小議職業院校圖書館檔案管理策略

摘?要：職業院校的圖書館需要有專門的檔案管理人員，通過檔案的管理能夠追蹤到圖書的收藏路徑，查詢到許多珍貴的資料，對于圖書管理具有指導性的作用，因此，作為職業院校一定要加強圖書館的檔案管理工作，對于檔案的管理人員要能夠做好培訓工作，提高管理人員的業務水平，通過實際的培訓能夠提高管理人員的工作能力，同時還必須要結合信息技術的使用，才能使檔案管理工作更為科學、有效地進行。職業院校圖書館中的檔案分為文件檔案和文書檔案兩種，做好對這兩種檔案的管理有重要意義。當前的高校圖書館檔案管理工作存在著檔案管理工作不規范、效率低;數字建設化緩慢等問題。作為職業院校的圖書管理者要通過系統的整理，能夠做到拓展工作業務水平，保管好圖書檔案中文件檔案和文書檔案，做到分類具體詳細、科學合理。

關鍵詞：職業院校;圖書館;檔案管理;策略

隨著時代的發展，現在職業院校都普及了網絡，圖書館的檔案管理也逐步進入信息化時代，高校圖書館檔案管理實現信息化應該做到：做好計算機和網絡建設，合理開發職業院校的圖書館資源，做到系統化，通過信息化來節省人力資源，快捷地做好保管工作，圖書館的工作具有重要的珍藏和研究價值。信息時代的到來人們越來越追求安全、高效、便捷的工作和生活，圖書館檔案管理也不例外。因此，高效圖書館應該緊跟時代步伐，對檔案管理工作進行改革，利用網絡和計算機實現信息化管理。

一、 職業院校圖書館檔案的特點及其管理的重要性

職業圖書館中的檔案主要分為文件檔案和文書檔案兩類。文件檔案記錄了圖書館在各階段的各項工作情況，其取得的成果和教訓，為職業院校圖書館日后的發展提供了參照，有利于指定其發展規劃。文書檔案是職業院校圖書館自身的文件，是圖書館日常工作和活動中保存下來的有價值的文書記錄。這些文書文件有會議記錄，還有一些影視資料、財產資料等，這些文件內容豐富，往往具有保留價值，所以保留時間長。它的內容不僅包括珍貴的各種文獻典籍、歷史文物，甚至還有借閱登記的記錄等。這些文件是研究一個高校及其圖書館的重要資料，是圖書館檔案價值的集中體現。對這類檔案的管理為圖書館的業務探討、學術研究等提供了資源。要想加強對這兩類檔案的管理，就要提高檔案建設水平，完善檔案體系。這不僅能促進圖書館自身的管理工作，還能促進其他各項工作的標準化、規范化，從而提高其整體的實際工作水平。

二、 職業院校圖書館檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理工作不規范、效率低

因為職業院校圖書館開展檔案管理的工作不長，在工作中難以實現規范化和制度化。一些業務部門對歸檔范圍和檔案管理人員不清楚，這給檔案管理員的工作帶來困擾，他們很難及時收到范圍廣泛、內容豐富、質量高的檔案。再加上檔案管理的制度還有待完善，檔案管理人員在工作中還缺少工作的積極性和主動性，工作能力不高，這就導致他們工作中出現斷檔、缺檔的問題，忽視對檔案資料的登記、分類編目、加工利用等工作，這就導致了檔案管理工作混亂、效率不高。

（二）檔案管理工作較原始

在信息化、網絡化的時代，圖書館的檔案管理工作應該與時俱進，做好檔案資源數字化、信息化、現代化的建設。但是當前很多高校圖書館沒有做好相關建設，檔案管理工作仍處于傳統的手工存取方式，檢索速度慢、工作效率低。紙質檔案與電子檔案、影像資料檔案相比仍占有很大的比重。紙質檔案資料具有管理繁重，查找困難等多種不便。

三、 職業院校圖書館檔案管理策略

（一）做好檔案管理室的計算機和網絡建設

檔案管理室的信息化進程需要有硬件設備的跟進，大多數高校圖書館的日常工作如文獻借閱、情報服務等都由計算機完成，圖書館檔案管理工作也可以充分運用計算機和網絡，加強相關建設。計算機中有專門的管理軟件在實際工作中，還可以利用網絡搭建圖書館檔案室，在圖書館服務窗口，讓學生進入檔案室，可以與館員直接聯絡。此外利用計算機和網絡結合，做好圖書館檔案管理工作，還要注意做好相關的安全防范系統。在日常工作中，做好對安全防范系統的完善和維護，使其中的檔案信息資源不被失密、泄密，這樣才能保證高校圖書館的檔案管理工作能正常、穩定的運轉。檔案管理信息化的運用為今后的查找帶來許多便利，如果想要找某本書，只要輕輕敲擊鍵盤，就能夠自動進行檢索，不需要管理人員進行詳細的查找。

（二）檔案管理要實現信息化

隨著信息化時代的到來，計算機技術的進步，檔案資源向共享性、數字化和服務的網絡化發展。網絡的一個重要特點就是資源共享，收集、分類、檢索、傳遞等圖書館檔案管理工作在網絡上進行，這不僅方便了本校的教師和學生，還為遠程用戶提供了服務。傳統的以紙質主的實物保存的工作形式，給高校圖書館檔案管理工作帶來了很高成本，也不利于信息資源的檢索、傳遞和共享。信息化技術的應用，高校圖書館檔案管理工作出現了數字文件，數字文件的修改、復制、歸檔、傳遞等工作都十分高效。此外，信息化技術在高校圖書館檔案管理工作中的應用，不僅降低了成本、還方便查找和添加，對于現在的工作方法來說，具有創新性和實用性。建立起完善的檔案信息管理系統，方便了工作人員的管理和用戶的查詢利用。由此可見，信息技術的應用改變了高校圖書館檔案管理工作的方式，開發了它更多的優勢。因此，高校圖書館檔案管理工作實現信息化是其必然趨勢。

（三）對職業院校圖書館檔案管理工作人員的職業能力進行培訓和提高

信息化時代對圖書館的檔案管理人員提出了新的要求，傳統的檔案管理只要做到心細、認真工作就行了，但是，網絡化的檔案管理需要工作人員能夠具備計算機的使用技術，能夠靈活地進行文字錄入和書籍的錄入，要能夠針對計算機系統設計以及運營維護等各個方面進行研究，對此，各大高校圖書館檔案管理部門相關工作人員必須對自身的職能范圍進行綜合考慮，從而保證計算機系統正常有序工作。與此同時，各大高校圖書館檔案管理所使用的計算機系統需要根據手工系統進行設置，并且涉及的每一項數據內容均由相同專業高校圖書館檔案管理工作人員進行記錄完成。對檔案管理人員工作職責進行合理的分配，不僅能夠有效保證高校圖書館檔案管理資料信息的獨立性、正確性以及完整性，進而有效提升高校圖書館檔案管理的科學化水平控制。

總起來說，職業學院的圖書館檔案管理人員要想做好本職工作，就要做到與時俱進，緊跟時代的步伐，能夠學習先進的管理方法，掌握信息化的管理模式，努力提高自身的工作能力，為職業院校的圖書館的檔案保存奉獻自己的一分力量。

參考文獻：

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作者簡介：

葉思思，四川省眉山市，眉山職業技術學院。