事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)分析

潘劍

摘要：目前，隨著我國科學技術(shù)的迅猛發(fā)展，人們在日常工作之中對于各項信息的收集已經(jīng)不再僅僅局限于紙質(zhì)化方式，信息化數(shù)據(jù)的存儲、傳輸、處理更加符合現(xiàn)代化社會的需求。這種信息化工作模式對于我國事業(yè)單位檔案管理工作帶來了一定的沖擊。針對于這一問題，筆者認為傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理給工作人員帶來了不必要的麻煩，因此有必要推動事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，以此推動我國事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展進步。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的價值

以傳統(tǒng)檔案管理工作而言，主要是以紙質(zhì)化方式進行檔案的收錄以及管理，這種檔案管理方式并不立于檔案的存儲以及管理。為此，有必要推動事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，積極朝信息化模式發(fā)展。就事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)工作而言，其基礎(chǔ)在于建設(shè)一個實用的檔案信息網(wǎng)站。此外，信息化建設(shè)目前已滲入到我們生活之中的方方面面，以我國事業(yè)單位檔案管理工作之中，僅采用紙質(zhì)化管理方式無疑是與我國社會現(xiàn)代化建設(shè)的趨勢相悖，可以說在事業(yè)單位之中推行檔案管理的信息化建設(shè)已成為當下各個部門的首要工作目標。事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)能夠有效改善紙質(zhì)檔案存儲困難、管理復雜的弊端，對檔案的收集、分類、整理存儲等工作都能夠?qū)崿F(xiàn)其智能化操作。推動事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，在一定程度之上減輕了檔案管理工作人員的工作強度，也使事業(yè)檔案的各項檔案得以良好存儲。

二、我國事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

目前，我國事業(yè)單位檔案工作的硬件設(shè)施日趨發(fā)達，那么為了確保檔案管理工作的科學化、秩序化發(fā)展，勢必需要朝著“無紙化”辦公的方向改進。我們必須對我國事業(yè)單位檔案管理工作之中所存在的問題有一個清晰的認識，譬如信息資源少、整理不方便、更新周期長等等。大多數(shù)事業(yè)單位對于檔案管理工作的重要性并無一個確切的認識。因此，檔案管理工作更新不便、周期過長的現(xiàn)象屢見不鮮，進而檔案信息使用率過低。也正是由于當前事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理方式存在上述弊端，導致事業(yè)單位檔案信息受限，對于事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展水平造成不良的影響。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略探討

（一）提升管理人員專業(yè)化素質(zhì)

人才是事業(yè)單位檔案管理的基本要素，對于檔案管理信息化的發(fā)展具有重要作用。提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)，其要點在于加強管理人員的計算機技術(shù)水平、工作技巧以及綜合素質(zhì)，培養(yǎng)出符合實際工作需求的人才。提高檔案管理人員對于檔案管理工作的重視程度。積極扭轉(zhuǎn)檔案管理工作人員的思想認知，提高其對于檔案管理工作重要性的認識。此外，需要關(guān)注對于檔案管理人員各項專業(yè)技能的考核，并建立完善的考核制度，用以培養(yǎng)一批專業(yè)化、高素質(zhì)，符合檔案管理崗位工作需求的人才。

（二）檔案管理硬件建設(shè)

為了妥善保管事業(yè)單位的檔案資料，搭建性能穩(wěn)定、防護能力較強的硬件設(shè)施是必不可少的工作。加強硬件建設(shè)并擴大資金投入力度，對于事業(yè)單位檔案管理工作具有重要價值，同時也是提升檔案資料保管有效性的保障。高水平硬件設(shè)施更能發(fā)揮電子存儲的價值，對于整體性資料的存儲以及管理具有不可忽視的積極作用。優(yōu)質(zhì)的硬件設(shè)施通常具備更加強大的性能以及充足的存儲容量，在收集、處理、存儲硬件之中更具優(yōu)勢，同時也能騰出較為充足的容量，用以對檔案信息進行備份。

（三）應用軟件的開發(fā)

對于事業(yè)單位檔案管理應用軟件的開發(fā)，其作用在于提升事業(yè)單位檔案信息化管理的水平、信息化程度以及工作效率。為了做到這一點，所開發(fā)檔案管理軟件應當與事業(yè)單位的實際需求以及硬件設(shè)施相匹配，做到協(xié)調(diào)同步，彼此配合。

（四）制定檔案管理信息化總體規(guī)劃

為了促進檔案信息化的穩(wěn)定發(fā)展，事業(yè)單位務必關(guān)注檔案信息化系統(tǒng)的拓展性以及協(xié)調(diào)性，以此制定檔案管理信息化的總體規(guī)劃。將事業(yè)單位檔案管理工作之中的實際需求納入考慮之中，積極構(gòu)造一個符合經(jīng)濟發(fā)展需求兼具靈活性的網(wǎng)絡(luò)管理模式。這種網(wǎng)絡(luò)管理模式應當具有可操縱性以及發(fā)展性，與事業(yè)單位檔案管理工作的實際發(fā)展水平相一致。

（五）檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)

所謂檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)，指的是事業(yè)單位檔案部門于互聯(lián)網(wǎng)上搭建一個信息站點，通常是建立一個具有良好信用度以及實用性的檔案信息網(wǎng)站，這是事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理信息化所不可或缺的手段。通過網(wǎng)頁為載體，向相關(guān)人員提供豐富且便捷的檔案信息服務，包括檔案信息的咨詢、檢索、歸檔、下載以及瀏覽等等，這是檔案信息化管理的重要關(guān)鍵性標志以及重要手段。

四、結(jié)語

綜上所述，推動我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的目的在于改善我國事業(yè)單位檔案管理化相對滯后的現(xiàn)狀，實現(xiàn)檔案管理自紙質(zhì)化管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變，提升檔案管理人員的工作效率，并促進事業(yè)單位檔案管理工作安全性以及全面性的提升。事業(yè)單位檔案管理信息化的實現(xiàn)，從某種意義上來說也是檔案信息資源互通化的一種表現(xiàn)，為我國信息資源共享樹立了一個較為良好的榜樣，這對于我國信息化建設(shè)無疑具有一定積極的意義。可以預見的是，事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展是當前社會發(fā)展、科學進步的必然趨勢，同時也可以成為推動社會進步，科學發(fā)展的一大動力。

參考文獻：

[1]謝秀梅.機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化[J].投資與創(chuàng)業(yè)，2019 （12）：235-236.

[2]劉敏.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對策研究[J].各界，2020 （2）：50.

[3]黃淑慈.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計，2020 （1）：1940.

[4]李冬杰.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方法淺談[J].卷宗，2019，9 （36）：100.