大數據環境下檔案管理方式優化的路徑選擇

張曉鳳

摘要：隨著信息化技術的不斷發展，各行各業基于現代化科技做出了調整，大數據下的檔案管理方式也做出了改變，大數據時代所具備的優點使檔案管理的工作理念和工作方式得到了優化。為了探討新時代背景下檔案管理的方式，本文從多方面對檔案管理的優化途徑進行了細致的分析，重在解決檔案管理方式在大數據環境下應用出現的各種問題。

關鍵詞：大數據;檔案管理方式;路徑選擇

為了適應新科技帶來的有益成果，檔案管理工作也需要做出改變，其中由大數據環境引發的檔案管理工作變革使人們意識到檔案管理方式可以進一步得到優化，相關工作人員通過轉變檔案工作的工作理念和工作方法，以此來提高檔案管理工作的質量，同時為了檔案管理工作能夠適應于新的時代背景，檔案管理工作必須從根本上做出改變，使得該工作能夠發揮原有的價值。

一、大數據時代檔案管理工作的發展機遇

（一）提供大量的數據信息

隨著信息化科技的快速發展，新的技術環境沖擊著傳統的檔案管理工作，傳統的檔案管理工作要想在時代的洪流中站穩腳跟，首先就是要把先進的工作理念和工作方式融入到傳統的檔案管理工作當中去，以往傳統的檔案管理在數據信息的收集方面相對比較落后，導致檔案管理工作出現各種問題，大數據環境的到來使得檔案管理工作的信息變得豐富起來，通過各種渠道獲取的信息有助于檔案管理工作歸檔工作的進行，數據信息通常具有時效性強、傳播速度快等特點，這些特點足以滿足各單位對于信息的需求，大量信息的涌入也使得檔案管理工作的單位容量發生了質的飛躍，信息的快速發展也使得檔案管理的工作結構發生了變化，除了原本記錄在內的檔案信息以外，工作者可以借助龐大的信息網絡進行相關數據的收集，海量的數據從根本上解決了檔案數據資源不足的問題，同時擴充的存儲空間也能使檔案數據存儲不足的情況得到改善，當然后期的維護成本會很高[1]。

（二）數據的需求得到滿足

傳統的檔案管理知識以文字的形式把各種信息記錄在檔，從檔案管理工作的形式來看，這種工作方式存在嚴重的局限性，以文字形式記錄在檔的信息不能及時更新，導致檔案信息的內容跟不上時代的發展，同時檔案管理工作在提取和對接時也是相當麻煩，工作人員需要按照編號和內容在龐大的檔案管理庫中搜尋想要獲取的信息，這樣龐大的工作量只會增添工作人員的負擔，為了改善這種情況，大數據環境下的檔案管理應從形式上進行轉變，先進的信息平臺可把檔案信息以數據化的方式進行記錄，這樣的工作模式有助于工作人員后期查找資料。

（三）檔案管理系統被拓寬

傳統的檔案管理由于技術的限制使得數據的存儲存在上限，這樣的限制大大制約了檔案管理工作的發展，而隨著大數據時代的到來，現實社會衍生出一大批新的技術，其中云計算技術的問世徹底解決了檔案管理存儲上限的問題，以往檔案管理在信息管理方面需要投入大量的資金去維護，這就使得資源得到不到有效利用，通過云計算系統可以完善檔案管理系統存在的不足，同時也提高了檔案管理系統的智能化水準，未來根據不同客戶使用不同的模塊，快速且方便解決在實際當中遇到的難題[2]。

二、大數據環境下的檔案管理理念

（一）樹立一種專業觀

傳統的檔案管理工作由于紙質條件的限制，使得信息只能以文字的信息記錄在案，而大數據時代下的檔案管理得到了發展，可以突破紙質檔案的束縛，通過網絡和信息平臺完成對視頻和圖片資源的記錄，新環境下的檔案管理工作發展需要按照新的工作理念和方式進行，具體以信息的收集、存儲、調取三方面為基礎，利用大數據環境催生出的云計算等先進技術為手段，不斷的優化檔案數據信息在管理上的服務，全方位提高檔案信息的技術處理，使得大數據環境下的檔案管理工作的質量得到保障。

（二）樹立一種服務觀

檔案管理工作是服務人們的基建工作，人們在查詢相關信息時都會以檔案管理為媒介獲取自身想要的內容，在這個過程當中為了節約客戶的時間，工作人員應當優化整個查詢流程，使客戶在最短時間內完成所需內容的查詢，遮掩更有利于提高檔案管理在人們眼中的價值，其次，這項工作能夠深挖出客戶的潛在信息，切實滿足客戶的需求。

三、大數據環境下檔案管理的優化途徑

（一）變革檔案數據的信息收集方式

為了增強檔案管理的數據收集能力，除了建立完善的檔案化信息管理外，相關人員需要在發揮信息化系統優勢的基礎上，不斷加大對零散信息的收集和整理，建立多結構的信息庫，使得檔案信息化的建設更加完善。

（二）實現檔案數據的服務智能化

檔案管理在服務方面需要大大改進，新的背景下檔案數據的收集和存儲能力都得到了提升，檔案管理工作的生機使得對外服務手段也更為先進，過去用戶在查詢相關檔案時，只能通過人員登記、等候人員查找、最后得到信息，這樣繁瑣的步驟無疑會使用戶在查詢的過程當中存在不滿，因此，經過升級后的檔案數據在用戶查詢時應盡量減少繁瑣的步驟，基于信息化系統建設的海量數據檔案可以通過關鍵詞查詢迅速得到答案，大大解決了用戶的體驗問題。

四、結語

總的來說，檔案數據的優化升級使傳統業務上存在的問題得到了解決，同時在大數據這樣的背景下，云計算等一系列技術的問世也在不斷改變檔案管理工作的結構，使檔案管理工作能更進一步發展。

參考文獻：

[1]劉美玲.大數據環境下檔案管理方式優化的路徑選擇[J].黑龍江檔案，2016 （1）：103-103.

[2]程韜.大數據環境下檔案管理的一點啟示[J].黑龍江檔案，2018 （4）：51-51.