握檔案管理流程和管理制度，形成相應的崗位管理制度。在健全的制度引導下，促進檔案管理的有序實施。面對檔案人員需要定期提供培訓機會，提升其專業能力，能夠熟練應用各種信息手段，提高檔案服務質量[2]。

（四）提升檔案信息利用率

創新檔案管理的最終目標便是進一步完善相關檔案管理機制，促進檔案信息利用效率的有效提升，促進檔案管理和檔案服務工作的健康發展。檔案管理相關制度建設中，不能過于追求速度，這不是一項短時間內可以完成的任務，為此需要聯系企業自身發展特征和發展實際，提高檔案人員自身積極性，為檔案管理和服務工作的有序進行提供基礎保障。在檔案管理工作中最為重要的便是保障檔案管理安全性。在引入信息技術和計算機裝置后，盡管能夠有效提高檔案管理的運行效率和運行質量，但同時也暴露出各種信息泄露的問題，為了進一步提高管理質量和檔案儲存安全性，應該從檔案管理整個過程細節入手，針對其中各個管理環節進行全面改革，并按照既定流程開展相關操作，促進檔案資源服務的不斷完善。通過有效的檔案資料管理，為企業中的文化建設工作提供資料服務。同時為了提高檔案管理質量，需要針對經營檔案、會計檔案和文件檔案等相關管理流程進行全面優化創新，形成檔案考核機制。并聯系檔案管理實況，針對具有關鍵價值的信息進行定期考核與審查、匯總。對于那些應用價值較低的檔案資料需要進行合理匯總與分類。

結語：

綜上所述，在現代化發展背景下，實施檔案管理工作中，需要不斷優化創新檔案管理形式，結合信息技術手段，引入大數據技術，優化檔案管理質量，促進檔案資料的充分利用，發揮出檔案價值。

參考文獻：

[1]劉悅捷.新形勢下檔案管理創新與服務模式變革探析[J].企業改革與管理，2020 （06）：19-20.

[2]左麗娜.高校學生檔案管理創新與服務模式的思考[J].科技創新導報，2019，16 （02）：185-186.