試論人事檔案管理在人力資源管理中的重要性

王思懿

摘要：事業單位在隨著時代發展的過程中，逐漸重視人力資源管理工作對于事業單位發展的重要作用，逐步完善了人力資源管理系統，而作為其中重要組成部分之一的人事檔案管理，人事檔案中記載的相關信息對于事業單位了解并優化人力資源配置有著重要的作用，人事檔案管理的有效開展也是整個人力資源管理工作得以有效落實以及事業單位競爭力不斷提升的重要基礎。基于此，本文圍繞著人事檔案管理對于人力資源管理工作的重要作用展開了相應的研究。

關鍵詞：人力資源管理;人事檔案管理;重要作用

1 現代人力資源管理中人事檔案管理的重要作用

1.1 有助于事業單位內部人力資源效率的最大化

對于事業單位內部的人力資源管理工作來說，檔案就是工作過程中產生的信息資料綜合體，主要記錄的內容是員工個體的成長經歷、特長等。通過人事檔案的管理及查閱，在事業單位全面了解人力資源基本信息的基礎上，為人才的選拔及錄用標準化制定提供了信息基礎，可以在用人環節中做到趨利避害，不但使得人力資源完全符合事業單位發展需求，也可以促進人力資源潛能的全面發揮，最終實現人力資源高效開發的目標，尤其是在發掘事業單位內部優秀人才上，人事檔案管理可以很好的幫助事業單位針對人力資源自身的優勢及職業技能等信息做出工作上合理分配，確保人力資源的專業技術和工作崗位匹配度的最大化，能夠在最大化的發揮人力資源效益的基礎上促進事業單位的健康持續發展。

1.2 促進人員招聘需求預測科學規范化發展

在事業單位的人力資源管理工作中，重要的工作內容之一就是人員招聘，借助人事檔案管理可以為事業單位的人員招聘做出合理科學的人員類型及數量預測工作。就目前的情況來看，事業單位在制定出人力資源規劃的基礎上，針對事業單位之前的或者是線下的人力資源綜合利用情況做出全面的分析，結合事業單位在未來一段時間內的發展戰略，可以科學的預測出事業單位的實際人力資源需求。這一目標如若缺失了，人力資源需求的預測必然會出現相應的誤差，同樣，無法為人力資源管理工作的有效開展提供相應的數據及信息資料，這對于事業單位的人力資源管理開發以及事業單位的持續發展而言都是十分不利的。

1.3 事業單位人力資源管理工作水平的提升

人事檔案作為事業單位人力資源系統的重要組成部分之一，對于人力資源管理工作水平提升來說有著十分重要的作用。在事業單位落實人力資源管理工作內容的環節中，借助人事檔案記錄的內容，就可以制定出一個符合事業單位發展現狀及員工需求的工作計劃，這就是人力資源管理效果及效率得以提升的關鍵所在。除此之外，當前社會中的信息等層面的技術的發展，使得人事檔案管理工作的復雜程度得到進一步提升，同時，這些技術的存在及發展，使得人事檔案信息得以數字化、電子化儲存，在提升信息更新效率及安全性上也發揮了關鍵作用。

2 如何有效利用人事檔案管理開展人力資源管理工作

2.1 事業單位人力資源管理系統的信息化建設

在當前受信息化技術縱深發展的影響，傳統性質的人力資源管理方式則會因為不適應新時代人力資源工作的具體需求逐漸被淘汰。信息化時代下的事業單位人力資源管理工作，其中的重要組成成分之一就是管理流程的簡化，借此在快速全面整合各類信息數據資源的基礎上，實現部門之間的信息共享。由此出發，為了更好的發揮人士檔案管理工作在人力資源管理中的重要作用，需要針對人事檔案管理的流程做出一定的優化，促使人事檔案的數據管理可以逐步向著標準化方向發展，并且在實施制度上也需要做出一定的完善，借此來保障和信息化時代下的人力資源管理工作匹配，以便在確保人事檔案各類信息數據精準性的基礎上，提升人力資源管理工作的有效性。除此之外，人力資源管理系統的信息化建設也是工作的效率提升的必然條件，可以在很短的時間里獲取到員工的相關信息。通過人力資源管理系統內相關軟件的升級，可以把事業單位內部各個部門及崗位的考核指標導入其中，同時將事業單位全部員工基本信息及照片上傳其中。只需要在每月的最后一周，管理系統就會按照之前設置好的程序將員工績效考核指標按照類別差異發放到各個職能部門中，人力資源只需要在每月最后一天將各個職能部門反饋的員工考核信息回收即可，并且這一信息化人力資源管理系統還會對事業單位內員工績效考核做出相應的分類，以便為人力資源部門開展追蹤工作提供信息基礎，確保人力資源管理客觀性及可信度得以提升。

2.2 人事檔案時效性與真實性提升

人事檔案作為人力資源重要組成成分之一，其基本特點就是真實性，人事檔案管理工作需要在原有的基礎上對于全部人員信息做出核對及清查工作，及時清除其中的虛假及無效信息，在合理拓展存檔范圍的同時實現分類儲存員工個人信息的目標，借此來建立一個事業單位人才數據庫，并安排專業人員進行數據管理及數據信息的及時更新。而對于事業單位內較為重視的人員，更加需要注重信息的及時更新與保護。除此之外，人事檔案管理工作中可以借助多媒體技術，將個人信息以音視頻的方式進行收集，可以在有效提升信息收集范圍的基礎上，提升人事檔案信息的使用水平。

與此同時，人事檔案管理工作需要以時代的發展變化及事業單位發展現狀、需求作為基礎，將個人在工作及生活中與個人經歷相關的資料以最快的速度添加到人事檔案之中，借此來不斷提升人事檔案的時效性及強化人事檔案管理工作的動態化特點，并且還需要針對人事檔案做出定期的審核鑒定工作，在補充全新資料的同時刪除無用的信息，確保人力資源部門可以及時、全面、有效的了解事業單位內人力資源的真實情況。

2.3 檔案管理人員專業素質的提升

作為人事檔案管理直接實施者的檔案管理人員，是檔案管理工作得以規范化發展的關鍵所在，為此，事業單位需要注重檔案管理人員專業素質的提升，也就意味著需要開展有效的檔案管理人員培訓工作。培訓的內容除了相關法律法規、規章制度一類的規范性文件之外，還需要包括檔案管理各個環節的專業技能培訓工作。而在培訓方式上，邀請相關人員到事業單位內進行集體培訓、骨干人員外派學習及經驗分享等都是行之有效的方式。通過強化檔案管理人員的思想道德素質及專業素質，不斷提高人事檔案管理水平。

3 結語

人力資源管理工作質量的提升，需要以人事檔案管理水平提升為基礎，通過人力資源管理系統的信息化建設、人事檔案時效性與真實性提升以及檔案管理人員專業素質的提升，在提高人事檔案管理水平上提高人力資源管理的效率及效果。

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