檔案信息化管理探討

李建

摘 要：檔案管理作為相關單位內部工作的基礎環節，在單位運行中發揮著重要作用。加強檔案信息化管理工作對相關單位的運行與發展具有積極促進作用，同時也是單位發展的有效依據。由此可見，相關單位需要加強對檔案管理工作的重視程度，實施創新型管理方法，加強單位檔案信息化建設，不斷提高管理質量與管理效率，實現單位持續發展。本篇文章主要通過對檔案信息化管理策略進行探討，指出實施檔案信息化管理的優勢。

關鍵詞：檔案;信息化管理;實施策略

信息技術與網絡技術的進步，為相關單位發展帶來了新的機遇與挑戰。在經濟全球化的背景下，相關單位需要具有與時俱進的精神，積極轉變新的檔案管理理念，不斷推動檔案管理的信息化建設，才能幫助企業在社會競爭日益激烈的今天立于不敗之地[1]。因此，相關單位需要改進檔案管理方式，加強數據化管理模式，實現檔案管理工作的高效運行，從而相關檔案管理工作人員提供方便。

一、檔案信息化管理工作中存在的問題

（一）檔案信息化管理工作過于分散化

相關單位在進行信息化檔案管理過程中未做到單位內部各個部門之間的信息共享，導致單位內部之間信息缺乏共通性，從而導致信息過于分散化，甚至出現重疊現象[2]。檔案信息分散化限制了檔案管理信息化建設的順利開展，不利于信息管理人員對檔案信息的正確判斷，從而無法實現檔案管理的高質與高效。

（二）檔案信息化管理工作出現信息異構現象

相關單位在進行檔案信息化管理時存在信息異構現象，檔案信息數據結構與文件屬性存在一定關系，不同的數據結構導致文件屬性出現相應變化，當電子檔案中出現一些特殊的文件形式時，會導致其信息兼容模式存在問題，甚至出現打不開的現象，不僅造成了相關部門人力、財力與物力等多種資源的浪費現象，而且增加了檔案信息管理人員的工作難度，不利于管理效率與管理質量的提高。

（三）檔案信息化管理工作出現滯后現象

相關單位在進行檔案信息化管理過程中，需要借助相關信息技術及電子技術方法將紙質版本的檔案信息進行數字化轉變，從而實現檔案信息的有序性。當時部分單位在進行檔案信息化管理過程中過度的重視信息技術的應用，從而忽視了對檔案信息化管理方式與體制的改進，對檔案信息化管理人員綜合素質及專業能力的培養不夠重視[3]。目前，很多單位都存在檔案信息更新不及時或信息缺失的現象，從而導致檔案信息化管理工作出現滯后狀況。由此可見，檔案信息化管理工作滯后不利于檔案信息化建設的長遠發展。

二、檔案信息化管理的實踐探索

檔案信息化管理與信息化建設可以有效節約檔案管理工作的成本，減少工作中資源浪費現象，可以幫助相關單位轉型為資源節約型與環境友好型，實現可持續發展。除此之外，檔案信息化管理可以有效提高檔案管理工作效率，將紙質信息轉化為數據信息，有效節省工作時間，提高信息查找速度，最大程度的提高信息查詢速度，實現高效工作。

（一）完善檔案信息化管理設施建設

相關單位在進行檔案信息化管理工作時應該不斷完善檔案管理硬件設施的完善化，積極引進先進的信息化管理設備，吸取優秀信息化管理經驗，從而加快信息化管理進程，順利開展檔案信息化管理工作[4]。由此可見，檔案信息化管理設施建設對檔案管理工作具有積極的促進作用。相關單位需要積極引進各種先進信息化管理設備，并逐漸加大對信息化設備的投資，從而實現信息化管理順利進行。例如，相關單位需要配備完善的打印機以及掃描儀等設備。除此之外，單位部門應該對檔案管理的實際情況進行調查，并聘請專業的技術人員，組織對檔案信息化管理的相關工作人員進行定期培訓，從而建立專業高效的信檔案息化管理系統，實現檔案信息的優質分類，實現信息查詢工作的便捷性，推動檔案信息化管理工作的進一步發展。

（二）解決檔案信息化管理的異構性問題，實現信息資源共享

相關單位需要沖破傳統檔案管理理念的禁錮，積極轉變新的管理理念與管理方法，提高檔案管理人員的專業性與責任意識，從而有效提高檔案信息化管理質量。除此之外，相關單位需要不斷引進先進的管理方案，加強對檔案信息的科學化與合理化管理，建立完善的檔案信息管理體制，從而實現檔案信息化管理工作的順利進行。為確保檔案信息的真實性，檔案管理人員需要及時對檔案信息進行更新，并建立信息共享機制，通過信息化技術建立資源信息共享平臺，從而實現檔案信息的公開性與透明性，為各個部門查閱信息提供便捷，從而避免信息的重復性，實現信息優質管理。

（三）建立完善的檔案信息化管理體系

相關單位在進行檔案信息化管理的過程中需要不斷建立完善的檔案信息化管理體系，實現信息化管理工作的有效性，從而使其促進檔案管理信息化順利開展。檔案管理部門需要對信息化管理的全部過程有深入了解，同時能夠發現其在管理過程中存在的問題，并找出問題存在的原因，從而制定科學合理的針對性解決方案，建立完善的檔案信息化管理體系，將其與檔案信息化管理進行有機結合，從而順利開展信息化管理工作，實現檔案信息化管理的高效運行。例如，相關單位可以建立考核制度，并結合信息化管理相關流程，組織對檔案管理工作人員進行定期考核，將檔案信息化管理作為績效考核的一部分，引導檔案管理人員提高對信息化管理的重視程度，激發其工作積極性與主動性，從而實現工作人員的規范化管理，有效避免管理人員工作中的失誤，提高檔案管理工作質量。除此之外，相關部門可以設立專門的工作崗位，并定期組織對工作人員進行培訓，制定明確的崗位工作職責與工作內容，建立完善的責任管理制度，提高檔案工作人員的專業素養與責任意識，從而實現檔案管理工作的有效開展。

（四）加強信息化管理，提高檔案管理質量

相關單位需要建立完善的規章制度，要求檔案管理工作人員嚴格按照單位制度的規章制度執行，從而降低工作失誤情況的發生機率。當在執行過程中，檔案管理工作人員需要進行嚴格檢查，發現錯誤需要及時進行更改，從而有效提高管理質量。除此之外，檔案管理工作人員需要不斷對管理知識進行學習，拓展管理知識視野，加強對管理信息化技術的認知，提升信息技術操作能力，從而提高檔案信息管理效率。相關單位組要注意對信息管理系統進行安全維護，防止信息外露現象發生，并對信息病毒及網絡漏洞問題進行及時處理，從而有效預防信息受損。由此可見，檔案信息化管理工作人員應做好檔案信息的備份工作，并繼續完善信息管理系統，可以設置專門的保密系統，從而有效提高管理系統的防御能力，實現管理工作的順利開展。

總結語

綜上所述，相關單位完善信息化管理設施建設，并建立完善的檔案信息管理系統可以實現檔案信息化管理的順利開展，為檔案信息查詢提供便利。除此之外，需要加強檔案信息管理工作人員的專業技能，激發管理的積極性與主動性，逐漸建立管理人員的責任意識，實現檔案信息管理的安全性與完整性，提高檔案信息化管理的工作質量與工作效率。由此可見，為實現優質信息化管理相關單位必須要對其引起足夠重視，結合自身實際并積極引進先進管理理念與技術，從而推動企業實現可持續發展。

參考文獻

[1] 劉郁蘭.檔案信息化管理及推動檔案信息化建設的策略研究[J].蘭臺內外，2020（19）：1-3.

[2] 劉敏.基于文檔一體化的文書檔案信息化管理策略[J].蘭臺內外，2020（18）：55-56.

[3] 鄒宏偉.基于云計算的檔案信息化管理機制分析[J].黑龍江檔案，2020（03）：64.

[4] 高潔. 借力“互聯網+” 推進檔案信息化管理[N]. 東方煙草報，2020-06-17（003）.