利用大數據創新檔案管理模式和提升服務能力

張金安

摘 要：隨著大數據時代的來臨，為檔案管理工作提供了較好的發展機遇，為使檔案管理工作效率得到有效提升，就需要依靠大數據技術來管理檔案信息資源，將檔案信息管理模式進行優化，使檔案信息資源的服務能力增強。本文就綜述如何利用大數據來創新檔案管理模式，提升其服務能力。

關鍵詞：大數據;檔案管理模式;創新;服務能力

檔案信息管理工作是一項繁雜的工作，為促進檔案信息管理效率提升，就需要對目前應用的檔案信息管理方法進行優化，基于大數據技術，將檔案信息資源的管理模式進行簡化，使檔案管理流程更為規范，建立信息管理中心，由此保障管理目標的順利實現[1]。

1 大數據時代的作用

隨著網絡通信以及計算機技術的不斷發展，信息社會來臨，大數據具備的特點包括數據全面、種類繁多（文本、圖片、電子圖紙、音頻、視頻等）、信息數據處理速度快[2]。如能在檔案管理工作中有效應用大數據技術，檔案管理人員自身具備較高的信息技術發展敏感性，能夠及時掌握信息技術的發展趨勢，那么就可使檔案信息資源管理的效果提高。

2 大數據檔案管理工作開展的要求

2.1 管理人員需將自身的大數據意識不斷提升

在管理檔案信息資源的過程中，管理人員需更加重視大數據資源，借助先進的大數據技術來管理檔案信息資源，使檔案信息資源的載體得到創新，將數據轉化工作做好，促使信息資源向數據資源轉化，依靠各類工具開展檔案信息管理工作，并研究檔案信息數據資源，對科學管理方法予以制定，使檔案信息資源管理工作的效率不斷提升。

2.2 對創新性檔案管理體系進行制定

處于大數據信息時代，在管理檔案信息資源的過程中，需要對檔案信息資源管理體系進行不斷創新，通過對先進的管理技術進行應用，使目前應用的網絡信息技術管理理念得到更新，在管理工作中有效融入共享以及開放的理念，從而充分發揮大數據信息資源具備的優勢。同時在管理方法上，可采用多樣化方式，使管理能夠達到預期的目的。

2.3 實施數字化管理

隨著大數據技術的不斷發展，人們對于檔案信息資源提出的要求也明顯提高。因此檔案管理工作中，需要將檔案資源具備的數據化水平提高，依靠網絡覆蓋的模式來管理檔案信息資源，通過對智能搜索技術進行應用，由此使資源得到準確快速的檢索[3]。在檔案信息資源管理的過程中，有效應用圖形以及表格等工具，使目前具備的檔案數據資源變得更為完善，使檔案信息資源的共享效率得以提高。

3 依靠大數據使檔案管理模式得到創新、服務能力得以提升的措施

3.1 需在檔案管理過程中始終保持大數據思想

在應用大數據技術來管理檔案信息資源時，需要在管理工作中有效落實大數據技術，將檔案信息資源的監督工作引起重視，將傳統的檔案信息資源認知進行更新，對數據化管理模式進行建立，依靠大數據來實施檔案信息資源管理，并考慮用戶自身的具體需求，由此取得更高的用戶滿意度。除此之外，還需要通過培訓，使檔案信息資源管理人員的大數據意識得到提升，使其自身能夠不斷學習，提升自身的專業素養，在檔案管理工作中發揮主動性與積極性[4]。

檔案管理人員需詳細了解大數據的概念、技術和應用方法，對檔案信息資源數據庫進行建立，將可能對檔案管理工作產生不良反應的因素減少，對目前應用的檔案資源檢索工具進行優化，并對共享系統平臺予以建立，做好檔案信息資源的安全性保障，防止檔案受到破壞。除此之外，檔案管理人員還需要對目前應用的檔案管理制度進行創新，在檔案管理中應用大數據技術，使檔案管理方式變得更為完善，做好數字化建設工作，對檔案管理理念進行更新，保障檔案信息管理的質量。

3.2 健全檔案管理體系，將數字資源管理時間延長

目前我國檔案管理部門所使用的系統大多存在缺陷或是漏洞，不具備較高的運行效率，在管理檔案信息資源的過程中，容易出現效率低下的情況[5]。因此為了提升檔案管理工作的效率，就需要對共享管理理念予以應用，將檔案信息管理系統進行完善，使檔案信息資源管理能夠高效開展。在創新管理平臺時，需要參照檔案信息資源具備的實際情況，來對相應管理措施進行制定，做好檔案信息資源的開發、交流以及共享工作，從而使檔案信息資源能夠更好滿足用戶需求。在管理不同類型的檔案信息時，需要了解檔案信息資源的特點，對交互系統進行建立，從而使檔案管理后續工作能夠順利開展。

3.3 開展檔案與檔案信息的雙向數字化建設

檔案管理工作中，需要開展檔案與檔案信息的雙向數字化建設，嚴格管理檔案信息數據，優化檔案信息管理模式。根據存在的具體問題來進行制定措施，更新檔案信息資源，做好檔案資源備份，避免檔案出現丟失。在檔案信息資源管理中，應用先進數據處理和數據分析技術，轉換文件格式，由此實現數字化管理的效果。為促使用戶能夠在最短時間內獲取需要的檔案信息資源，需要不斷優化搜索工具，同時為保障用戶搜索的資源滿足自身需求，就需要做好用戶的隨機調查工作，有效發揮數據管理體系的作用。目前通過不斷總結經驗，開展雙向數字化建設，可對相對完善的管理體系進行建立，使檔案管理工作更為全面有效，符合檔案信息資源管理的需求。

4 小結

相較于西方發達國家，我國的大數據技術起步較晚，目前檔案信息資源管理過程中應用的管理技術仍較為落實，管理人員大多不具備充足的大數據認知，管理思想較為落后，因此需做好檔案管理人員的培訓工作，依靠大數據技術使檔案信息管理模式得到創新，使檔案信息資源的服務水平提高。

[參考文獻]

[1]鄭海紅.醫療保險檔案管理與服務能力的提升分析[J].才智，2019，25（08）：225.

[2]馬小平.提升人事檔案管理公共服務能力研究[J].山西檔案，2017，36（02）：62-64.

[3]時靜.淺析提升醫療保險檔案管理水平和服務能力的具體策略[J].管理觀察，2015，11（34）：186-187.

[4]董宇，安小米，白文琳，等.檔案資源整合視角下的數字檔案資源公共服務能力評價指標構建[J].檔案學研究，2015，25（04）：58-63.

[5]黃夢華.如何提升高職院校檔案管理工作的服務能力和水平[J].漯河職業技術學院學報，2013，12（03）：186-188.

（作者單位：自然資源部陜西基礎地理信息中心，陜西 西安 710054）