事業單位檔案管理信息化建設路徑與模式研究

王建華

摘 要：在現代化檔案管理模式下，信息化管理已成為事業單位檔案管理工作的一個重要的探究趨勢?？茖W做好相關研究工作，合理推動信息化建設，是提升事業單位檔案管理工作的重要舉措和手段。

關鍵詞：信息化;檔案管理;事業單位;路徑

引言

2017年，黨的第十九大明確指出，我國已經進入了“新時代”。在這個新時代，我國科技、經濟、文化、政治等方面都取得了巨大成就，使我國向著偉大復興的中國夢更進了一步。在這個承前啟后、繼往開來的新時代，我國信息化不斷發展，在這個背景下的各項事業都需要適應信息化帶來的改變，必須緊跟信息化的步伐，利用信息化為社會為國家做貢獻。所以，事業單位檔案管理也必須在信息化的背景下加快建設，從而提高事業單位檔案管理的質量和效率。

一、事業單位檔案管理信息化建設的意義

事業單位作為組成國家機構的一個重要部分，主要的特性是行政性、管理性與服務性。而事業單位的發展健康良性與否，與國家的運轉和發展有著直接聯系。其中，要保證事業單位的發展健康且持續，信息檔案管理的科學合理性是重要的一個要素。因為信息檔案匯聚了事業單位中的所有信息，所以管理系統是事業單位檔案管理中最不可或缺的存在。

信息化的管理能夠很大程度上提高系統的工作效率和工作質量。此外，信息檔案管理在整理歸納歷史發展性事件的時候，能夠從歷史實踐中吸取經驗，促進事業單位更好地成長發展，在決策上能有更多的實際參考。信息檔案管理實際上是為了使用檔案，其中事業單位做出決策和司法部門的相關調查方面都需要使用檔案信息，在決策方面，事業單位在歷史上的真實活動內容與狀況是很好的參考依據;而在司法實踐方面，檔案管理中的信息可以提供關鍵的真實證據。因而，事業單位檔案管理信息化建設的意義深遠。

二、事業單位檔案管理工作應遵循的原則

當前，事業單位在進行檔案管理工作時，應遵循以下原則：

第一，遵循差異性原則。要求檔案管理人員在整理檔案時，應根據檔案的內容和類型，分文別類，針對不同的檔案，編寫不同的編碼和名稱，以便于分類整理，這樣才能方便找到檔案，如果將各類檔案，隨意整理在一起，日后難以快速找到所需的檔案，因此，必須落實嚴格的管理規定和差異化原則，能夠使管理人員自覺依照規定和要求將不同的檔案進行分類，歸類整理后存放在指定的文檔中和文件夾中，不僅方便日后查找，同時能夠做到分別整理檔案，可見，檔案管理中應遵循差異性原則。

第二，遵循制度與執行共同落實的原則。也就是說實施管理制度的同時，明確指出管理人員必須按照規章制度規范工作行為，一經發現違規現象，執行管理制度中提出的規定予以處罰，起到警示的作用，以此規范管理人員工作行為，進而使其認真完成本職工作，做到不違規，工作中認真整理檔案，逐漸增強其責任感，并高效完成檔案管理工作。

三、事業單位檔案管理工作的優化路徑探討

（一）完善事業單位檔案管理信息化建設的制度體系

事業單位要妥善解決檔案資料開發利用效率過低的問題，應該積極完善事業單位檔案管理信息化建設的制度體系。首先，應該加強以事業單位相關門戶網站為平臺的檔案資料庫的建立，通過完善事業單位外網、內網的檔案信息資源共享服務來更好地提升單位內部檔案資源的開發利用率。重要的是要積極健全相關的資源搜索渠道，為實現檔案資料的網上查詢功能提供實現途徑。其次，應該對事業單位內部的檔案信息的內容進行分檔，并據此實現對事業單位的檔案資源利用的數字化開發利用。

（二）打造檔案管理數據中心，加強動態監控

事業單位檔案管理信息化建設的重點之一就是怎樣將凌亂的數據快速整合，使各大單位進行資源共享和整體綜合利用。同時，事業單位要有效解決掉傳統檔案存儲和資源共享問題的重要路徑就是打造數據中心，這也是檔案管理信息化建設的核心內容，這就需要在管理檔案崗位上的相關人員具有敏銳的觀察力，適時抓住機遇，積極參加到數據中心的打造實踐中去和相關技術部門一起開展頂層設計，審視和總結當前檔案管理信息化的方案，對所有的數據特點和相關經驗進行整理，還要結合身邊的實際情況，來確定該中心模塊布局和內在邏輯，制作相關的保障措施體系，來保證數據中心可以全方位的覆蓋所有的單位結構，提高工作運行效率，減少收集檔案信息的成本，從而為實現檔案信息的服務提供優質堅實的保障。所以，管理檔案的相關工作人員一定是要具備成為該數據中心的掌舵者的能力，能夠掌握數據價值的生成過程，還可以進行該過程的動態監管。

（三）定期培訓檔案管理人員，提升業務技能

現如今，事業單位除了關注發展以外，還應注重定期培訓檔案管理人員，在培訓期間，管理人員能夠學到很多整理檔案的方法、技巧、步驟，并明確規范化的歸檔流程和規章制度，充分意識到違規，應承擔責任、接受處罰。清楚這一點以后，檔案管理人員才能更加嚴格要求自我，認真完成檔案管理工作。

同時，在實際的工作中，檔案管理人員要靈活運用所學的歸檔方法，高效整理各種檔案，規范歸檔行為和步驟，進而規范化完成檔案整理工作，既做好檔案管理工作，同時提高管理人員工作能力、職業素養。因此，定期組織檔案管理人員進行培訓，能夠使管理人員有機會學習更多的歸檔方法、規范化的整理步驟，促進其不斷進步，有利于提高檔案管理工作效率和質量。

（四）加強檔案信息安全管理工作，確保信息化安全運行

在網絡信息化條件下，事業單位都要積極運用云計算技術來保障安全。該技術不但可以有效的幫助檔案管理人員提升對各種資料的管理水平，還能夠合理地防止事業單位內部信息在來往過程中可能會發生的各種安全隱患。檔案管理的相關工作人員還能夠使用云計算客戶端有效建立分層權限級別，從而可以加強重要資料內容的信息安全保密工作。另外，事業單位也要不斷提升該管理系統的安全保密性，事業單位的內部管理檔案的工作人員要不斷地提升自身的網絡安全管理意識，從而避免網絡不法分子借助高科技網絡工具攻擊竊取單位內部的重要數據信息，單位的安全管理部門也要建立高效防火墻，定期測試內部網絡安全，查找網絡安全漏洞，盡可能的完善單位內部網絡安全作業，使一切安全隱患消失在萌芽中，這樣才可以確保單位內部的網絡信息安全，有效地防止重要檔案數據信息被不法分子攻擊和竊取，從而造成不可挽回的損失。

參考文獻

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