關于做好新形勢下行政事業單位辦公室管理的幾點思考

龐銀華

摘 要：行政事業單位辦公室兼顧綜合事務管理多項職能，是單位的核心和關鍵部門，本文就如何做好新形勢下行政事業單位辦公室管理提出相應的對策。

關鍵詞：行政事業單位;辦公室;綜合管理

從辦公室的職能來看，它主要是發揮參謀助手、綜合協調、督查督導、服務保障等作用，是行政事業單位體系中一個關鍵性的橋梁部門，作用發揮的好壞，關系著單位日常運轉能否高效、參謀決策能否見效、制度執行能否實效、服務保障能否有成效。在新形勢下，提升行政事業單位辦公室管理水平，是深化行政體制改革，轉變職能、理順關系、優化結構、提高效能的現實需要。

一、行政事業單位辦公室三大特點

（一）綜合服務性。主要體現在機關后勤服務保障和加強內部溝通，如搞好后勤接待工作，做好食堂建設和公車管理，加強各部門的聯系與對其日常事務的管理。

（二）復雜多樣性。主要是結合辦公室日常工作，它所涉及的部門、內容多而復雜，如文字材料、文件上傳下達、制度印發、綜合協調、會務保障、后勤保障、車輛調度等等。

（三）困難瑣碎性。辦公室行政事務管理存在任務重、工作時間長、突發性等問題，而這些問題也決定了開展辦公室行政事務管理的困難和多變性，辦公室人員存在經常加班的情況。

二、行政事業單位辦公室四大職能

一是參謀助手職能。辦公室是行政事業單位一個重要的輔助決策機構，主要是為領導決策提供更多前瞻性、創造性的合理化意見，準確傳達上級有關精神，經常深入基層調查研究，把當前出現的新情況、新問題、新矛盾如實反饋給領導，為領導決策提供有價值信息。

二是綜合協調職能。辦公室行政管理一個最主要的職責是溝通上下，聯系各方，協調統籌。發揮辦公室牽頭抓總作用，處理好各單位各部門問題，形成工作合力。同時要敢于協調，善于協調，當好總調度。通過建立合理化制度，促進工作效率提升。

三是督查督導職能。辦公室有一項重要的職責就是確保工作督導督查到位，保障上級部門和本單位領導的重要決策得到快速落實，把上級安排的工作和本單位領導安排的工作任務分解落實到具體部門和具體責任人，同時加強過程督導，及時發現決策實施過程中的各種問題，認真分析原因，采取有力舉措，切實把任務執行到位。

四是服務保障職能。這也是行政事務管理工作的重點內容，辦公室服務保障工作質量的高低直接關系機關能否正常高效運轉，除了做好領導和機關內部服務保障外，還要為廣大人民群眾做好服務保障工作，如對內做好食堂、辦公設備、公車等服務，對外做好便民服務等。

三、辦公室行政事務管理工作存在的三大問題

一是行政管理制度還有待完善。雖然為促進經濟持續發展，政府機構進行了大量改革，也獲得了部分成效，但是單位辦公室行政管理體制明顯滯后于社會經濟體制改革，出現了工作過程中秩序混亂、各個部門崗位職責劃分不清等現象，都是由于管理制度不夠完善所導致。同時由于管理制度的缺失，使得相關工作人員在工作過程中，出現自由散漫的工作心態，從而嚴重影響了辦公室行政事務管理的正常運行與開展，進而使得行政事務管理工作的效率與質量無法得到有效提升。

二是管理人員素質還有待提升。辦公室行政事務有效開展，很大一部分因素取決于辦公人員的綜合素質，但就當前現狀來說，還存在管理人員與工作人員對于行政事務管理工作的重視程度不足、認識不夠，辦公室管理人員缺乏較高的行政管理水平和綜合素質，在專業技能方面存在不足。雖然有的行政事業單位對辦公室人員開展了專項技能知識培訓與教育，取得了一定的成效，但有的問題依舊存在。根本原因還是管理人員個人工作能力與綜合素質過低，無法適應辦公室工作的復雜性、困難性、服務性要求。

三是行政管理水平還有待提高。辦公室的行政事務較為零散，繁瑣，在辦公室行政事務管理工作過程中，存在辦公人員工作積極性不高，工作處于被動，負面情緒較多，從而對工作過程中所出現的其他問題表現出一種漠視的態度。而出現這種現象的主要原因是由于相關管理者自身管理水平不足，沒有通過科學的方法將辦公室行政事務管理的各項工作進行協調與溝通，進而使辦公室行政事務管理的效率與質量不能得到有效提升。

四、新形勢下做好行政事業單位辦公室管理三點舉措

一是完善行政事務相關管理制度。通過科學合理的手段在辦公室行政事務管理的過程中構建完善的規章制度，確保行政事務開展高質高效。一方面要精細崗位職責，通過明確細化崗位職責，杜絕分工模糊現象，做到任務細分到人，責任細化到崗，即使面對辦公室日常行政管理復雜、臨時交辦事情突發的情況也可以從容面對，使得每個管理人員通過定人定崗，充分發揮崗位價值，從而不斷提升行政事務辦事效率。另一方面要創新制度管理，從管理學角度來看，事業單位的組織結構比較緊密，呈金子塔型，這樣的組織方式導致橫向溝通不足，無法有效互動。因此要加強管理模式創新，建立使用現代化時代發展需要的扁平式管理模式，加強內部人員信息有效傳遞，內部機構雙向聯動。

二是提升行政事務人員素質水平。一方面在辦公室人員選拔上嚴格控制，著重考察人員的專業能力、政治素養，對于最終進入辦公室的人員要加大培訓力度，主要側重在政治理論培訓、專業技能培訓、文字材料功底等方面的教育。另一方面要加強管理人員思想作風建設，提升服務水平和大局觀念。無論是在辦公室日常事務處理或文字材料撰寫方面，都需要發揮勇于鉆研、埋頭苦干的工作作風。

三是加強行政事務管理模式創新。要不斷推進辦公室工作科學化、精細化管理。一要提高工作標準，按照局部功能最優化，整體功能最大化的要求，將各項管理標準細化到每一個崗位上，形成工作規范;二要優化工作流程，按照目標明確、環節清晰的要求，不斷簡化優化工作流程，確保各部門工作銜接有序，互相配合。三要突出智能運用，主動運用新技術、大數據等智能手段，不斷提升辦公效率，促進辦公系統改造提升，做到工作內容全覆蓋、工作流程全監督、目標任務全閉環。

五、結束語

通過上文分析，聚焦行政事務管理重點環節，著力解決管理過程中的難點、堵點問題，切實提升行政事務管理效率，真正發揮好行政事業單位辦公室在協調領導、部門之間的橋梁紐帶作用。

參考文獻

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