企業辦公室文書檔案管理工作的創新策略探討

劉素娟 楊曉莉

摘要：文書檔案管理在企事業單位發展中起著重要作用，近年來，我國科學技術不斷發展，在這種社會背景下，文書檔案管理呈現出新的特點，也面臨著新的挑戰，若要提升文書檔案管理的效率，就必須及時創新文書檔案管理策略。在日常的經營活動以及相關單位行政辦公中，文書檔案管理是每一位辦公人員十分重要的職能之一，也是協助領導對一些工作進行處理與決策的重要工具。企業對于文書檔案的需要具有極強的依賴性，辦公室作為文書檔案管理的重要部門，需要從多渠道探索文書檔案管理工作有序開展的策略，不斷推進信息化技術與文書檔案管理工作的融合，讓文書檔案的管理更加科學、規范。基于此，本文就信息社會視角下企業辦公室文書檔案管理工作的創新進行研究分析，希望可以為企業辦公室文書檔案管理工作的高效開展提供借鑒。

關鍵詞：企業辦公室;文書檔案管理;創新策略

我們知道企業的檔案管理一直以來就是企業的日常工作內容之一，對公司的檔案管理包括員工資料、企業文書等等，一個好的檔案管理可以做到隨時方便企業員工和用戶查詢相關資料，做到隨時提取隨時查閱[1]。當前對檔案的管理方式主要是紙質檔案封存和電子檔案存儲兩種，但目前大多數企業仍比較依賴紙質檔案。隨著科技進步，為企業辦公室檔案管理提供了新的可能和方式方法，與之相對應的是人們也對檔案管理有了其他的要求[2]。這就使得企業的檔案管理必須適應發展，提高檔案的存儲安全性、科學性。

一、企業辦公室文書檔案管理存在的問題

（一）檔案文書管理人員自身不夠重視對檔案文書的管理

由于檔案文書管理除了日常的檔案整理歸類分裝，其他時候較為清閑，簡單巡視紙質檔案有無異常，根據需求提供相應存儲檔案即可，因此，相當部分的檔案文書管理人員在日復一日的管理工作中產生枯燥無味的厭煩心理，對檔案文書的巡視和看護流于走流程，也不嚴格遵守檔案管理制度，進而導致檔案文書的丟失風險進一步提升。

（二）管理制度仍不完善

企業雖然會設置專人對企業辦公室文檔進行看管和管理，但企業對文檔的管理往往缺乏具體流程和操作措施，而且本身大多公司就把管理文檔的任務給了行政部門，但是行政部門的工作人員要做的還有其他事物，所以往往行政部門只是簡單的將資料堆疊，很多時候都來不及對文檔進行進一步的分類和儲存，而且文檔儲存本就沒有什么具體規定，所以在部分企業可以看到重要文檔隨意丟棄在桌子上、墻角處，而企業重要的文檔往往包含了企業重要的商業機密，這種不完善的文檔儲存方式造成了企業核心機密和商業信息丟失的風險，被別有居心的人利用將直接斷送企業前程[3]。

（三）文書檔案收集和儲存的方式老舊

在當前的企業中，相當多的企業仍然熱衷于使用紙質檔案，并且儲存方式也是同樣的沒有新意，往往就是收集起來進行人工分類鎖在不同的柜子里。采用人工手動收集的方式進行紙質檔案的歸納和儲存，這樣的收集和儲存方式對檔案管理人員的素質和耐性都是考驗，非常耗費檔案管理人員的時間和精力，檔案管理人員完全馬虎不得，因為一旦分類錯誤，放錯了位置，都可能導致某個重要檔案的遺失，造成企業利益受損。

二、企業辦公室文書檔案管理工作創新的策略

（一）建立新型的文書檔案管理系統

為了達到對企業文書檔案的管理落實到位，企業應建立一個針對文書檔案的管理系統，制定相應的流程，包括文書檔案的收入、儲存、查閱、銷毀等一套流程。第一，通過將檔案管理信息系統與電子公文系統、合同管理系統等辦公系統的有效連接，實現文書檔案的一鍵歸檔，這樣不僅可以提升工作效率，同時使得工作質量得到保障。第二，建立科學快速的檢索系統。基于現代企業的文書檔案已實現了高度數字化，一套科學快速的檢索系統的應用就顯得更為重要。第三，建立文書檔案借閱審批系統。傳統的檔案借閱都是紙質借閱登記的形式，現代化的企業管理中，無紙化辦公已經被很多大型企業應用。建立企業內網上文書檔案借閱審批系統勢在必行。

另外，文書檔案管理系統最重要的就是保密性，針對此方面需要相關人員做好相應保密知識培訓，必要時進行保密協議的簽訂。

（二）加強制度的建設及對文書檔案管理人員的管理和培訓

很多檔案丟失的事故都是因為管理不到位或者疏漏導致的，所以加強制度的建設及對文書檔案管理人員的培訓，進行文書檔案管理基本知識和分類存儲方法尤為重要[4]。辦公室文書檔案管理人員的共作能力、專業素質、管理經驗等方面都會給文書檔案工作帶來一定影響，因此應當注意提高文書檔案管理人員的整體水平。為此，建立完整的工作制度，規范工作流程，保證文書檔案工作的質量和效率;定期或不定期開展專業知識培訓，不斷提高檔案文書人員的工作能力，規范化、標準化地落實文書檔案管理工作，從而提升公司的文書檔案管理水平。

（三）利用新興科技，使用云科技存儲

利用電腦的云存儲補充或者替代常規的紙質文檔存儲，云存儲具有不易丟失，安全性高，存儲提取方便的特點，而且不用占據企業室內空間，一個電腦就足夠存儲所有數據和文書檔案[5]。不管經濟型還是便捷程度，使用互聯網都比紙質存儲更好。

三、總結

文書檔案管理就是一個企業的大腦，就像原始社會的人們只注意自己手腳的動手和奔跑能力，不會思考大腦的作用，而在經濟發展時，人們就會發現知識和頭腦的重要性，是經濟發展的重要推動力。企業同理，在企業發展到一定程度時，一個企業的文書檔案的重要性就越能體現出來，不管是企業發展目標還是企業的人員變動，企業的一切信息都最終會匯總到文書檔案管理部門，進行分類存儲，在必要的時候又會被拿出來進行分析研究。所以在科技水平發展迅速的今時今日，檔案管理水平也需要跟上時代的發展需求，隨著企業的擴張而不斷提高文書檔案管理水平，適應這個社會經濟發展，保證好企業“大腦”的正常運行。

參考文獻：

[1]金穎.企業辦公室文書檔案管理工作的創新策略探討[J].企業改革與管理，2018 （16）：27-38.

[2]稅夢.現代企業辦公室管理工作的優化與完善初探[J].低碳世界，2018 （06）：354-355.

[3]單軍.淺談如何提升企業辦公室文書檔案管理的效率[J].中外企業家，2017 （28）：82-89.

[4]王亞平.企業辦公室文書檔案管理工作淺析[J].企業改革與管理，2017 （14）：17.

[5]蒲明桂.信息社會視角下企業辦公室文書檔案管理工作的改革與創新[J].辦公室業務，2017 （10）：81.