檔案信息化管理建設(shè)分析

王青梅

摘要：檔案的信息化建設(shè)，為我國的檔案管理提供了切實有效的管理措施。本篇文章中，就檔案信息化進程中所產(chǎn)生的信息化水平低、重視程度不足、專業(yè)性人才少三類問題問題進行重點分析，并在此基礎(chǔ)上提出了四個方面的應(yīng)對措施，使檔案管理的信息化處理達到切實的可行性目的。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;應(yīng)對措施

中圖分類號：G270.7;F272?文獻標(biāo)識碼：A?文章編號：1672-9129（2020）09-0084-01

引言：在當(dāng)下的信息化時代中，社會上的各個行業(yè)都趨于信息化的處理模式。近年來信息化的檔案管理技術(shù)發(fā)展成了主流，信息化的檔案管理技術(shù)在當(dāng)下的社會潮流中持續(xù)發(fā)展，更好的順應(yīng)了時代的潮流。在檔案信息化的建設(shè)過程中，難免存在問題，只有更好的處理這些問題，才能實現(xiàn)檔案信息化管理的理想進程。

1?現(xiàn)階段檔案信息化管理建設(shè)存在問題

1.1信息化水平低。就目前的檔案信息化發(fā)展進程而言，檔案的信息具有強烈的分散特征。針對部分依靠互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)平臺達成的檔案管理，沒有得到充分的落實。對檔案的更新效果不及時，信息的分布也較為分散。企業(yè)的人力資源部門中，有很多對員工個人檔案不重視的情況出現(xiàn)，這直接造成了員工檔案丟失或被盜竊的問題。此外，檔案管理的另外一大問題在于檔案的重復(fù)性。同一家企業(yè)中對于一個人的檔案可能會留存好幾份，原因在于企業(yè)的眾多部門都需要留存員工的個人檔案，這樣大規(guī)模的檔案囤積也會造成檔案的丟失情況。

1.2重視程度不足。針對檔案管理的認識，一方面是作為領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度不高，另一方面在于員工本身的意識薄弱。一直以來，領(lǐng)導(dǎo)在對員工檔案進行管理的過程中，都未能充分的認識到檔案監(jiān)管的重要性。對于檔案管理也沒有過多的資金方面的投入，這就導(dǎo)致檔案管理的發(fā)展進程受到阻礙。檔案管理部門對于其自身的管理本就具有相當(dāng)一部分的不確定性，硬件設(shè)施也沒有相應(yīng)的提升會直接導(dǎo)致檔案管理的進程陷入僵局。

1.3專業(yè)性人才少。專業(yè)性的人才對于現(xiàn)階段的信息化管理具有重要的導(dǎo)向作用。在國家部門的人材計算中表明，現(xiàn)階段的檔案信息化管理的專業(yè)性人才占比較少，在人才比重中處于劣勢。從整體的布局中可以觀察到，整體的檔案管理人員素質(zhì)偏低，人員素質(zhì)與時代沒有進行很好的融合，管理的形式也相對落后。

2?對現(xiàn)階段檔案信息化管理建設(shè)的對策分析

2.1完善多元化信息管理體系建設(shè)。在檔案管理的進程中，想要針對檔案信息的更好管理，首先需要完善對檔案信息化管理的體系建設(shè)。作為檔案管理的重要部門，首先就應(yīng)該強化自身服務(wù)職能，將檔案資料管理的制度作出進一步完善。在完善過程中需要進一步關(guān)注檔案的信息化建設(shè)，使檔案的信息化建設(shè)變得不再單一[1]。在促進檔案的多元化構(gòu)建的同時，女里實現(xiàn)檔案管理的組織架構(gòu)，從而實現(xiàn)管理與信息的多元化統(tǒng)一，為檔案管理的信息化進程提供了制度保障。在檔案的網(wǎng)絡(luò)管理方面，更多需要找準(zhǔn)檔案的自身定位，在檔案的建立方面需要做出應(yīng)有的規(guī)劃。在檔案建立的各項任務(wù)方面均應(yīng)提供具體的功能規(guī)劃。比如，在檔案的查詢、舉例、信息調(diào)查等方面，都需要加強對檔案的窗口化管理。以此，可以在最大程度上吸引用戶的體驗，增加用戶的訪問次數(shù)，檔案管理的信息化與互聯(lián)網(wǎng)的有效結(jié)合，切實的促進了檔案管理的信息化。真正意義上的做到了科學(xué)管理。

2.2加強對檔案信息化管理的認識程度。檔案的信息化管理在當(dāng)下的時代中，十分符合時代的發(fā)展趨勢。所以在利用信息達到檔案管理目的的時候，更需要提高自身對檔案管理的認識程度。不僅需要加強對信息化方面的知識與技能掌握，還需要依靠互聯(lián)網(wǎng)模式成功實現(xiàn)對檔案信息的技術(shù)性管理。作為檔案管理人員，提高自身的素質(zhì)與技能是有必要的，對于檔案管理過程中所產(chǎn)生的一系列問題也應(yīng)當(dāng)掌握相應(yīng)的解決方式，以實現(xiàn)后期對檔案管理更好的投入，最終使得檔案管理的效率有所提升。檔案管理的過程應(yīng)始終保持自身對信息化管理的認知程度，當(dāng)下社會，信息高速發(fā)展，高科技的介入使傳統(tǒng)的營運方式得到改良，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)在傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上，接納新生事物，積極學(xué)習(xí)，提高自我認知水平。

2.3全面引進、培養(yǎng)專業(yè)性優(yōu)秀人才。在如今的信息化時代下，人才的培養(yǎng)必須放在首位。尤其針對檔案管理的冷門專業(yè)中，人才的組建任務(wù)顯得更加重要。想要建立一支完美的專業(yè)性人才，需要企業(yè)提高自身的崗位優(yōu)勢，提高待遇與崗位制度，從企業(yè)開始重視檔案管理的職位。在求職者的選拔中，應(yīng)盡量挑選專業(yè)性優(yōu)先原則。構(gòu)建起完善的企業(yè)文化，為求職者搭建晉升階梯，以從根本上完成對專業(yè)人才的招攬[2]。此外，還可以對已在崗位上的檔案管理人員做出技術(shù)培訓(xùn)。此類培訓(xùn)可以最大程度上的激發(fā)從業(yè)者的技術(shù)能力，促使其更好的完成檔案管理的本職工作。

2.4強化對檔案信息化的管理機制。檔案信息化的管理機制，來源于對檔案信息的建設(shè)與管理。傳統(tǒng)的檔案經(jīng)營方式越來越不符合當(dāng)下的時代發(fā)展，作為企業(yè)的檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)改良傳統(tǒng)方式，積極學(xué)習(xí)信息化的建設(shè)發(fā)展，努力為信息化技術(shù)的實現(xiàn)做出貢獻。檔案管理信息化水平的提高，可以有效的調(diào)動檔案管理人員工作的積極性。此外，檔案管理部門在提高信息化管理水平的同時，可以更好的將全身心投入到工作中，以此更好的推動檔案管理的效率提升，從而促進檔案管理的信息化發(fā)展。

結(jié)論：在當(dāng)下的社會發(fā)展活動中，檔案管理逐漸被人們認同。檔案管理作為社會的一項重要組成部分，發(fā)揮著其獨有的決定作用。檔案管理的數(shù)字化，大大降低了傳統(tǒng)模式下的檔案管理問題。在當(dāng)下的檔案管理中，實現(xiàn)檔案的有效管理，可以更好的服務(wù)于社會。

參考文獻：

[1]李釗.檔案信息化建設(shè)與檔案管理分析[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊，2019，27（28）：27.

[2]李嘉慧.基于檔案信息化建設(shè)與檔案管理分析[J].中外企業(yè)家，2019（15）：133.